我优求知网电子合同归档管理篇（1）
电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平台完成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：
1.1 对电子文件信息汇集点进行合理选择
电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。
在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行***信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成***传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。
1.2 对计算机信息管理网进行充分利用
通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将.dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。
上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自***等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。
2 电子文档归档制度的健全
过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同立卷部门一般均具备立卷牵头人或分管领导，对立卷相关工作的开展进行监督管理。计算机及信息管理工作者的工作与档案信息管理工作联系甚少，因此对该部分工作较为陌生，与立卷归档工作者相比在经验方面有所欠缺，未能和档案部门进行更多的合作，并且不具备较为稳定的业务关系，在电子文档归档工作中容易出现不同的意见。基于此需要对原有纸质档案立卷人员的作用进行充分发挥，为电子文档归档团队建设及工作开展等方面提供更多支持。对电子文件进行处理时，和传统纸质档案整理及手工操作方面具有较大差别，相关电子文档归档人员应加强对先进技术、知识、理念等方面的学习，迅速适应新形势下电子文档归档及档案信息管理工作需求，在技术培训及业务学习方面的支持下对自动化知识及技能进行更好的掌握，为电子文档归档工作的开展奠定坚实基础。
数据录入者、信息管理及技术人员、业务管理部门负责人等均为电子文件的形成者及重要来源，对来源如此复杂的电子文档进行整合归档时，需要通过相应的制度对归档工作进行规范限制，确保归档人员能够严格遵照制度办事，根据立卷归档制度中对电子文档归档工作的要求开展工作，遵循信息管理程序开展工作，为信息管理工作的布置、考核及检查等工作的开展提供更多依据，提高电子文档归档水平。
3 电子文件归档
电子合同归档管理篇（2）
关键词 电子文档；管理；现状；特点；建议
随着电子文档的日益增多，文档管理工作面对着严峻的挑战。文中将对电子文档管理的现状进行分析，同时介绍电子文档管理的特点。为了解决电子文档管理中存在的不足，文中将提出具体的建议，旨在促进电子文档管理的工作效率，提高电子文档管理的工作质量。
一、电子文档管理的现状
电子文档通过计算机的运用，实现对材料的记录。电子文档的形式较多，如：电子文字、电子***纸、电子表格等，同时电子文档有着自身的优势，如：大容量、小体积、易复制等。随着信息技术的逐步发展，电子文档成为了人们工作与学习生活中重要的一部分，电子文档管理逐渐被人们所重视，电子文档管理要实现其安全性、科学性、规范性管理，才能满足人们的需求。但现阶段，电子文档管理还存在诸多的问题，电子文档管理发展比较缓慢，不能满足电子文档日益增长的需求，同时，电子文档自身存在诸多的不足，具有一定的局限性，致使电子文档管理日益严峻，电子文档管理缺乏秩序，严重影响着对电子文档的查询与保存。电子文档管理的问题要进行深入的研究与分析，才能对其进行有效地解决。
二、电子文档管理的特点
电子文档管理有着自身的特点，主要表现在以下几个方面：其一，自动化管理。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的，在计算机上通过必要的软件对其文档进行审核、签发、归档等，从而对电子文档实现电子化、自动化管理；其二，数码化保存。电子文档通过网络技术的运用，将材料转换为数码，通过必要的软件对其进行识别、录入与保存。数码化保存实现了对材料的长久性保存，它具有较大的存储空间，将实现对资源的合理利用；其三，网络化传输。电子文档实现了网络化传输，通过计算机，其传输更加便捷、更加迅速，利于对电子文档管理的科学化、系统化、及时化；其四，公开化形式。电子文档管理逐渐公开化，通过网络监控，利于对电子文档的鉴别、归类、整理与归档等，提高了文档管理的工作效率。同时保证了文档管理的工作质量；其五，***化利用。电子文档管理具有共享性、复制性、交互性等，电子文档的利用将不受时间与空间的限制，通过网络平台，便可以对其进行利用，促进了电子文档的使用率。
三、电子文档管理的建议
电子文档管理工作有着重要的作用，其管理问题日益严峻，要迅速开展电子文档管理工作，积极促进电子文档管理的规范化、秩序化、科学化、系统化与同步化等。下文将阐述几点建议，旨在提高电子文档管理的工作水平。
（一）健全电子文档管理制度。电子文档管理的规范化与秩序化，需要建立健全电子文档管理制度，电子文档管理制度的建立要根据其实际情况，结合电子文档管理的特点，从而制定严谨的管理制度。在电子文档管理过程中，依据其制度，进行规范的电子文档登记、鉴定、归档、保存等。同时电子文档管理的过程中，要采用必要的技术手段，进而提高电子文档的质量，保证其信息的可靠性、完整性与真实性等。
（二）完善电子文档归档方式。电子文档管理要完善其归档方式，可以采用逻辑归档与物理归档，其中逻辑归档是运用计算机技术，电子文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用与管理，这种方式对网络环境要求较高，要对其进行全方位的安全管理，才能保证其安全性；物理归档由档案部门进行拷贝或刻录，再进行移交管理，这种方式相对安全，利于电子文档的长久管理与保存。
（三）确定电子文档归档内容。电子文档在管理过程中要明确其归档的内容，才能保证电子文档管理的有效性。电子文档归档的内容主要涉及归档的范围、时间、数量、要求以及方法等，其中归档的范围要全面，才能提高电子文档管理的质量，其范围主要有文字、***像、声音、数据等众多文件；归档的时间是由电子文档运用的技术与环境等诸多因素共同决定的，其时间不宜过长，可以进行年度归档或季度归档；归档的数量决定着电子文档管理的安全性，最为基础的数量为两套拷贝，一套保存和一套借阅；归档的要求要根据电子文档管理的实际需求进行调整与规定；归档的方法众多，可以采用备份归档，也可以采用压缩归档。
（四）提高文档管理人员的综合素质。随着信息技术的发展，电子文档管理对技术的要求也在不断提升，要求其管理人员的综合素质要有所保证。提高电子文档管理人员的综合素质，才能实现电子文档管理的科学性，才能保证电子文档管理的质量，才能提高保证电子文档管理的效率。提高管理人员的综合素质，要求管理人员要通过学习或培训，提高自身的管理专业技能，同时还要提高自身的职业道德素质，才能运用现代化的手段进行电子文档管理，才能促进电子文档管理工作的进一步发展。
参考文献：
电子合同归档管理篇（3）
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行***信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上***，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、***办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出***办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和
电子合同归档管理篇（4）
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
网络移交的途径有两条：
（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网线。
（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上***，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理员为主更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
我院档案室从2005年底开始抓电子文件归档工作，制定了《电子文件归档工作暂行规定》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《电子文件归档目录》样式。为了使各科室主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为2006年全院档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副院长和档案科科长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于2007年全院档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的院长办公室、***办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文件归档工作，成立了两办电子文件归档工作小组，由院办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出***办、院办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
电子合同归档管理篇（5）
2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，大大扩充了档案的接收范围，尤其是对归档电子文件接收提出了明确的要求。在这种形势下，全国各地档案部门纷纷开展了归档文件及其电子文本接收的实践。苏仙区档案局为丰富馆藏、改善结构、同时便于管理，决定顺应潮流，率先在全市开展提前集中接收工作。
1.集体筹划。在2011年第一次苏仙区档案局局务会上，提出了开展归档文件及其电子文本提前集中接收的工作重点。苏仙区档案局按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》、《湖南省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规有关规定，同时参考《天津市档案馆归档电子文件接收办法（试行）》，制订了归档文件及其电子文本接收细则。细则经全体干部职工讨论通过并交由苏仙区区委办、区***府办领导审定后，以苏仙区区委办、区***府办的名义行文，下发到了全区各立档单位。
2.精心组织。接收细则下达以后，苏仙区迅即组织了全区各有关单位档案员业务培训班，严格按照接收细则的有关规定要求，开展档案移交知识培训。为了便于将2001年文书立卷改革以来形成的归档文件与国家档案局8号令颁布后形成的归档文件区分保管，苏仙区将接收工作目标定为2001年-2007年的全部归档文件及其电子文本。业务培训一结束，苏仙区马上组织人员制订归档文件及其电子文本接收工作实施方案。按照大单位配小单位、易接收单位配难接收单位的原则，苏仙区将接收细则上确定下来的接收单位，按月依次划分为12个组，有计划有组织的推进档案接收工作。2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，苏仙区及时调整接收细则，将区属企业、二级机构的档案也纳入了接收范畴。
3.稳步接收。我们的基本做法是：首先，电话告知各有关立档单位移交的时间及相关事宜。其次，档案局业务股骨干就接收工作上门开展技术指导。第三，立档单位档案员按照接收细则的规定做好移交前的各项准备工作，如撰写全宗说明、大事记、制作电子文本等。第四，立档单位档案员将与纸质档案及电子文本交至档案局，并与档案局业务股骨干一起，按照要求共同对电子文本数据及其技术环境进行检验。检验项目主要是：存储归档文件及其电子文本的载体外观是否完好清洁无损坏；核实归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全。检验不合格的，退回立档单位重新制作，并再次对其进行检验。第五，双方履行交接手续。检验合格率达100%后，移交、接收双方共同填写《归档文件及其电子文本移交、接收检验登记表》一式两份，由移交、接收方各执一份。对于接收工作中的每一个环节、每一个步骤，我们都严格要求、认真实施、稳步推进。
4.取得实效。经过苏仙区档案局干部职工的共同努力，我们完成了全区90%的归档文件及其电子文本接收任务，取得了以下效果。一是在全区形成了共识。在全区形成“所有有价值的档案必须由区综合档案馆保存”这样一种共识。提高国家综合档案馆的接收权威，是完成归档文件及其电子文本接收工作的关键。为此，苏仙区通过各种形式，广泛宣传归档文件及其电子文本接收工作的重要性，引起了区委、区***府和各立档单位领导的高度重视，得到了全区广大档案员的大力支持与配合。二是丰富了馆藏，改善了结构。这次我们共接收了归档文件8000多盒2万多件，增加了馆藏数量，改善了馆藏结构，顺应了档案信息化发展的趋势。三是提高了技能、锻炼了人才。归档文件及其电子文本接收工作涉及了档案资源建设、档案信息安全管理、归档电子文件管理、数字档案馆建设等知识，对信息技术的要求特别高。通过接收实践，所有参与这项工作的人员都提升了档案信息业务技能，锻炼了一批档案信息管理人才。
二、主要经验
1.制定细则要周全。各档案局在制订接收细则时，一定要从多方面因素加以考虑。尤其是归档电子文本接收，因无现成经验可循，只能在摸索中一步步改进。如苏仙区在制订细则时，首先没有考虑电子文本数据格式的统一问题，结果出现了字段类型各异、字段长度不一现象。有的档案员为了省事，将机读目录和电子文本脱机保存后从邮箱上发送，而档案局的管理软件系统接收不了，无法实现信息挂接。又如，对于接收电子目录的技术要求，我们最初也没有统一，结果各个单位生成的数据库结构五花八门，有DOC、DBF……等等，根本就无法转换到苏仙区的档案管理系统内。结果很多单位都只能重做，导致移交、接收双方都浪费了很多时间和精力。后来，苏仙区统一制作电子接收模板，下发全区各立档单位，并对档案员开展技术培训，接收速度马上大幅提升。
2.接收程序要到位。接收一个单位的档案，从制订细则、宣传发动、业务培训、移交前的准备到档案检验、完成接收的整个过程，往往要经过很多道程序。这些程序每一步都要执行到位不能省略，否则就会出现差错。如，电子文本的安全性（病毒）检验问题。最初，我们认为，如果移交单位事前已经开展了病毒检测没有问题的，可以省略安全检测这一步。结果，最后操作时，还是发现有少数中毒现象。其原因就是各单位的杀毒软件版本（有正版、有盗版）和功能不同，会导致病毒检测的结果各异。
3.工作态度要端正。档案接收工作非常繁琐，要求无论是档案接收单位工作人员还是档案移交单位工作人员，都要有一种吃苦耐劳、认真细致的工作态度，否则，接收工作很难开展。比如，我区有一个立档单位，领导不重视、档案人员不努力，因而到现在也没有完成移交任务。而另一个单位，档案员是新上岗的，业务也不熟悉，本单位又无档案管理软件。她为了做好电子文本，一趟趟地跑档案局或其它立档单位，请教业务、借用设备，前前后后经历了几十个来回，最后成功完成了移交任务。
4.必须建立馆室一体化信息平台。归档文件及其电子文本信息化程度高，对硬件、软件运行环境要求很高。如何保证归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性在接收过程中不被破坏，是对档案部门的一种挑战。必须尽快建立馆室一体化信息平台，优化归档文件及其电子文本信息迁移的软、硬件运行环境（如管理软件、数据结构、各种元数据等），才能确保归档文件及其电子文本信息传递的准确性以及相对安全。
三、发现问题
由苏仙区开展归档文件及其电子文本接收工作的实践，我们发现，电子文档管理工作中暴露出来的一些问题，是严重的，也是带有普遍性的，值得我们深层思考。
1.归档“双轨制”并未有效实施。在实践中，我们发现，重纸质档案轻电子文本现象在全区普遍存在。在档案行***管理部门表现为：重视各立档单位对纸质档案的收集、归档，忽视对电子文件归档的指导；关注电子文件归档但并没有进行必要的监督检查，对其数据格式和运行环境也没有作出统一的规定；即使有极少数接收进馆的电子档案，也都未制定电子文件迁移规划，仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上，未采取任何措施以保证电子文件的可读性。在立档单位，重纸质档案轻电子文本的现象则表现得更为突出。一般而言，纸质档案在大部分单位都保存得较为完好，但对于电子文本的归档则难言乐观。由于无纸化办公还没完全普及，大部分档案员都已习惯于传统纸质档案归档，认为新增电子文件归档既麻烦又浪费时间，所以找出种种理由不归档或滞后归档，导致已归档的纸质文件并没有相对应的电子文件，从而出现收集的电子文件与纸质档案不一致、收集不齐全、归档不及时、制度执行不到位等状况。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离办公系统完整***存储，电子档案资源存在丢失隐患。在全区所有的立档单位中，真正实行了归档“双轨制”的不到5%。由于多年累积工作量大，一旦想要完成需要花费大量时间，因而直接影响了接收进度。
2.数据转换集成困难。由于电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题的存在，使得电子文件面临着划分保管期限不正确、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。大量电子文件处于无序、无规的混乱状态，导致电子文件归档面临着严重的失控风险。同时，随着***务信息化推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文本使用格局。目前各单位形成的主要电子文件格式有word、jpg、excel、xwps等，多达十几种。其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。档案馆面对系统各自***、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，给档案馆的电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。
3.档案员信息技能水平偏低。档案部门是冷部门，档案员岗位是机关最不受欢迎的岗位。因此信息技术人才不愿到位，档案工作人员岗位更换频繁，专业知识更新缓慢，难以深入掌握电子文本管理技能，不能很好适应档案信息化发展趋势。
四、应对策略
1.强化归档“双轨制”监管。目前，各立档单位形成的电子文件存储载体有多种，如光盘、U盘、移动硬盘等。尽管它们能满足存储量大、利用方便的档案管理要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变。谁也无法确定，10年、20年甚至更久一些时间以后，这些电子文件中有多少内容可以读出来。同时，软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存，现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，只有电子档案与纸质档案长期并存保管的“双轨制”，才是我国归档文件管理最安全的方法，必须加大对“双轨制”归档工作的监管力度。
2.规范电子文件归档管理。首先，要改善电子文件归档弊端。纸质文件归档的同时，必须同时归档相应完整的电子文件，改变电子文件归档拖期滞后的问题。电子文件归档前，要按要求填写“电子文件著录单”，归档验收合格后由电子档案接收人在归档单上签字盖章，作为归档凭证。第二，要规范电子文件的元数据体系。档案局（馆）要统一印发电子文件数据库结构与交换格式，对数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，做好各个单位各种格式的电子文件形成、交换、办理和归档的标准衔接工作，整合电子文本资源。第三，针对电子文件形成和电子文件归档系统存在异构性的现实问题，要从标准入手，借助新技术手段，以目前比较先进的计算机语言作为电子公文信息的描述工具，来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要是围绕归档和移交数据的处理方式及描述方式的标准化展开研究，制定出一套较为详细科学的数据描述技术标准。第四，要建立统一的信息平台。通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。第五，要改变电子文件归档滞后和电子文件“无效归档”的混乱局面。电子文件管理需要强调全程管理和前端控制，因此，有条件的单位可以试行电子档案每年移交。同时，做好电子档案管理工作需要建立新的管理平台，为此，应适时在档案馆建立电子文本管理中心。功能设计上虽然相对***、完整，但实质上是“数字档案馆”系统框架的一部分，最终将与数字档案馆实现无缝连接。档案馆电子文本管理中心，应配备必要的设施设备，建立满足长期保管电子文本需要的电子文件接收、存储、数字化描述（整理）、提供各方面查询需要的电子档案管理系统，集中管理电子文本，有效解决分散管理状态下电子文件信息容易发生丢失、不能被直接读取、难以长期保存、“信息孤岛”和重复投入等问题。电子文本中心的工作内容主要是两个：一是实时做好机关日常工作中生成的定稿电子文件归档管理，实行集中采集、实时归档、统一管理。二是提供其他档案管理软件的数据导入接口，做好纸质档案扫描形成的电子档案规范移交，实现电子档案接收进馆及馆、室一体化建设。三是确保归档文件及其电子文本（档案）完整、真实、可靠、安全。
电子合同归档管理篇（6）
一、电子文件实时归档的必要性和可行性
1．实现电子文件实时归档是适应新形势发展、创新档案服务工作的需要
我国以电子***务为龙头的国家信息化建设正在加快进行，在办公自动化过程中，形成了大量电子文件，而电子文件管理流程与传统载体档案管理有着很大的不同，其中重要的一点就是归档、移交工作提前。为了做好这项工作，需要我们创新档案管理制度，改变以年为单位进行归档移交的传统管理方法，针对电子文件、档案特点进行管理，将电子文件随时归档移交到档案部门。这样，除减了日后的再度数字化，减少了浪费，节约了成本，更重要的是探索电子文件网络实时归档的途径和机制，使***府信息资源得到有效整合，实现共享，以适应新时期、新形势发展的需要。
2．实现电子文件实时归档是确保电子文件安全并使其发挥作用的重要条件
电子文件、档案是***务信息资源的重要来源，其中很大一部分是***务信息资源的核心资源。电子文件经过归档这一环节，将电子文件转化为档案，因此，电子文件归档工作是档案信息化建设中的重要方面，也是电子***务信息资源管理的重要的基础。为了使电子文件、档案更好地发挥作用，必须确保电子文件的完整、安全，只有这样，才能充分和有效地发挥电子文件、档案的社会效益和经济效益，否则，将会起反作用。电子文件归档是电子文件管理的关键环节，传统载体的文件经过手工操作完成归档工作，而在当今办公自动化、电子***务和档案管理网络化的环境下，归档工作难度加大、管理要求和技术要求增高。实现电子文件实时归档，可以有效地落实电子文件全程管理、前端控制的管理思想，从源头上把好关，使电子文件归档工作及时、有效，保证归档电子文件的完整和安全，最终使电子文件、档案发挥其应有的效用。
3．电子***务网络平台为电子文件实时归档提供了技术和系统支撑
近年来，国家信息网络实现了跨越式发展，成为电子***务的重要的基础设施。到目前为止，国家已建、在建和拟建的电子***务应用系统包括办公、宏观经济、财***、税务、金融、海关、公共安全、社会保障、农业、质量监督、检验检***、防汛指挥、国土资源、人事人才、新闻出版、环境保护、城市管理、国有资产监管、企业信用监管、药品监管等，为***、人大、***府、***协、法院、检察院提供了电子***务技术支持。《国家电子***务总体框架》提出了构建国家电子***务总体框架的要求和目标，“到2010年，覆盖全国统一的电子***务网络基本形成”，“50%以上的行***许可项目能够实现***处理”。据了解，2004年北京市***府部分委办局95%以上的报给市***府的电子公文通过网上传输和接收，各委办局之间有70%的电子公文在网上传输和接收。北京市已将建设市区两级的信息共享、信息交换平台作为今年和明年的一项重要任务。2006年上半年市***府各部门全部实现网上传输电子公文，下半年市委系统也将实现网上传输电子公文。电子***务系统为电子文件实时归档提供了网络平台和技术支撑。
4．国外先进国家成熟的经验做法为此提供了良好的借鉴
对于电子文件的研究和管理，国外先进国家起步较早，而且取得了成功的经验。美国将电子文件管理列入首批24个电子***务行动计划，并在6年的基础研究之后，耗资3.08亿美元研发国家电子文件档案馆项目。英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子特使”（e-Envoy）的职责范围，制定并了《电子***务环境下电子文件管理的***策框架》；英国国家档案馆多年来开展***府机关电子文件的***捕获和***服务，旨在实现电子文件从形成机构生成到通过网络接收进入档案馆的全程、无缝管理。新加坡***府要求把电子文件管理作为电子***务建设的有机组成部分，***府机构形成的电子文件通过系统直接移交到国家档案馆。澳大利亚将电子文件管理作为***府绩效检查与审计的内容与依据，并从最初的分散管理模式逐步转向集中管理模式，国家档案馆已经开始接收和管理联邦***府机关的电子文件。上述这些国家都十分重视***府各部门电子文件管理系统的互操作性，将电子文件管理作为本国电子***务建设的一项重要内容，从多层面推进本国电子文件管理工作，为我国电子文件归档、接收与管理提供了良好的经验和启示。
二、电子文件归档工作的基本现状
1．电子文件形成途径和归档方式
目前，电子文件的形成主要有两种途径：一是直接形成，即在业务工作中直接形成的文本、***形、多媒体、视频、音频等电子文件；二是间接形成，即通过扫描、数字相机、摄像等数字化技术手段将传统载体文件转化成电子文件。电子文件归档有***归档、离线归档和上述两种方法相结合三种模式。信息化建设水平较高的地区和单位，在系统内部建立了计算机管理网络，使用统一配置办公自动化系统应用软件，将电子文件的归档直接纳入其办公自动化系统之中，实现了网络环境下电子文件的归档和管理。在某市近期的一项调查中，有近60%的电子文件、业务数据是在电子***务平台、办公自动化系统和各业务系统中产生；28.33%的电子文件实现***归档，35%为离线归档。
2．电子文件归档工作中的主要问题
近年来，总体讲电子文件管理逐步得到了加强。我国制定实施了《电子文件归档与管理规范》等一系列标准、制度规范，全国各省市也加强了电子文件归档管理的标准制度规范建设。但是，电子文件归档工作中还普遍存在着一些问题，主要有：一是缺乏统一规划协调，缺少电子文件发展战略，各地区、各单位各自为战；二是应该归档的电子文件没有归档，造成档案信息资源的大量缺失，给国家***务信息资源带来一定影响；三是电子文件归档工作流程不够清晰，归档工作部门和职责、归档内容以及要求不够明确，同类型电子文件归档格式不统一，电子文件归档工作基本处于无序状态；四是电子文件归档不齐全、不完整、不及时，有些重要活动中所形成的文件没有纳入归档范围之中，电子文件的产生环境、修改痕迹、运转过程等背景信息和元数据均未归档，因而难以保证电子文件的真实性、完整性和有效性，也使对相关内容的纸质文件重复进行扫描，造成人财物的巨大浪费。如在某市的近期一项调查中，只有7.65%的现行电子文件归档，28.33%的电子文件没有元数据和背景信息，而且归档时间不统一，23.33%的单位是电子文件办结后归档，38.33%是定期集中归档，6.67%是随时归档，还有25%使用的信息系统没有归档功能。
3．电子文件归档工作存在问题的主要原因
存在上述问题的原因主要是：一是电子文件归档工作宏观管理的力度不够，缺少统筹规划、电子文件归档工作的详尽规定和具体要求，缺少在办公自动化环境中的档案管理功能需求；二是对电子文件归档工作的认识和重视不够，对电子文件不知道为什么归档和如何归档；三是缺乏统一的电子文件归档管理制度、标准以及必要的管理措施，标准规范相对滞后；四是在办公自动化系统开发设计中，未设置档案管理模块或接口，使得在硬件设备和技术条件上无法实现对电子文件的及时归档；五是相关人员的素质和知识结构不适应，档案人员缺少必要的信息化知识，有的甚至不会简单的计算机操作，不清楚什么是电子文件以及电子文件如何管理，信息化人员缺少必要的电子文件、档案知识。
为了加强电子文件的归档管理，解决电子文件归档工作中的突出矛盾和问题，迫切需要我们创新电子文件归档机制，推进***务信息资源管理，使档案信息化建设与电子***务建设相适应，应做好电子文件的归档工作，实现电子文件实时归档。
三、电子文件归档工作的指导思想和基本原则
电子文件归档工作要以***理论和“三个代表”的重要思想为指导，贯彻和落实科学发展观，适应首都信息化建设和档案事业发展的要求，将电子文件实时归档工作纳入档案信息化规划和档案事业“十一五”规划以及信息化整体规划之中，以电子***务网络系统为平台，以数字档案资源建设为核心，确保现行电子文件及时归档、接收，实现电子文件安全、有效地保存，为加快档案信息化建设进程、促进首都档案事业健康、快速、可持续发展发挥重要作用，最终是推进国家***务信息资源管理，为国家改革开放和现代化建设提供信息资源服务。
1．统筹规划原则
凡事预则立。电子文件归档工作要坚持规划先行，要站在国家***务信息资源建设的战略高度，统筹规划电子文件归档工作。要制定相应的详尽计划和具体方案，明确电子文件归档工作的目标、方法、步骤、措施等，只有这样，才能使电子文件归档工作有条不紊，增强科学性、目的性和针对性，减少随意性、无序性和盲目性。例如，北京市目前正在积极探索电子文件及时归档、安全保存、有效利用及移交进馆工作，在充分调研的基础上，制定了电子文件的实时归档工作规划和方案，并纳入了《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》，以保证电子文件归档工作的顺利进行。
2．分步实施原则
在统筹规划之后，实施规划过程中，要循序渐进，先易后难，分步骤、分阶段地稳步开展电子文件实时归档工作。首先，在调研设计阶段，要重点做好调查、研究，认真分析网络建设、系统应用和电子文件管理现状，从管理、技术和法规等方面，提出切实可行的建设方案和对策，并加以规范等；其次，在试行阶段，依托电子***务和电子公文传输网络平台，选择重点单位试行，并对试运行情况及时分析总结；第三是扩大试运行阶段，在重点单位试行后，逐步扩大试行范围，进一步总结经验，纠正不足方面；第四是广泛施行阶段，即在更广泛的范围实行，最后扩展到全部实行，并不断更新系统和完善电子文件归档工作。
3．统一标准原则
标准化管理是电子文件归档工作的基础和前提，没有标准化，就不能搞好电子文件的归档工作，也难以实现归档电子文件的开发利用和资源共享。因此，根据电子文件的特点，做好调查研究，依据国家档案和信息化相关标准规范，结合电子文件归档工作实际，制定并完善电子文件归档工作中的各项标准，如电子文件归档格式标准、技术标准、管理标准以及系统相关标准等，逐步建立健全电子文件归档工作标准规范体系，为电子文件归档工作提供良好的基础和前提。
4．保障安全原则
保障电子文件的安全是电子文件生命所在。电子文件具有易更改性、系统的依赖性等特点，具有很高的安全性要求。在电子文件归档工作中，要认真贯彻国家和各地方相关方针、***策、规定和标准，通过运用管理和技术手段等方面的措施，确保电子文件归档工作中电子文件的安全。如建立和健全并严格执行安全责任制等相应的安全规定和保密制度，采用先进成熟的、具有自主知识产权的安全技术方法等等，抵御各种电子文件安全风险，不断全面提高电子文件的安全保障能力。
5．试点示范原则
在电子文件归档工作中，选择基础条件好、信息化程度高、有工作积极性的地区和单位率先推行电子文件实时归档工作，认真总结试点地区和单位的经验，深入分析其中的问题，以点带面，使先进成熟地区和单位起到龙头和示范作用。要积极探索、大胆创新，努力开展对电子文件归档工作进行现实性、前瞻性、战略性研究，提出有效解决电子文件归档中的各种问题的措施。
四、电子文件归档工作保障措施和机制
1．组织机构保障
电子文件归档工作机构是做好电子文件归档工作的组织保障。在电子文件归档工作中，组建电子文件归档工作领导小组和具体办事机构，为电子文件归档工作提供组织保障。领导小组成员可由相关领导、信息化和档案部门及相关业务部门负责人组成，负责电子文件归档工作的统筹规划，组织协调等工作。具体办事机构可由信息化部门和档案部门及相关业务部门组成，负责电子文件归档的具体工作。明确信息部门、业务部门、文件管理部门和档案部门在电子文件归档工作中的职责。信息部门重点负责系统的维护等技术工作，文件部门和业务部门主要做好电子文件的形成、积累工作，档案部门履行管理电子文件的职权，加强对电子文件的形成、积累、归档的监控、指导和管理。电子文件实时归档工作还需要一定的经费支持，因此，要重视和加强对电子文件归档工作的领导，要确保足够的经费，保证工作的顺利进行，使电子文件归档工作与档案信息化工作的其他方面协调发展。
2．法规制度保障
做好电子文件归档工作必须有健全的电子文件归档法规制度保障。在工作中，要根据国家档案、信息化相关法规制度，研究制定电子文件归档的具体的规章制度，逐步建立健全电子文件归档工作规章制度体系。如关于归档和接收电子公文的管理规定、归档与接收的数据格式要求等。
3．技术条件保障
实现电子文件实时归档需要在网络环境下进行，因而要有一定的技术条件和基础设施支持。在办公自动化系统设计中，设置电子文件归档模块和接口，并使之符合档案管理功能需求。在现有的网络平台基础上，运用先进、成熟的技术和设备，为电子文件实时归档工作提供技术支撑。为此，要做好系统升级改造、维护、服务等基础工作。同时，档案部门要积极参与系统开发设计，及时提出档案管理功能需求。
4．人员素质保障
人才资源是第一资源。档案和信息化等相关人员的素质和能力的高低，直接影响着电子文件归档工作质量的好坏。要加大教育和培养力度，通过举办专题培训、继续教育、系列讲座、交流考察等多种方式和途径，开展以档案信息化知识与技术为主要内容的培训，使档案管理人员充分了解和掌握信息技术、网络技术和档案管理系统等方面的知识，不断提高档案管理人员的信息化素质和能力，培养更多的高层次的应用型人才；同时使信息化人员了解和掌握档案管理知识，以适应新时期电子文件归档工作的新要求。
5．联合合作机制
电子文件归档与管理是一个广泛性、社会性和全球性的问题，因此，要加强联系与合作，形成合力，共同推进电子文件归档工作。一方面要加强国际间的交流与合作，充分吸收和借鉴国外先进国家的成熟经验和做法。如美国联合了联邦***府46个部门共同研发电子文件档案馆项目的经验很值得我们学习借鉴。另一方面，加强省际间、部门间的交流与合作，档案部门加强与信息化部门、业务部门等部门的沟通和协调，密切联系与合作，充分借助科研部门的优势，联合高等院校、科研部门以及其他相关部门，通过组织研制小组、委托和招标等多种形式和途径，共同开展研究，不断解决电子文件归档工作的新情况、新问题，做好电子文件归档中的各项工作。
电子合同归档管理篇（7）
一、电子文件特点
电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：
1、信息的非人工识读性
电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。
2、信息的可变性
电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
3、信息存储的高密度性。
电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
4、信息的可操作性。
电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
二、电子文件归档现状
1、电子文件归档不到位
由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。
2、电子文件归档管理人员职责不明确
很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。
3、归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。
目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
三、电子文件在我处的应用
2000年，我处开展企业升级达标工作，购置了一批奔腾Ⅲ电脑，引进了宝业预算软件，使用ACAD2000进行道路工程设计。经过多年实践，设计人员已经熟练使用计算机辅助设计软件，CAD的应用减少了劳动强度，大大地提高了工作效率。“扔掉***板，使用CAD进行绘***和设计，”如今这已成为设计人员自豪的现实。
2006年4月，我处有关人员参加了由大连市***工程监督站举办的《大连市市***基础设施工程质量监督资料管理系统》使用培训班，并购置了《资料大师》软件。由大连市***工程监督站和北京筑业新技术有限责任公司联合开发的《资料大师―大连市市***基础设施工程质量监督资料管理系统》软件，为从事市***工程内业档案人员带来了福音，同时也带来了挑战。利用这个软件，我们可以很方便地整理出完整的工程档案。更重要的是由于软件的推出，使我们市***施工档案、监理档案、工程报监及工程验收备案变得更加规范。虽然该软件有排版不灵活、缺少上脚标、缺少施工管理方面内容等不足，相信随着软件的不断升级，这套资料大师软件一定会为我们带来更多的惊喜更多的便利。
虽然单位在计算机应用方面取得了一定进展，但在电子档案管理方面还有很多工作要做，例如，现仍是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中。随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，电子文件的归档工作就显得更迫切。另外，电子文件内容复杂、专业性强，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。因此，需要领导高度重视，各个部门通力合作，才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶。
四、电子文件归档注意事项
在电子文件归档过程中，应注意以下几个方面：
1、明确指责、完善制度，措施到位。
应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，制定本单位电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行***、经济手段，保证电子档案的质量。
2、统一电子文件归档格式。
在工程项目中，电子文件管理系统应建立一系列标准，制定统一的格式。由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻录、标识，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
3、合理配置资源，包括设备和人力资源。
电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
4、尊重并贯彻前端控制思想
对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同，传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者就要立即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
5、重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。
电子合同归档管理篇（8）
2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。
3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。
二、今后工作的对策
为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。
1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。
2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。
电子合同归档管理篇（9）
根据会计电算化相关管理规定，系统操作员均会按日、月、年进行数据备份。金融机构为确保电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行***区划为管理单位的异地数据备份，历史和当前数据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、数据库软件、电算化系统应用软件及其升级补丁往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体工作的软件工程师手中，很少按规定要求归档保存。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可以运行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系统的计算机，一旦完成升级换代，大都作报废处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境，读取就存在一定困难，更难以作为证据加以有效利用了。
重电子文件归档形式，轻归档电子文件鉴定确认
当前，对会计数码电子文件的归档通常是由产生数码电子文件的部门向档案保管部门提供会计核算系统年终数据库数据备份光盘，或是将计算机（服务器）上所有涉及核算系统的文件刻录到光盘上，双方签字后就算完成归档。只重归档的形式，而轻视归档电子文件的鉴定、收集、筛选、分类和确认，同时因各种会计电算化业务系统自动生成备份文件名，以满足数据恢复的需要，因此，电子文件归档也无法按《电子文件归档与管理规范》归档时所要求的标准规范代码进行标识和登记，所有这些，均可导致对一些毫无利用价值的数码电子文件进行归档保存，形成资源浪费。
重电子档案表面管理，轻电子档案综合利用
当前，会计数码电子档案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把诸如简单编制一些电子文件目录等工作称之为电子档案管理，加之电子档案管理规定本身缺乏相关实施细则，如《电子文件归档与管理规范》要求电子文件归档一式3套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存，但对这些电子档案如何封存管理、如何查阅使用、怎样异地管理等并无配套管理办法。由于缺乏符合要求的保管设施，存有数码电子文件的光盘等存储介质随意存放，致使一些存储介质受损而无法利用。此外，因数码电子档案的综合利用具有很强的系统依赖性，通常只能通过联机方式检索、查询和利用与当前会计电算化系统同一版本的电子档案，而对系统升级前的历史数码电子档案，即使是按要求归档，但由于缺乏相应的运行环境而无法读取，造成归档保存的数码电子档案形同虚设，无法利用，从而失去保存这些数码电子档案的价值和意义。由于历史电子档案在利用上的种种不便，实践中很少被利用。
重行***公文电子档案管理建设，轻业务系统电子档案管理建设
***府部门、行***机关及大型企业集团因履职和保密需要，行***公文文书管理基本上已实现电子化和无纸化，行***公文文书电子档案管理不仅继承纸质档案管理好的做法，而且通过开发和推广应用电子档案管理系统，使电子文件在归档、存储和档案检索利用等方面更加显示出纸质档案管理无法比拟的优势，得到良性发展。相反，会计核算等业务系统电子档案管理因受系统复杂性、各系统间电子文件兼容性、系统依赖性等因素的制约，实现会计电算化以后，在电子档案管理方面却未有明显起色。以人民银行系统为例，其主要业务系统有会计、支付清算、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计、账户管理、贷款卡、外汇、同城票据交换等，而这些系统因服务对象不同、处理信息内容不同，大都自成体系，操作系统、数据库等运行环境也大相径庭，加之受软硬件系统更新换代、应用软件升级等影响，客观上造成各业务系统电子档案在利用上的种种不便。但如从深层次和根源上找原因的话，归结于一点，就是轻业务系统电子档案管理系统建设，因缺乏有效电子档案管理系统支撑，大量历史形成的数码电子文件已经成为一种摆设，造成严重浪费。
会计数码电子档案综合管理利用的基本思路
档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，抓好会计数码电子档案的综合利用，就抓住了数码电子档案管理之实。因此，应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。与此同时，那些过了时效的电子档案，也应当妥善存档，使其发挥应有作用，避免新产生的电子档案重蹈覆辙，乃是当前会计数码电子档案管理的当务之急。
（一）构建具有非系统依赖的数码电子档案管理系统
要从根本上解决好电子档案的利用问题，使其真正发挥备以查考、作为证据或依据的作用，实现其应有价值，必须构建具有非系统依赖的、具有较强通用性的数码电子档案管理系统。该系统可自成体系，也可在当前电算化系统中增加电子档案管理模块，以彻底摆脱电子档案对特定系统的依赖。其基本思路是：不论电算化系统使用何种数据库，在输出电子文件时均应将其转换为标准数据格式或通用数据格式的电子文件，以供电子档案管理系统调用。以会计核算系统为例，因电子文件内容是数字、字母和汉字集合的数码文件，归档时即可选用通用性较强的TXT文本文件。其他数据类型电子文件归档时亦应尽可能使用《电子文件归档与管理规范》所要求的通用数据格式，以及符合国际开放标准的其他数据格式，如PDF（ISO32000国际标准）等。当需要查询利用历史电子档案时，即可读取标准数据格式电子文件，解决电子档案对特定系统的依赖问题。
（二）尽快研究建设非公文电子档案管理系统规划
针对目前公文电子档案管理系统应用水平高、非公文电子档案管理系统严重缺位的现象，行业主管部门应重视非公文电子档案管理系统研究建设，组织通用非公文电子档案管理系统的研究、开发和推广应用。该系统应充分考虑电子文件的系统环境依赖性，研究并选择通用性强、符合国际开放标准的数据格式作为存储标准，由国家档案主管部门或各行业主管部门以适当形式予以，以此统一电子档案管理数据格式和应用平台，推进通用非公文电子档案管理系统建设。该系统应具有一定通用性，不得进行有改变和影响原电子文件的信息加工，并可输出与纸质档案内容相同的加密电子文件和纸质拷贝件，以便使用者作为电子档案利用的依据。
（三）循序渐进稳步推进非系统依赖电子档案管理系统建设
数码电子档案利用的系统依赖性决定了非系统依赖电子档案管理系统建设不可一撮而就。首先，各行业主管部门应将该系统建设列入重要议事日程来统筹规划，加强基础研究，设定时间表，稳步推进。业务主管部门在对系统进行升级改造及新系统研发设计时，均应把电子文件归档、利用作为基本业务需求正式提出，以便在应用软件设计、开发时通盘考虑。对现行业务系统已具备输出标准数据格式功能的，如可输出TXT文本等标准数据格式的，还应采取加密措施，通过制度加以规范。即在完成系统默认数据备份后，再按通用数据格式增加备份，收集资料，以便将来电子档案管理系统利用。电子档案管理系统的构建还可通过定期读入归档电子文件的办法，逐步实现电子档案系统与***应用系统的模拟镜像，其区别在于，只查询而不进行计算、统计等数据加工处理。通过移植历史数据信息，最终实现电子档案的实时查询和有效利用，充分体现电子档案的保存价值。
（四）重视信息安全管理，采用通用国际标准的加密方法
非系统依赖电子档案管理系统采用通用和符合国际开放标准数据格式，在方便数据读取利用的同时，也为篡改数据信息留下方便之门。因此，必须强化数据信息安全管理，以防电子文件在传输、复制、归档和利用等环节被篡改。以输出TXT文本文件为例，可选用国际通用的MD5（信息摘要算法）加密，该算法可对一段信息（如TXT文件内容）加密，产生一个32位由数字和字母组成的信息摘要作为验证码，写在TXT文本的末尾，如文件内容被篡改，系统验证时就会产生与之不同的验证码，由此进行识别。而加密后的TXT文件仍然像加密前一样，可读、可显示，有效防范文件被篡改，确保电子档案安全利用。
（五）充分发挥计算机信息管理优势，实现电子档案利用便捷化
电子档案管理的最大优势就在于可最大限度地发挥计算机在信息管理方面的优势，改变纸质档案的人工查阅模式，实现电子档案的联机实时查询和综合利用，提升查询效率。通过构建非系统依赖电子档案管理系统、做好数据移植等措施，经过一段时间的努力，完全可以实现电子档案信息的***实时查询，实现电子档案查询、利用的便捷化。只有电子档案查询效率高了，利用更加便捷了，才能彻底动摇电算化条件下纸质会计档案仍占主导地位的尴尬局面，充分体现电子档案的保存意义和保存价值。
电子合同归档管理篇（10）
电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。
1、电子档案的基本要求
1.1 完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2 原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.3 真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.4 安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
参考文献：
电子合同归档管理篇（11）
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性联系性、社会特征外还具有其他的特点：对软硬件系统的依赖性；文件类型的集成性；信息与载体之间的可分离性；时效性强，周期短；加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。
2、医院的电子档案管理中存在的问题
（1）档案管理职责不明确，管理线条多医院档案管理一般由设在行***办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。
（2）医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。
（3）电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
3、医院电子档案的管理和利用
（1）电子档案的收集
收集范围是医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。主要包括以下几种类型：文本文件、***像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（***形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档
医院的档案管理部门，要严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。
（3）电子档案的利用
电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般由三种方法：1）直接利用。2）网络传输。3）提供拷贝。
4、医院电子档案的管理
（1）医院电子档案与纸质档案管理的共存
目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件。
（2）医院电子档案的同步管理
医院电子档案管理要遵循同步管理要求，即电子档案与纸质档案的同步管理，实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。
（3）医院电子档案的提供利用
由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用是应采取适宜的保密、防范措施。
5、制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。医院应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。
6、加强医院电子档案管理和利用的具体措施
（1）电子档案的有效收集。收集范围是在医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。如：***像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（***形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档。医院的档案管理部门，应严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷归档等工作有序可循。
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