我优求知网人事档案归档篇（1）
（一）在干部人事工作中形成的履历表，简立表、各类人员登记表等材料。
（二）自传和属于自传性质的材料。
（三）考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
（四）国民教育、成人教育（大中专）、***校、***队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表材料。评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表。聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
（五）***审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见 决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。更改姓名、民主、出生日期、国籍、入***入团时间、参加***工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
（六）***、团组织建设工作中形成的有关材料：中国***入***志愿书、入***申请书、预备***员转正申请书、自传、综合性***审材料及有关的证明、考察材料；***员登记表，民主评议***员组织意见、登记表、整***工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议***员中认定为不合格***员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备***员资格的组织意见；退***材料；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、优秀团员事迹材料，退团材料；加入派的有关材料。
（七）表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖中国青年科技奖、优秀***务工作者、优秀***、团员等审批表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
（八）纪律检查、监察、法院和行***管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
（九）干部任免、调动、***队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料），干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，***队转业干部审批表、授予（晋升）***（警）衔审批表、 转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，***审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
（十）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。***代会、人代会等会议工作中形成的有关材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。办理丧事形成的有关材料。形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交
主管干部人事档案的部门归档。使干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机的向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。二、归档要求
（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可有组织注明。
（三）干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，对档案材料载体不符合的进行了表糊，使材料左边应留出2－2﹒5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用兰黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
三、监督检查
人事档案归档篇（2）
一、职业院校人事档案收集归档工作的现状
1.对人事档案管理的重要性缺乏理解与重视。一些院校领导、部门及教职工对人事档案管理工作认识存在误区，许多人普遍认为人事档案管理工作就是整理、装盒保管好就行了，没有把它作为学校的一项重要工作而纳入到议事日程，认为与学校的教学科研成果没有关联，也不能创造出经济效益，致使职业院校人事档案在日常工作中成了“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”的无足轻重的事情，认为平时只要能应付检查就可以。认识上的不足导致许多人对人事档案的收集和归档缺乏应有的理解与重视。
2.人事档案管理的相关制度欠缺。有些院校缺乏系统、健全的规章制度，对档案的收集、归档时间、归档范围、归档要求等未做出具体的规定，有的虽然制定了制度，但形同虚设，在工作中无法落实，制约了档案管理工作发展的制度化、规范化。
3.人事档案管理人员偏少，专业水平有待提高。随着招生规模的扩大，师资队伍也随之壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，工作量增大。但由于重视不够，一些院校很少设置有专职的人事档案管理人员，即使有也往往是没有接受过系统的专业培训。管理人员的偏少和专业素养的欠缺，导致人事档案收集不完整，归档不及时，档案内容不够规范化、科学化，影响了人事档案的建设和管理水平的提高。
4.人事档案电子信息化建设滞后。目前部分职业院校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，没有与时俱进地实现人事档案的电子信息化。档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，电子信息化水平较低，档案管理工作无法跟上时代和学校发展的步伐。
5.人才的流动使人档分离现象增多。随着现代社会人才流动的增加，一些单位在招聘人员时，对人事档案没有具体的要求，导致弃档现象增多，加上一些不规范、不合理的流动，人才流动与档案转递不同步，造成人档分离，甚至出现死档。这些问题的出现，势必影响到人事档案的延续性。
二、加强职业院校人事档案收集归档的对策
1.强化教职工的档案意识。更新思想观念，强化教职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前教职工人事档案意识淡漠的现状，必须更新思想观念，进一步加大档案宣传力度，提高大家的档案意识，使院校人事档案的收集和归档工作能及时有效地开展。
2.完善人事档案管理制度。人事档案的收集归档工作琐碎而繁杂，需要有一定的制度来制约，只有不断完善人事档案管理制度，加强人事档案材料收集、归档和转进转出档案的管理，才能保证人事档案的收集和归档做到及时、完整、科学准确。
3.打造高素质的人事档案管理人才队伍。现代化的档案管理工作不仅要精通专业知识，还要熟悉相关的计算机和管理知识。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键。因此，一方面学校应加强人事档案管理人才队伍的专业培训，吸纳各方人才，以提高学校人事档案的管理水平。另一方面在职的人事档案管理人员也应增强责任心，认真审核收集档案材料，及时追补缺漏材料，不断补充新的资料，杜绝伪造的人事档案材料入档。档案人员主动与校内各部门联系，保证归档材料齐全完整。同时注意科研材料的收集，确保人事档案的真实性、动态性、完整性和科学性。而且应积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，提高自己的综合素质，努力提高学校的档案管理水平。
4.推进人事档案管理信息化建设。利用计算机等先进设备来管理人事档案，可有效提高档案管理效率。因此，人事档案的收集和归档应改变过去单纯纸质档案的传统管理方式，利用电脑进行人事档案的动态管理，建立人事档案数据库系统，实现人事档案数据化、信息化。
5.规范流动人员人事档案管理。要解决人档分离这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新的长态机制，规范对人才流动模式的管理，利用计算机技术对流动人员人事档案进行管理，建立人才业绩跟踪系统，始终保持流动人员人事档案内容具有延续性。如此才有助于人才流动与档案转递的同步，避免人档分离。
总之，职业院校全员应提高人事档案认识，人事档案部门应完善管理制度，加强人事档案管理人才队伍建设，积极推进人事档案管理信息化建设，把人事档案管理工作融入日常工作，才能使职业院校人事档案管理工作与时俱进，提高职业院校人事档案的质量和利用水平，为学校的发展提供更优质服务。
人事档案归档篇（3）
近年来，随着高等教育事业的飞速发展、高校的扩招、高等院校的合并以及新建本科院校的纷纷成立，各个高校都有了不同程度的发展。高校的扩招必然使得高校教师人员也要相应的增加，高校教师人数的增加也使得高校干部人事档案工作也有了相对的发展。可是高校干部人事档案应该放在什么地方呢？人事处、组织部还是综合档案室。笔者就自己在工作中所接触和了解的情况谈谈自己的见解。
一、目前高校干部人事档案的归属现状
2008年，***和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》并于当年的9月1号开始实行。办法规定：高校档案机构包括档案馆和综合档案室，归档范围包括***群类、行***类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类共十一类。办法中对人事档案的收集并没有涉及，这就使得高校对干部人事档案的归属问题有不同的见解，学校领导对干部人事档案的管理问题也有不同的看法，就笔者所在省份高校来说有以下几种情况：干部人事档案保管在人事处、干部人事档案由档案馆集中统一管理、干部人事档案保管在高校综合档案室隶属于办公室、干部人事档案保管在组织部等等。总之，目前高校干部人事档案的归属是五花八门，并没有统一的标准。
二、干部人事档案归属现状的原因
1、历史原因。
高校干部人事档案顾名思义就是干部和人事，这个字面上的意思使得干部人事档案一般都保管在组织人事部门。从我省高校发展的情况来说，有些重点的综合性的学校一般都成立了档案馆，学校的干部人事档案一般都收集在档案馆，实行集中统一管理。但是有些地方性的应用型本科高校，属于新建本科院校，并没有档案馆，只有综合档案室。而这些综合档案室一般都隶属于办公室，并没有保存干部人事档案的职权。所以干部人事档案的去处就成了学校领导需要考虑的问题。就笔者所了解，省内的很多应用型本科院校，在升本之前组织和人事是不分家的，属于一个部门。但是随着升本的发展，组织人事部门承担的业务也相应的增加，一些职责也在明确化、细化。所以，组织和人事部门也就分开了，这样一来，保管干部人事档案的部门组织人事部门也就为了干部人事档案的管理问题需要进行协调。组织部认为：组织部负责干部的任免、升迁等工作，应该属于组织部。而人事处认为：人事处负责学校教职工的工资、职称等工作，应该属于人事处。所以，目前省内新建的应用型高校干部人事档案一般属于组织部和人事处联合管理。
2、高校发展规模原因
由于各个高校建校的历史、发展速度、发展现状不同，导致高校干部人事档案的归属有不同的部门。《高等学校档案管理办法》规定高校档案机构包括档案馆和综合档案室。就笔者所在的省份高校来说，省内成立档案馆的高校有安徽大学、合肥工业大学、中国科学技术大学等。这些高校的发展历史比较悠久，师资力量发展规模都很大，这些学校的档案都集中收集在档案馆来实行集中统一管理，干部人事档案也由档案馆收集管理。省内有些新建的地方应用型本科高校，由于建校历史短、发展规模小、保存的档案也少，这些高校只成立了综合档案室。综合档案室隶属于办公室一般只收集保存学校的文书档案。而干部人事档案由组织部或者人事处管理。如笔者所在的高校在升本之前由组织人事部门管理。升本以后，组织人事部门分开，组织部和人事处***分开，干部人事档案由人事处管理，组织部协管。还有的高校，干部人事档案由综合档案室集中统一保管，综合档案室隶属于人事处。
3、高校管理部门重视程度不同
组通字（1991）13号文件中的干部档案工作条例中明确规定：“管理一千人的档案需要配备一名专职干部；档案在二千以上的要配备二名专职干部，兼职人员要以主要精力从事干部人事档案工作”。但是在高校干部人事档案管理的过程中，这样的“配备”几乎难于实现。而档案馆或者档案室长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，高校领导和教职工对于档案工作缺乏足够的了解和认识，档案管理意识不强。这种情况必然导致学校管理部门对干部人事档案的去处有了不同的意见和看法。把干部人事档案放在置于次要的地位。
三、探讨高校干部人事档案归属的问题
1、根据学校实际情况，有条件的高校要成立档案馆，干部人事档案由档案馆集中统一管理
我们都知道，档案的最终归属是回归档案馆或者档案室，由档案馆（室）集中统一管理。集中统一管理是档案工作的基本原则，集中统一管理档案能够有效地对档案进行开发利用。21世纪是信息化技术飞速发展的时代，高等教育要发展，就必须把发展信息，发展电子***务作为今后发展的方向和目标。随着高校信息化的发展，新型的档案管理模式也会应运而生，把干部人事档案归入档案馆，实行集中统一管理是高校档案发展的必然趋势。高校档案馆信息资源丰富，把干部人事档案归入档案馆，将会最大限度地提高高校干部人事档案的现代化管理水平和对人才资源的开发利用，最大限度地发挥人才效益。高校档案馆把人事档案、学生档案等各类档案集中起来，实行统一管理，方便高校在人力、财力、物力等各个方面的综合考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免资源浪费、信息不畅通的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、物力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案管理现代化。
2、根据中组部和国家档案馆印发的《干部档案工作条例》精神，干部人事档案应该由学校组织、人事部门管理
《干部档案工作条例》规定“干部档案是组织人事等有关部门，按照***的干部***策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、***治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料”、“干部档案工作由干部主管部门领导与指导，主要是更好的为干部工作服务”。干部人事档案收集整理的内容与其他档案比有很大的区别，特别是干部人事档案的查（借）阅有其自己的特殊性。由此可见干部人事档案从体制、机构、职责到收集、整理、装订入盒上与组织、人事部门的联系更为紧密，归组织、人事部门管理更具合理性。从利用上看这种组织、人事管理模式方便学校组织、人事部门对人事档案的运用，但由于人事档案工作只是组织、人事部门工作的一部分，致使组织、人事部门对人事档案管理投入的力度不大，材料比较分散，不能够实行统一管理。这种管理方式适用于一些地方院校和规模不大的高校。
总而言之，高校干部人事档案的归属问题是目前各个高校争论不休的话题，不管是归属于档案馆还是人事处、组织部，各个高校要根据自身的特点，从实际出发，选择适合自己管理的模式。只有这样才能更好的做好干部人事档案的收集、整理工作，有效的运用好人事档案，实现人事档案信息化、网络化，为高校建设发挥巨大的作用。
参考文献：
[1]霍红梅.谈高校认识类档案的归属[J].中国档案，2010，19（6）：60-61
[2]王玉武，孙扬民.对高校干部人事档案改革的几点思考[J].2010（2）：160-191
人事档案归档篇（4）
1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。
2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。
3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。
4. 国有企事业单位：除了由******府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。
5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。
6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。
7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。
9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。
二、存在的主要问题及原因分析
1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。
2. ***策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为***、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有***策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按***策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。
3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行***部门由于上级没有***策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。
4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。
三、对死亡人员人事档案管理的建议
1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对***和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的***治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由***工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。
2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止***出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行***部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。
人事档案归档篇（5）
中***分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0324-01
文书档案作为事业单位档案工作中重要组成部分。它记载着事业单位发展的过程，客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展，如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题，而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。
一、事业单位文书档案以件归档的优势
（一）跟基本原则更契合，有利于检索
事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。
（二）以件归档更简便易行，确定性更高
传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使事业单位整理文书档案的确定性更高。
（三）便于事业单位鉴定、开放及利用档案
不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先，在文件鉴定方面，如果事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的***性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以***开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。
二、事业单位加强文书档案以件归档管理的策略
（一）提高文书档案以件归档的标准化程度
当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先，事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰，档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系，还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起，防止档案的价值被孤立划分；不仅要鉴定文书档案的实际内容，还要研究其作用，避免片面地看待档案价值。其次，档案人员在整理文书档案时，并不是每一份文件材料都需要以件归档，而应仔细分析、区别对待，掌握好文化档案以件归档的范围要求，不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现，还要避免发生有档不归的现象，确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如，事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿，并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限，之后按照规定进行销毁。例如，事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里，不需要以件归档。因此，档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度，以提高事业单位文书档案管理水平。
（二）提高事业单位档案人员的业务素质
虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作，但以件归档并不是随意整理或取消整理，而应严格按照标准化的程序进行整理，减少出错，甚至可以避免出错，以使归档文件有序。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身：其一，客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员，他们不熟悉档案业务，对以件归档整理方法的掌握不够。其二，主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响，很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此，事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质，确保以件归档工作标准化、规范化。
首先，事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一，新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作，认真对待以件归档，认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点，怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新进人员应主动参与各种业务培训活动，不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识，还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识，如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等，确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透，以便在实践工作中熟练运用。其次，在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识，自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量，他们更应紧跟档案工作的发展步伐，主动接受继续教育，不断更新自身业务知识体系，熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定，不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中，档案人员应积极主动收集文书档案、材料，并严格执行标准，在提高自身业务水平的同时避免出现错误，强化对文书档案工作的责任心。
以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便，但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战，档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势，还要重视提高自身业务素质，不断改进文书档案工作，确保事业单位文书档案管理工作标准化，从而为事业单位的发展提供优质服务。
人事档案归档篇（6）
高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。
一、高职院校人事档案收集工作的重要性
人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。
二、高职院校人事档案收集工作存在的问题
1.收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、***审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。
2.归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。
3.材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。
三、高职院校人事档案收集工作问题的对策
1.加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解***和国家关于人事档案管理的法律法规和***策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。
2.建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行***部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。
3.从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合***策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。
4.充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。
参考文献：
〔1〕李媛.高校人事档案收集的重要性、方法及要求〔J〕.黑龙江档案，2016，（6）：49-50.
〔2〕冯惠玲，张辑哲.档案学概论〔M〕（第二版）.北京：中国人民大学出版社，2013.
〔3〕何宗哲.试论高校人事档案材料的有效收集〔J〕.企业科技与发展，2018，（12）：176-177.
人事档案归档篇（7）
中***分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
人事档案是一种专门档案，是专门活动形成的档案，它是一个由若干具体档案种类构成集合的概念，具有很强的自我***性和规律性，它虽与***正式文件转化而成的文书档案有所不同，但它仍具有明显的行***管理性，因此它在档案利用方面具有较强的行***作用、业务作用、法律作用及教育作用等等。人事档案是历史全面地记载职工的个人信息，在人事管理中是正确评价选拔人才，合理流动配置人才的重要依据。档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。
一、人事档案的收集与鉴定
人事档案是记述和反映个人的自然情况、重要经历、***治情况、专业技能、工作业绩、思想、生活及工作作风等方面的综合记录。各单位应按标准配备专职的档案管理人员，对档案管理的专业知识进行定期培训强化，建立健全档案材料的收集鉴定制度，给档案管理工作给予高度重视。
1、人事档案的收集。人事档案资料应具有全面、原始、真实的特性。随着我国市场经济的建立和发展，我国人事制度进一步改革，与此相关的人事档案工作，也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象，档案在一些人眼中作用弱化了，但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。人事档案的收集渠道广泛复杂，收集时间区域较长，档案管理人员在收集、移交等环节严格把关，对个人经历、工作业绩、奖惩情况、***治表现等资料尽最大可能的收集齐全。对能突出反映个人突出的专业技能、社会贡献、道德品质的材料着重收集，主动查找信息收集，为人才的选拔任用提供事实依据。
2、人事档案的鉴定。人事档案中材料内容为记录个人信息，各类档案材料的来源部门多、历时长，在人归档前必然要经历材料的形成、传送等多种渠道，所以在归档时对形成档案材料的鉴定应作为现今档案管理工作一个非常重要的环节。人事档案的鉴定是一项***策性很强的工作，它决定档案材料的取舍，维护归档材料的真实性、统一性、准确性。档案材料要随时收集随时鉴定。包括鉴别材料内容真实与否，手续是否齐全，填写格式是否正确等。坚决剔除那些假材料、没有实际根据的材料，对内容不统一的材料以最爱说服力的材料为依据统一，保留有利于社会需要的材料，净化和优化档案材料的内容。对于死亡人员档案、无头档案的鉴定工作也不容忽视，一定要保有其存在的真实和完整性，以备查阅利用。
二、人事档案的分类归档与保管
人事档案正确的分类归档与科学的保管方式能为档案的有开发利用提供全面便捷的服务。长期实际工作的积累使人事档案保管范围明朗化，让档案材料的归档类别清晰，但由于社会高速发展以及人事制度改革的不断深化，给档案管理赋予了新的工作内容，提出了更高的工作要求。
1、人事档案的归档。。 档案具有原始性，在分类过程中确保归档范围明确、类别清晰有序、信息详实统一、记录连续不间断都是人事档案归档的必须遵循的原则。现有的人事档案分类已经不能满足人才流动引起的人事档案归属范围的变化，因此而产生的信息材料另分类别，给档案归档分类提出了一个新的课题。
2、人事档案的保管。根据相关规定严格准确的把握档案的保管期限，采用科学现代化的设施建设档案室（馆）。人事档案的保管首先要对收集到的归档材料的编号编目工作。归档文件应依据分类编序编号，归档文件编号是将归档文件在卷宗中的位置标识，编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在卷宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。归档文件应依据分类方案和文件编号顺序逐件编制归档文件目录。编写目录要按分类顺序编制，包手题目、行为单位、形成时间、文号、页数、备注等项目，让查找一目了然。整理完结的信息材料，装订、装盒形成***完整的档案存入档案室内保管。
三、人事档案的开发和利用。
人事档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、***团组织关系、学历、经历、职称、***审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想***治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。人事档案的利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
人事档案归档篇（8）
2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括******机关、具有行***管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。
一、存在的问题
（一）归档不全或归档范围扩大
1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。
2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。
（二）保管期限划分方法不统一或不准确
1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。
2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。
二、原因分析
（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。
在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。
（二）档案人员对第8号令的认识程度不够
第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。
第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。
（三）专兼职档案人员业务水平不高
全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。
三、对策建议
（一）档案行***管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查
1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行***规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行***管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。
2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行***管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行******检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。
（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关
1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行***管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。
各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行***管理部门审查。
2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规***策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、***府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。
（三）不断提高档案人员业务素质
科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为***管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行***管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。
本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。
参考文献：
人事档案归档篇（9）
二是鉴别不准确，损害了干部人事档案的真实性。有些干部人事档案，把不该归档的材料也收集进来，影响了对干部的真实评价。有的档案手续不完备，全部由干部自己填写，没有经过组织审核；有的把检举揭发材料归入档案，没有经过组织鉴定真伪，也没有审核结果；有的同名档案没有认真鉴别，造成同名干部档案混装现象。值得注意的是，个别干部在填写各类表格、材料时，出于各种目的，故意歪曲事实，人为造成了个人档案的失真。
三是制度不到位，档案材料的归档缺乏必要的约束。对每年干部的年度考核、工资、职务、职称变动等归档范围的材料没有明确的规定，加之各单位***工人事干部变动频繁，很多并不知道干部人事档案的收集、鉴定、归档、转递的程序，没有及时交到组织、人事部门存入干部个人档案，造成人事干部档案的断代，影响了人事干部档案的连续性。
鉴于以上这些情况，结合工作实际，提出以下几点做好人事干部档案工作的建议，以供领导和同志们参考：
一、高度重视，进一步提高对干部人事档案工作的认识。
干部人事档案关系每个干部的切身利益和***治前途，必须引起高度重视，各级领导和干部人事档案工作人员充分认识到这项工作的重要性，把干部人事档案工作上升到***治的高度，认真负责地抓好、落实好。各级各部门要加强领导，注重档案资料的收集并及时归档，尽量避免档案材料的流失。同时，要教育广大干部职工，本着实事求是的工作作风，认真负责地填写自己的各种材料，让他们明白自己的档案是由自己书写，自己的历史也由自己书写，要对自己负责、对历史负责，不能把个人的历史人为地复杂化，以保证干部人事档案的真实性。
二、建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率。
干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要求各级各部门的人事***工干部在规定的时间内按时保质地将人事干部档案材料按照干部管理权限上交组织、人事部门，同时做好登记，组织、人事部门要在适当的时间进行清理、催收，切实保证人事干部档案材料的归档率达到100%。
三、做好业务培训，逐步提高***工人事干部的整体水平。
人事档案归档篇（10）
?荩电子文件难以归档的原因
一是电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，因此使得归档整理变得复杂。
二是上级档案部门缺乏有效指导。
三是没有统一高效的电子档案归档整理管理系统。
四是档案人员更换频繁。
?荩电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
?荩建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度
依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
建立电子文件全过程管理制度。
将电子文档管理工作纳入单位管理工作程序，纳入单位各职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制,其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。
?荩“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码（或归档号）及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。
?荩档案人员知识结构的变革迫在眉睫
人事档案归档篇（11）
（一）档案归档流程
1、整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。
2、拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。
3、编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。
4、加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。
5、填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。
6、编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（二）档案归档制度
坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档两份（如发文、打眼文件等）。凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。
（三）归档范围
1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位（部门）的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容（参照庆职院办发[2007]1号），反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位（部门）负责人签字确认后形成单位（部门）归档范围。
2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。
3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。
4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。
5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。
6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。
二、档案的安全管理
档案归档很重要，但是如何确保使归档档案的安全，保证其绝密性，不被投机分子盗取利用，加强对档案工作的安全管理意义重大。
（一）档案的保密
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
（二）档案保存时的保护
温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因，调控、调节好库房的温湿度，是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14～18度为好。但我国夏季气温较高，可采取低温处理，确保纸质档案处于合适的温度环境中。
光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大，加上红外线、紫外线照射，以及光氧化作用，纸张变色、褪色，发粘、老化、变质。因此，应采取避光措施，避免阳光直射，应当将纸质档案在暗处保护。
根据纸质档案的性能特点，有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质，其抗虫害能力强，但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性，应密封保管，对***纸、字画档案，根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点，应折叠管饱或卷起保管，或推开平方保管。
（三）变成电子文献
纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价，且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小，且易于复制、保存。虽说有一定的缺点，但是终究是档案保护的重要措施。