我优求知网档案的数字化管理范文1
关键词：照片档案；档案管理；档案馆
照片档案属于声像档案的一个种类，它通过生动形象的视觉***像，直观地展现出一些难以借助文字或语言进行描述的场景和画面，真实地记录了第一现场的大量历史瞬间，具有独特的收集、保存和使用价值。尤其是近年来，随着数码相机的快速发展和日益普及，数码照片成为完整记录与保存国家与社会活动的便捷途径，为形成有价值的照片档案提供了一个便利的手段。然而，令人堪忧的是档案馆的照片档案收集工作并不尽如人意，存在许多方面的问题。主要问题是纸质照片档案收集进馆的数量有限，数码照片档案又较少移交档案馆保存，这在一定程度上影响了馆藏资源建设的开展。因此，如何加强照片档案的数字化管理和保护，成为一个值得关注和思考的重要问题。本文将着重分析档案馆照片档案数字化管理的情况，并提出相应的收集与管理对策，以实现照片档案管理模式在“互联网+”时代的更新与发展。
1 照片档案数字化管理的重要性
随着社会日新月异的发展，各级***府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。
首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。
其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得***片达到较好的效果。
第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片档案数字化管理现状分析
近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。
2.1 管理制度不完善
国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。
2.2 收集、整理难度大
与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。
与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。
2.3 安全隐患严重
数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。
3 加强照片档案数字化管理的对策
3.1 进一步完善数码照片收集归档制度
数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态***像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。
3.2 建立有效的照片归档审核机制
归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别***像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的***像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。
3.3 加强安全保护
各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。
电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码***像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。
4 小结
照片档案的电子化管理，最大优势在于数码照片可以借助网络媒介迅速流通，有助于照片档案这一信息资源的有效开发利用。照片档案的电子化管理彻底改变了照片的利用方式，冲破了传统管理方式的限制，符合信息化社会发展的需要，符合时代大趋势。
参考文献
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档案的数字化管理范文2
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，***府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
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（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
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一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的***像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
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【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化
自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。
一、城建档案管理数字化建设的意义
城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建档案管理数字化建设中存在的问题
城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。
城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。
数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。
三、城建档案数字化建设对策
（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。
（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。
（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。
四、结语
综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。
【参考文献】
[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.
档案的数字化管理范文6
关键词：学生档案；数字化；管理
随着当前我国的经济与社会在不断发展、进步，学生档案资料在毕业生进入社会从事各项工作中也显得越来越重要，而学生的档案资料完整性及准确性问题也日益突出。因此，高校的学生档案管理工作越来越受重视。然而，以往陈旧、传统的学生档案管理模式已经不再适应当前社会发展的需求，通过档案的数字化管理，不仅可以有效的保证学生档案的准确性及完整性，而且可以明显的提高学生档案的查阅速度，提高学生档案的使用效率，数字化管理学生档案将是社会经济发展的必然趋势与要求。
1 学生档案数字化管理现状及存在的问题
1.1 学生档案数字化管理现状
随着当前我国科学技术与信息技术的不断发展，各大高校的档案管理部门都已经开展档案数字化管理工作，从最初的学生档案目录数字化发展成为当前的档案内容数字化。
目前，学生档案的使用频率极高，因此如何更加规范、有效、全面的管理学生档案已成为当前的热点问题。档案管理的数字化工作将不仅仅局限与对学生的纸质档案进行数字化扫描，应当重视数字化管理学生档案的工作开展与利用，充分发挥学生档案的作用，满足各企事业单位等对学生档案的利用需求。
1.2 学生档案数字化管理的必要性
1.2.1传统的档案保存手段弊端较大
由于传统的学生档案管理中人为影响因素较大，当档案管理人员未严格依照档案管理的相关规范制度开展管理工作，极易导致学生的档案资料信息不齐全、不准确。而且传统的学生档案管理模式效率较低，无法满足当前社会的高速度及现代办公的要求。加上传统的纸质化学生档案管理方式，无法将学生的档案资料与信息进行网络共享，浪费了大量资源，而且降低了使用者查阅学生档案的效率。尤其是当使用地域与学生档案存储地距离较远时，为使用单位带来很多不必要的麻烦，容易在档案资料的传送过程中延误或丢失，影响了档案查阅的工作效率，为档案管理人员增添了工作量。
传统的学生档案管理模式秩序较数字化管理模式混乱，在查阅档案情况时耗时较多，效率低下；而且影响了学生档案的文件归档情况，大大降低了学生档案的及时性、完善性及准确性。通过数字化管理学生档案，可以有效地保障学生档案的规范性及完善性，提高学生档案的数字化管理水平，可以有效的提高学生档案的使用效率，充分发挥学生档案的作用。
1.2.2学生档案数字化管理有利于保证档案的完整性
学生档案本身具备原始性、凭证性及权威性的特点，其利用率也越来越高。当各企业用人单位在进行招聘工作时，可以通过查询毕业生的档案资料，鉴定其学历及其他信息是否属实，学生档案资料还可以作为证明材料，用于毕业生的资格认证或出国深造等方面。
由于传统的纸质档案管理容易出现纸张松脆的现象，不仅影响学生档案资料的完整性及查阅，而且使得学生档案的查阅及调阅受到各方面的限制，尤其是当使用地域与档案存储地域距离较远时，大大降低了档案的查阅效率。学生档案的数字化管理可以有效的解决学生档案的保存与利用问题，可以有效的保护学生档案的有效性、准确性以及完整性。
2 学生档案数字化管理方式
2.1 优化学生档案的数字化管理模式
在管理学生档案时，应当具备高度的档案数字化管理意识，严格按照管理制度将学生的档案录入生成电子文档。将学生档案从纸质版录入信息系统，升级为电子文档，各大高校及各单位都可通过局域网共享学生的电子档案。其中，电子档案主要包括：元数据及归档电子文件两部分。
2.1.1元数据
元数据主要包括：文件的创建者、生成部门、收件者、责任者、文件主体及文件格式、文件的创建日期、归档日期。一般来说，可以通过六种方式获得电子档案的元数据：手工录入、默认赋值、自动捕获、半自动化赋值、从移除系统接收、自动提取。在初步生成学生电子档案时，应当尽可能多的收集学生档案的元数据，保证电子档案的齐全与完整性。学生个人档案的元数据还包括学生的个人基本信息，即学院、专业、学号、姓名等，此类信息都应当一并计入学生的档案数据库元数据之中。在将学生的元数据储存进数据库时，一般以学生的学号为主键，以其他数据源形成一组数据。
2.1.2归档电子文件
学生档案的归档电子文件的储存形式与其办公自动化硬件存成书包的级别相关，一般主要通过一条数据形式储存或以附件形式储存。其中，以一条数据储存的形式较为方便、快速，而且节省储存空间，因为以一条数据储存的形式可以在客户端再恢复为归档电子文件格式。
2.2 调整学生档案利用数字化服务内容
由于档案管理信息化的服务需求越来越大，学生档案以往的封闭式管理极易浪费大量信息资源。档案管理部门将学生的档案通过数字化管理，构建以网络为基础的学生档案数字化利用传输平台、共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用拍拖，将学生的档案管理实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式管理，提高学生档案的利用率与查阅速度。由此可见，档案管理部门采取数字化管理档案，可以通过为社会公众提供及时、全面的档案信息服务，借以充分发挥档案管理的自身价值。
由于学生档案利用频率较多，而且使用地域较为广泛，纸质化学生档案已无法满足当前社会的档案需求情况。通过将学生档案数字化管理，可以使得学生档案以高效、快速、简便的形式发挥其巨大作用。通过数字化管理学生档案，使用者不再受使用地域限制，通过网络技术便可以快速的获得学生的相关档案及文件资料。使用者可以直接在客户端微机上查询所需的档案，还可以打印学生档案，或者直接在学生档案馆查询电子档案，既可以确保学生的档案资料不被泄露，保护学生档案资料的完整性，而且可以提高查询档案的效率，节省资源与时间，同时也降低了档案管理工作人员的工作量。
2.3 优化学生电子档案归档管理模式
通过对学生档案采取数字化管理的模式，对归档的电子文件及学生信息资料进行存储、管理、利用，可以更加有效地管理、利用学生的档案资料。通过将学生的电子文件归档，并进行保存价值评估。对于有存档价值的电子文件进行归档，对于没有存档价值的电子文件进行删改。
将具有保存与利用价值的电子文件整理归类，归档入学生的档案数据库之中，通过统一规范对有存档价值学生档案电子文件进行管理。不但可以避免电子文件的形成与归档脱节，还可以有效地提高电子文件归档的准确性及真实性。主要是因为在使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，极易由于归档人员计算机操作失误、或由于计算机病毒的破坏、人为更改等原因，造成所归档的电子文件与原档案文件有出入，降低了电子文件归档的准确性。
2.4 统一规范学生档案的数字化管理
在对学生档案进行数字化管理时，必须严格按照标准化、程序规范化、应用法制化、管理制度化进行管理。因此，在进行学术档案的数字化管理之前，必须通过建设数据库服务，制定相关统一标准与指标规范操作体系，避免档案管理毫无秩序，出现混乱，甚至档案资料数据互不兼容，影响档案资料的资源共享，降低了档案数字化管理的效用。
另外，在进行学生档案数字化管理时，首先，应当确保档案管理人员具有高度专业化技术水平。档案管理人员应当采用电子加密或数字签名技术对电子文件进行归档管理。其次，档案管理员应当对归档的电子文件进行备份处理，定期检测档案数据库存放服务器的防毒杀毒防攻击能力。最后，档案管理人员应当加强学习如何将学生电子文件档案移出进行长期保存，避免出现计算机系统损坏或其他意外事故、自然灾害时，导致学生档案的信息丢失。
3 结语
综述所述，加强高校学生档案的数字化管理工作，不仅有利于高校自身建设，而且有利于毕业生顺利开展就业工作及用人单位的档案查询工作。虽然高校学生的档案管理工作复杂而且琐碎，但是其意义重大。尤其是随着当前我国社会的高等教育发展及国家的相关毕业生就业***策的颁发，高校必须建立健全的档案数字化管理规范制度，提高档案学生档案的使用效率，充分发挥学生档案数字化管理的作用及实效性。
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