我优求知网档案系统管理范文1
关键词 ：广电系统 档案管理 研究
Abstract ：With the social demands for broadcasting system files increase， the file management work attracts people’s attention. As a basic worker， I elaborate practical work to improve the function of the social value of file management.
key words ：The radio system; file management; research
要做好电视广播的档案管理工作，主要从档案管理人员、档案管理技术以及档案发展方向入手，打破管理常规，总结管理经验，在档案管理方面投入更多的资源，例如人力、财力以及物力，尤其是对信息化管理资源的投入。
一、 广电系统档案管理工作存在问题
（一）形成的档案材料缺乏协调、统一、集中。
广电系统档案从开始至结尾没有按照归档要求进行归档，实际操作中缺少相应的控制措施及后续的档案管理、服务工作，造成了档案材料流失。档案存放没有专用声像档案室或声像档案专柜，档案混存，存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求，档案防护管理不到位。
（二）广电系统档案信息化建设进展缓慢
档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象，使广播电视的事业进展受到严重局限。部分领导对档案信息化建设的认识不到位;档案的数字化监督力度不大，在广电系统网上可提供查询利用的档案数量不多;档案管理模式不新;从事档案工作的专业技术人员不足。
（三）广电系统档案的长效管理机制还没有形成。
广电系统行***管理体制发生了巨大的变化 ，但档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整 ，各级领导对档案管理工作的重视程度不够 ，造成档案管理工作不规范 ，有的地方在档案管理方面甚至根本没有建立起规章制度。
（四）广电系统档案存储无序、混乱。
个别从业者认为只有上级发文 ，或者红头文件才是档案 ，档案意识淡薄，比如他们认为工作中形成的音像资料、新闻素材、播出作品等不是档案。他们对拍完、录完、播完后怎么处理这些声像档案并不在意 ，这就导致许多声像档案长期保存在个人或部门手中。使得单位档案归类不齐全、不完整 ，严重影响了广播电视档案的长久保护和开发利用。有些个人或部门为了应急 ，将一些具有重要保存价值的节目或作品带洗掉 ，作为空白带反复使用 ，等到以后认识那些作品的重要价值时 ，已经无可挽回了。广电系统档案与其他系统档案最大的区别就在于它的声像档案内容。这种特殊载体形式的声像档案已成为国家档案的重要组成部分。
二、 广电系统档案管理工作的措施
（一）加快广电系统档案的规范化、信息化建设
领导和档案工作者要***思想，与时俱进，更新观念，变管理型为服务型，加强各类档案的规范化管理，进一步强化依法治档、制度治档的意识，认真总结档案管理经验，结合实际调整建立档案工作业务建设标准和规范;要落实资金，增配硬件，完善软件，构建档案资源共享网络平台。不仅要配备计算机等信息化建设的硬件，还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新，以提高管理系统的稳定性和工作效率;要加快档案的数字化进程，为广播电视信息的资源共享提供必要条件;要按照专业化现代化的要求，既要加强广播电视档案队伍建设，又要培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。
（二）财力物力保障档案管理工作加大业务培训力度
加强在资金上的投入力度，完善广电系统档案管理系统的整体框架做到信息采集与报送管理规范化，让整个信息化管理系统不断在档案管理工作中发挥作用，最终为广电新闻事业的发展服务。建立档案管理数据库在广电新闻档案的多媒体信息系统的应用中，从多媒体数据库入手，加强广电系统档案管理。细化相应的落实措施，对已产生的档案从收集、归档到移交做到规范化管理防止档案流失。对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。培养专业档案管理人员，注重其***治品德素质和职业道德素质。广电系统档案管理有必要不断对档案信息管理人员的专业技能和专业水平进行培训及考核评价以利于广电新闻档案管理信息化工作的有效进行。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就简，积极创造条件，力求将声像档案妥善保管，要使用声像柜或密闭铁柜单独存放，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的使用寿命。
（三）建立广电系统档案长效管理机制
按照档案管理的要求，结合实际，因地制宜制定适合本单位的各项管理制度、操作规范和工作要求，并严格按照规定抓好落实。要立足长远，常抓不懈，档案管理工作只有坚持常抓不懈，才能不断提高管理水平。
（四）档案管理人员应树立档案管理意识
广电系统应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员，引入与之相关的专业人士，重视组建开发与编研音像档案的队伍，优化管理人才构造，提高综合素质。管理层应帮助管理人员树立档案管理意识，使管理人员明确信息化管理档案的重要性，给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力，通过对管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感。
（五）明确档案信息的发展方向，推广信息化管理
随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广，广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战，使广电机构的档案管理方式建设不断进步。档案是清晰、确定的原始记录性信息，而广电机构要信息化的不只是档案本身，还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化，经过融合后将档案信息放大。
（六）推进档案管理工作规范化、标准化
在推进档案工作规范化标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。随着信息化技术的进一步发展 ，我国广电系统档案网络数字平台 逐渐发展为互动性或功能性数字平台。现阶段已开设***咨询、查档答疑、业务答疑、个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动的栏目。加强广电系统档案与社会公众的沟通与交流 ，多层次、多方位地满足公众的档案信息需求。
广电系统档案管理人员必须抛弃过去的陈旧观念和封闭做法 ，适应时展 ，塑造档案服务新形象 ，让档案信息服务切实走入社会公众生活。提升档案管理社会价值。
参考文献
[1] 探析广电事业单位档案管理的改进措施 陈丽英 城建档案 2014-02-15 期刊
[2] 如何提高电业局档案管理工作的规范化水平 刘敏敏 科技创新导报 2012-11-11 期刊
档案系统管理范文2
摘要
abstract
前言
第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？
第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手
1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义
1．2 为将来学校上网做好准备
1．4 学生档案的设计分析
第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？
2．1 编程环境的选择
2．2 关系型数据库的实现
2．3 二者的结合（dba）
第四章 windows下的visual basic 编程环境简介
3．1 告别“hello world”的年代
3．2 面对对象的编程
3．3 实现菜单选项
3．4 实现工具栏
3．5 帮助
3．6关于系统
第五章 使用access2000 实现关系型数据库
4．1 数据库的概念
4．2 新建一个数据库
4．3 修改已建的数据库
4．4 实现数据库之间的联系
第五章 系统总体规划
5．1 系统功能
5．2 流程***
第六章 系统具体实现
6．1 用户界面的实现
6．1．1 封面
6．1．2 主界面
6．1．3 帮助系统
6．2 数据库的实现
6．2．1 学籍数据库
6．2．2 学生成绩库
6．2．3 课程库
6．3 与vb的连接
第七章 结束语
第八章 主要参考文献
附录
--------------摘要--------------
学生档案管理系统是典型的信息管理系统(mis),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。WwW.133229.CoM对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。
经过分析,我们使用 microsoft公司的 visual basic开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
关键字：控件、窗体、域。
--------------abstract--------------
the system of managing student file is a typical application of managing information system （know as mis）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. the former required consistency and integrality and security of data. the later should make the application powerful and easily used.
by looking up lots of datum, we selected visual basic presented by microsoft because of its objective tools in win32. vb offered a series of activex operating a data-base. it can give you a short-cut to build up a prototype of system application. the prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.
keywords: activex , form , field .
--------------前言--------------
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
--------------------下面就让我们开始正文的介绍
第一章
为什么要开发一个学生档案管理系统？
计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：
今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：
首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；
其次，计算机可以节省许多资源；
第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；
第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。
在中小学中用计算机管理学生档案的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师***同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；
2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；
3． 可以迅速查到所需信息。
档案系统管理范文3
关键词：档案管理 OA系统 联系
0 引言
现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。
1 档案管理系统和OA系统联系
企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。
现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对***纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。
因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。
2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法
2.1 保持二者登陆账号一致
现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的***性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。
2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档
就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的***系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。
2.3 把握好物理归档的时间
通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统***带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。
所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。
2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理
企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。
3 结束语
现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。
参考文献：
[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.
[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.
[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.
档案系统管理范文4
关键词：档案管理系统；构建研究；知识管理
一、知识管理概述
在当今这个知识经济时代，市场竞争越来越激烈，产业结构升级速度较快，知识管理在中国企业当中逐渐得到重视，越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系，面对着如此紧迫性的改革，要想提高企业的竞争力，需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手，这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它主要是将群体的智慧高度集中，同时增强员工的应变和创新能力，知识管理包括几个方面工作：建立知识库；员工间的知识交流有待增强；企业内部环境要以尊重知识为主；知识和资产同等地位管理。众所周知，在当今这个社会上，在原有的知识基础上进行再创造，已经成为这个时代创新的新标志，这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎，它的主要形式表现在原有信息管理上，领导人以及员工进行不断的优化和创新，这样不但可以继承原管理模式的优势，还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系，确立全新的知识管理思想，它引领员工不断培养自己的创新能力，全面提高员工的综合素养能力，同时，它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应，这在一定程度上实现了知识共享，同时增强了组织间的竞争力，有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性，还能在短时间内为企业树立新的诚信形象，企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展，知识管理系统的积极构建，在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。
二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容
企业的管理模式要具有一定的科学性和合理性，它可以有效地促进企业员工工作效率的提升，帮助企业不断完善档案管理系统，由此可见，实施档案知识管理对于企业来讲重中之重。关于企业知识管理有以下几个内容：1.整合档案信息资源——集成管理。档案信息资源的整合与共享是企业档案知识管理工作的基础工作，为了满足管理工作的需求，还需要对信息资源进行深度挖掘，这就需要企业内部管理人员对各类档案信息资源进行合理的整合，整合档案信息资源来实现集成管理。集成管理顾名思义，它能够有效地促进科技生产力，伴随着经济的发展和科技的进步，随之而来的各种管理理论也不断在发展，在管理原理的基础上，管理理论也是层出不穷。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源，在一定程度上扩大了企业的知识范围，同时员工受到激发释放出潜在效力，它能指导企业的管理行为实践。2.实现档案信息增值——知识服务。知识管理，作为当下管理领域一种创新型的管理方式，是社会发展的必然产物，我们在实现知识服务这个过程当中，管理机制的有效构建是我们的首要目的，这对于职工潜在潜能的深度挖掘具有重要意义，档案知识管理的主要宗旨是通过档案的知识服务，来增值我们的信息服务，使其具有实践性。企业如果要提高员工整体的综合素养，就必须通过培训以及专家讲座等教育手段帮助员工提高自己的创新意识，使员工掌握更多的管理手段，这样可以在无形当中提高企业的管理效率，在企业的知识管理体系中，知识服务作为它的核心内容，它的主要宗旨就是带领企业进行不断的知识创新和改革，这样才能提高企业在市场当中的竞争力，同时，知识服务也可以有效的实现档案信息增值。在档案管理工作顺利开展过程中，有这样的信念：管理是保障，服务是前提，在这个信息化时代，人们信息观念的增强非常普遍，但是对于获取知识的深度和全面性已经成为人们的迫切要求，不能再局限于表面的、分散的知识体系，档案管理必须符合当下客户的需求，那就需要打破传统，开展深层次、多形式的知识与信息服务。经过数据调查分析可知，在过去，档案客户通常要求快速查阅档案资料，而反观现在，客户提的最多的要求是增添咨询服务和或者提供检索，由此可见，在将来，知识管理体系会根据不同客户的不同需求进行改善和优化，提供“个性化”的知识服务，不断满足客户的知识需求，让用户感受到前所未有的最大限度服务过程。3.优化知识资源管理——IT平台化。企业的档案知识资源管理众所周知涉及到的技术多元化，为了满足这个需求，就需要为知识的开放式交流提供一个无缝的技术支撑平台，IT平台需要建立相应的技术支撑平台，而企业档案知识库和企业档案知识门户网站是其重要组成部分，例如：引用B/S结构设计，领导和工作人员可以实现实时查看平台系统，在这个科技飞速发展的信息时代，存在着各种形式的应用平台系统，4.确保知识管理持续发展——制度安全。安全是企业建设的“底线”，它关系到一个企业良好信誉度的建立和持续发展。为适应市场的变化，与发达地区的企业及专家加强沟通交流，不定期地请国内知名专家到公司进行指导、培训，力求完善已有的安全管理体系，使其更行之有效，更适应市场现状，更利于企业发展。要想保障企业的可持续发展，就需要制度化、安全化满足需求，相关的档案管理制度要不断地进行优化，通过安全的管理措施来保障知识资源的可持续利用，可以从以下三个方面入手：第一：用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。完善管理机构，整章建制，把安全职责落实到实处：围绕企业整体工作目标，将各部门制定的相关安全知识资源管理制度和措施纳入安全体系文件和岗位规定中，深化了知识资源管理内容，同时，在企业中形成良好的竞争氛围，促进了内部交流。第二：建立员工参与在学习和工作中应用知识资源的奖励措施，提高员工的积极性。第三：还需要建立访问权限的审核制度。
三、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
1.更新传统观念。在知识管理背景下，企业档案管理模式的重新建立可以有效满足社会需求，它作为企业的基础性工作，可以有效地促进公司各项任务的顺利开展。但是随着市场经济的不断推动，传统的档案管理模式以前无法满足客户的要求，在这个新环境下，需要更新企业员工的传统观念，由于企业档案观念的落后，直接会影响企业中大部分员工始终停留在对档案管理认知的初级阶段，高层管理人员更需要及时更新档案管理知识观念，这样才能保证企业在激烈的市场竞争中可以立于不败之地。不少企业档案机构进行档案信息化建设是盲目的，缺乏先进的思想理念作为指导，使企业的档案管理模式一直停留在原地，面对这样严峻的挑战，企业必须做出改变。在这个知识经济多元化的时代，伴随着信息技术的飞速发展，越来越多的创新型技术开始在企业中不断的涌现，它们的出现在一定程度上实现了企业整体水平的进步，促进企业获取最大化的经济效益。如果企业档案管理工作一直停步不前，继续实行边缘化的工作模式，则无法确立在当下这个知识经济时代的档案管理工作的中心地位。在具有创新意识的知识管理模式下，企业的档案管理对档案信息进行了严格加工，满足了当下客户的个性化需求。企业领导更应该起到带头作用，打破传统的管理理念，带领员工不断更新管理理念，重视企业档案管理，这样不仅可以改变员工过去传统的档案管理工作观念的认知，还能进一步确保传统管理模式和信息化管理模式有效融合及创新应用。2.信息化手段完善。伴随着科技时代的不断发展，信息化的产物大量涌出，知识管理就是其中之一。知识管理能够较好地体现出知识内涵与其存在的价值，因此，该模式下的档案管理工作也应引进国外先进的应用技术设备，吸取先进的知识管理观点，在企业档案管理工作中，要不断完善信息化手段，对于现代的信息技术充分利用，同时要明确工作的重心是整合信息资源，这样在激烈的市场竞争中，使其更具备优势。档案信息管理工作就目前来看，知识管理包括对企业的所有的各个单位、重要的文件以及资料的整合处理，使其具备一定的科学性和合理性，构建高校的档案管理模式。在这个信息技术突飞猛进的时代，档案管理工作必须具备一定的信息化和网络化，以适应当代社会的发展需求，科技是把双刃剑，有利处就必然有弊处，由于信息技术网络的发达，网络黑客也由此诞生，这就需要企业对档案管理工作更加重视，全面提高工作人员的专业技能，对档案信息管理资源设置一定的访问权限，需要设置一套专业的知识档案信息管理模式，这样才能增强档案信息资源的安全性，同时也体现出了档案管理的最大价值。综上所述，不管在哪一个行业，都应该顺应时代的步伐，不断的进行改革和创新，开展知识管理其主要目的是可以提高企业工作人员的整体文化水平，集合大家的创新意识，来实现知识的互通共享，企业只有以知识管理的视角开展档案管理，才能实现企业战略转型，希望本文能对大家有所帮助和启发。
参考文献：
[1]何小菁.病历档案管理模式演进与发展研究[D].南京大学,2018.
[2]胥伟岚.学术社交网络知识交流绩效研究[D].华中师范大学,2018.
[3]魏玲.云计算产业联盟云平台知识共享模式研究[D].哈尔滨理工大学,2018.
[4]王晓瑜.以强化开发利用为导向构建医院档案管理体系[J].兰台内外,2018,06:41-42.
档案系统管理范文5
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中***分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构***
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如***1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的***借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。***2是档案的借阅/归还流程***。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如***3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如***4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如***5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程***如***6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案***借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的***编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
档案系统管理范文6
1.1档案管理信息系统兼容性较差通过我们的调查发现，很多中小型档案管理信息系统的兼容性较差，不能够实现档案管理信息系统与其他系统的兼容。这就意味着档案管理信息系统在信息利用上的优势丧失，只能够进行信息的存储和处理。并且，在对档案内容进行利用时由于兼容性较差，无法导出，有时还需重新对信息内容进行处理，这使得档案管理信息系统的实际应用性较差，难以满足人们的利用需要。
1.2档案管理信息系统的针对性较差很多中小型档案管理信息系统在开发前没有做需求分析，所以系统在实际的应用过程中应用性较差，不能够满足人们存储档案，处理档案，加密档案以及利用档案的需要。同时，中小型档案管理系统没有根据本单位的实际使用情况对档案管理信息系统进行优化，造成了档案管理信息系统针对性不强的现状。
1.3档案管理信息系统不符合档案管理人员的操作习惯一个符合人们操作习惯的档案管理信息系统能够提升档案处理的效率，而一旦操作系统不符合人们的使用习惯，就会造成使用难度高、操作复杂、操作较慢、易误操作、难恢复信息等状况。很多中小型档案馆信息系统在实际的操作过程中就不符合档案管理人员的操作习惯，造成了实际操作中的这些困难。
2中小型档案管理信息系统需求分析
2.1中小型档案管理信息系统的开发目标通过我们对中小型档案馆进行调查，我们总结出中小型档案管理信息系统的构建目标应该包含以下几个方面。首先，实现档案管理的信息化。我们构建档案管理信息系统的首要目标就是要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化、人工化的档案处理方法。其次，实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息系统的利用能够方便快速地实现档案分类，档案管理和档案信息提取。最后，实现档案利用的效率化。我们进行档案管理和档案信息处理，就是为了实现档案的高效利用，所以建立中小型档案管理信息系统开发一定要考虑档案的利用，增强档案内容的可提取性，使得档案信息的可利用程度变高。
2.2中小型档案管理信息开发系统的具体需求第一，扩大档案管理信息系统捕获文件的范围。随着现代科技的不断发展，需要捕获的档案格式以及需要到处的档案格式变得多元，这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理信息系统捕获文件的范围，以提高对信息的捕获和对信息的利用程度，捕获的信息类型应该包括PDF格式的档案、Word类型的档案、电子表格类型的档案、***片类型的档案以及各种新类型的档案等。同时，还应该对来自不同系统的档案进行捕获等。第二，设置档案信息自动捕获程序来获取档案信息。档案信息自动捕获程序需要对档案的内容进行自动识别，从而按照识别的内容来对捕获的程序进行归类和处理。在档案信息自动捕获的过程中，应该通过进行档案监控、对捕获的内容进行检查等方式来控制自动捕获的档案信息的准确性。同时，应该在档案信息捕获的各个环节中设置档案内容修改项，以保障自动捕获的档案内容的准确性。第三，设置人工输入信息的方式来与自动捕获信息系统进行搭配，以在档案信息自动捕获效率低或者档案格式难以被档案管理系统识别时手动输入档案信息，避免档案信息提取效率低下的问题。一些档案信息较为久远，或者存在着这样那样的问题，使得信息自动捕获效率不高，所以在开发管理信息系统时需要设置手动输入项，以弥补档案管理信息系统的不足。第四，设置档案信息批处理功能。批处理能够对同一类信息进行同样的操作，大幅提高信息处理的效率，所以，我们在开发中小型档案管理信息系统时需要设置批处理功能，促进档案处理效率的提高。批处理过程中，要能够对同一类型的档案信息进行提取，然后对提取到的信息进行批处理，最后实现对处理后的信息在原文档的存储。第五，设置档案分类管理功能。在信息系统的开发过程中要能够对不同类型的档案进行自动分类，同时，分类应该坚持多元化，能够按照不同的要求实现分类，类与单个档案之间、类与类之间要保持有机的联系。第六，设置访问控制项，对档案信息的存储、修改、检索和应用进行控制。通过分配给不同类型的用户不同的操作权限来实现对档案信息访问的控制，以保障档案信息的安全。
3结语
转载请注明出处我优求知网 » 档案系统管理精选6篇