我优求知网档案管理基本要求篇（1）
水文档案是在水文观测活动中产生并归档的原始观测材料。水文档案反映水文气象、陆地水文、海洋水文、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水旱情预报的情况，为水利和其他国民经济建设部门提供基础资料。由于水文档案资料涉及到的领域多，应用水文资料的行业广，做好水文档案管理工作形势比较严峻，随着信息化的高速发展，网络、人为、直接和间接管理都可能会发生工作管理不到位的情况，这给做好水文档案管理工作带来了很大的难处，笔者结合自己所在单位的情况，提出以下做好水文档案工作的措施。
一、实行工作管理责任制
（一）建立法律追究责任制。单位领导干部负责人要担负起本单位档案基本工作管理全面责任制，重视和关心本单位档案管理工作，对那些疏于管理，或在管理工作方面失职，不认真履行管理工作规范的领导干部实行责任追究制。还要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》，视情节轻重，依法追究法律责任。
（二）落实行业内部责任制。在水文部门提供给各行各业的《水资源论证报告》《水文分析计算报告》《工程水文分析报告》中，要利用水文档案基础资料进行数据分析，并把成果编入报告，才能充分说明所分析研究的项目论证报告。在做某个项目报告中可能涉及一部分重要资料，如果这类报告管理工作制度跟不上，报告中部分水文资料可能会造成间接性失误，这就要求我们必须从源头上做好水文档案管理工作，落实行业内部责任制，加强规范化管理。
二、健全档案管理制度。
（一）常规制度。结合本单位水文档案管理的具体情况，制定好本单位的对外服务制度：一是水文档案资料的性质确定、变更和解除制度；二是信息及网络载体管理制度；三是信息系统和信息设备管理制度；四是水文资料信息公开提供审查制度；五是领导干部对档案管理督查、督办制度；六是档案管理人员各方面业务知识教育和管理制度；七是管理工作实行年终责任考核制度等常规性制度。
（二）日常制度。在单位内部做好日常档案管理制度，如水文资料年终整编成果归档制度，历年资料查（借）阅登记制度，档案资料复印、摘抄、录制等日常管理制度。
三、完善档案管理防护措施
（一）防护措施到位。档案管理工作的本质特征决定了工作必须以防范为主，把工作重点放在预防上，做到防范于未然，最大限度地减少档案资料遗失、损坏等事件发生，加强人防、物防、技防相结合的综合防范体系。
（二）技术措施到位。加强对整个水文系统计算机网络信息技术的管理：一是要实行分级保护，信息系统要按照规定的程度不同，采取不同强度的管理措施。二是计算机技术防护，设施、设备要按照国家标准及水文行业信息系统同步规划、同步建设、同步运行。三是要明确在计算机操作规程中禁止事项。四是明确网络运营商、提供仪器设备服务商双方的法律责任，建立规范审查，严防因网络、仪器设备问题损坏档案资料事件发生。
（三）人防措施到位。水文行业内部档案管理工作主观因素取决于人，物防、技防，不如人防，只有***治思想X悟高，工作责任心强，警惕性高的人才能防止水文档案不遗失损坏。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔离，运行设施、设备放置场所要符合水文行业标准，要保证信息的完整、可用、可控性。计算机在购买前必须是未使用过的，没有联接过互联网的，最好是国产的，这样才能做到万无一失。
（五）技防措施到位。单位计算机处理涉及水文档案信息时，设施、设备技术防护没有达到高标准要求，存在的安全隐患和漏洞的要责令停止使用。
四、开展档案管理宣传教育
（一）加大档案管理工作宣传力度。由于水文工作行业的特殊性，水文档案从开始到形成成果，是一个漫长的过程，在收集整编的过程中要经过很多道工序环节，涉及的水文资料及人员很多，扩大了我们工作知悉范围，要抓好水文档案管理工作，只有按照《水文行业技术规范》的相关规定，加大档案管理工作宣传力度，让每一位涉及到水文资料的人从思想上认识到位，这样才会取得实效。
（二）加强档案管理工作教育培训。单位应定期对工作人员特别是领导干部和人员进行新形势下的法律法规、专业技术防范知识等方面的教育培训，以增强档案管理意识和保护技能。对从事档案管理工作人员，要加强对新修订的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》等相关法律法规的培训和学习，或讲解一些实际案例作为教育学习材料，利用集中授课方式、个人自学方式等多种学习方式开展档案管理宣传教育培训。让传统档案管理工作观念向新时期档案管理工作观念转变，进一步提高针对性和实效性，从而做好水文档案管理工作。
档案管理基本要求篇（2）
随着我国经济的发展，对于档案的规模逐渐扩大，档案所记载的内容越来越丰富，对于管理的手段也要逐渐的提高，那么档案管理和人员的基本素质矛盾也越来越突出。因此，我们需要提升档案管理人员的素质，以此来推动发展。
1档案管理人员应具备的基本素质
1.1具有基本的业务知识。我国大部分档案管理人员都不是本专业的人员，对专业知识掌握不够，自身的认识以及计算机和英语能力都不够，造成现在的档案管理者不能适应社会的发展。新形势下需要复合型人才，满足社会的需求以及行业发展的需求，这就要求档案管理人员学会科学管理档案，将档案管理现代化，同时也要不断的提高自身的能力，与社会发展同步。1.2具有较高的***治素质。档案管理工作人员首先要认清学习的路线和方针，要认真学习马列主义、思想和***理论，以此来提高自己的思想觉悟，提高自我修养。档案管理人员要以科学发展观为思想，不断的与时俱进，更新自己的传统观念，将档案管理转向一个新型的管理。同时必须坚定自己的立场，保持与***一致，服务大众，关心***的工作任务，这样才能为***更好的服务。1.3具有创新能力。创新是进步的根本，是可持续发展的动力。为实现档案管理的发展，要求档案管理的工作人员要具有创新的精神。他们的创新主要表现在对传统方法以及新方法运用的结合。档案管理工作人员要改变传统的观念，树立现代化的管理理念，扩展思想，大胆创新，结合现在手段，对档案进行有效的管理。1.4具有高尚的职业素养。职业素养是档案管理人员必须具备的职业精神，对于档案管理者来说，要时刻保持高度的热情，全身心投入工作中。档案管理是一项幕后工作，是无私奉献的工作，它的工作需要你积极的学习新理、新知识，与档案管理工作相结合。如果不积极会影响工作，所以要加大宣传和培训，让工作人员指导档案管理的重要性，激发他们认真学习的态度。同时对档案管理人员要让他们树立爱岗敬业的精神，努力提高自我素质和整个团队素质。
2提升档案管理人员的素质
档案管理基本要求篇（3）
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、***表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1 加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行***管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2 建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、***纸、***片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工***为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、***像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3 加强对有关人员的培训
档案管理基本要求篇（4）
二、领会《办法》要义，指导基本建设项目档案管理实践
1突出了项目法人的重要性和管理职责项目法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程项目负有法定责任的企业或事业单位。项目法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为基本建设项目管理的重要基础。《重大建设项目档案验收办法》等国家有关规定和《中国地震局基本建设管理办法》中也明确了项目法人单位在档案管理工作中的职能责任。《办法》特别强调了项目法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与项目建设的其他单位相比，项目法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设项目中，项目法人单位更应做好项目档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入项目实施全过程管理的范畴，如应在项目总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定项目档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在项目建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。
2明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、项目法人单位、其他建设单位的职责。《办法》在重点突出项目法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。《办法》要求建设单位中负责实施、监理、财务等项目相关工作的部门，应指定专人负责项目建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，《办法》还关注了项目文件材料产生的重要主体———项目设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于基本建设项目具有较强的专业性，档案部门对项目文件材料的实体内容往往很难把握，因此，《办法》首次明确强调了监理单位对项目施工文件、竣工***、监理文件等重要文件材料的审核责任。在项目文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序规范性进行把握，同时通过文件材料的内容对项目建设质量是否达到国家有关标准进行把关。
3明确了项目文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原则《办法》根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了基本建设项目文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计基础文件，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等12类，共83种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。项目法人单位应根据各个项目的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的项目，项目法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、规范管理。地震部门的基本建设项目实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、项目管理等多方面内容，个别项目还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用《地震档案分类表》分类，会出现一个基本建设项目产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报”、“地震科学研究”、“基本建设”、“设备仪器”、“环境保护及其他”等多个基本类目以及下属子类的情况。这样的分类方法会割裂一个基本建设项目中各管理环节、各分项、各工程之间的内在联系，也不利于统一管理和未来的查找利用。根据国家关于基本建设项目档案分类的要求，《办法》明确了基本建设项目的分类编号原则。基本建设项目应实行全宗管理，项目法人单位应根据国家有关规定和项目实际情况制定项目档案的分类编号方案。大中型建设项目可首先按工程或专业分类，再按照建设单位等设属类；部门自身建设项目可直接按项目、结构或专业分类。
4加强了对档案工作各环节操作的规范统一《办法》整合了国家关于档案收集、整理、验收等环节的具体操作要求，确保了地震部门基本建设项目档案工作各个环节都有较为统一的标准。其中，根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了项目文件材料的分类和组卷方式、案卷与卷内文件排列规则、编页、编号、编目、装订等要求；根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，明确了案卷目录、卷内目录、备考表的格式要求，档案盒、档号章的规格等；根据《重大建设项目档案验收办法》，明确了验收条件、申请报告内容、组织主体和方式、验收意见内容等。对于档案整理的基本方法、各类表格的格式和用具的规格，各建设单位可直接按照《办法》要求执行。对于分类和组卷方法、文件排列要求等专业性较强、《办法》中表述较为概括的条款，项目法人单位可在《办法》基础上，根据各个项目的特点，在项目档案管理制度中进一步细化，增强可操作性。
档案管理基本要求篇（5）
一、问题提出
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、***表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国***府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅***港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草***都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力***建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1. PDCA循环法则概述
PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
（三）强化研究，逐步增强基建档案管理科学化水平
随着现代管理学的发展与现代科学技术的进步，基建档案管理应与时俱进，不断运用新理论、新技术，逐步提高管理的现代化水平。在此过程中，应加强基建档案管理专题研究，以提高管理实务的智力支撑储备水平。一是要进一步加强基建档案管理机制研究，使得基建档案管理与基建项目流程管理更加协调一致，各建设相关方更加自觉地强化档案管理；二是要继续加强基建档案管理标准体系研究，逐步提高基建档案管理的标准化水平。
参考文献：
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档案管理基本要求篇（6）
摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建 议.
关键词:高校;基建档案;管理
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成,具有保存价值的文字、***表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部 分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐 步完善管理方法具有现实意义.
一、高校基建档案建设的特点和作用
(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外,还具有它独有特点.
1.成套性。完整的基本建设项目档案形成,需要 每一个环节的文字或***纸记录,完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对***而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具 有成套性的特点.
2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建 档案具有专业性的特点.
3.实用性。基本建设完成后,建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建 档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.
4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际 操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.
(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、***纸、预算、记 录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学 校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用.
2.参考作用。基建档案对查考过去情况,掌握历 史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用.
完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发 展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.
二、高校基建档案管理中存在的主要问题
(一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手 段,还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料 不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与 发展的需求.
(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高 在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,基建档案会存在许多问题。首先,归档的文 件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材 料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字 迹模糊。另外,还有些工程项目档案内容失实,***物不 符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人 询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远 不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档 案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归 档的质量.
(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术 性强,从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一 环节的差错都直接地影响***纸的齐全、完整、准确性.
为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出 相关管理制度,但是由于管理要求及***策水平的差异, 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的 完整、准确和系统性.
三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用,笔者以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工 作纳入学校的目标管理,加大档案***力度,认真研究 和解决档案工作中的实际问题.
(二)提高档案人员素质 搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.
(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的 规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后,不论
是总承包 还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做 好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、***纸的人员到位.
(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交 一整套合格的施工***的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应 建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订 合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工 单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使 基建档案进入正常化管理.
(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管 理和利用,更好地适应现代化管理需要.
四、结语 基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把 好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不 断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务, 做出更大贡献.
档案管理基本要求篇（7）
“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(public reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央***府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是***和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用
在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子***务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵
l从新公共管理角度来看
自20世纪8o年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行***因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就***府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为***府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：
1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非***府公共文化组织
所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级***府、社会组织和个人在各类中形成的原始的信息记录。具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。
公共档案馆属于非***府组织，所谓非***府组织，即组织本身并不具有行***权力的公共组织与***府组织相比较．非***府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行***权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行***权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非***府公共文化组织。
1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务
“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：
1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作
1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”
基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括***府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的***府信息公开
2从电子***务角度来看
在一定程度上．电子***务是信息技术与***务管理的结合。目前，我国的电子***务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子***务建设的战略决策电子***务的内容非常广泛．根据国家***府所规划的项目来看．电子***务主要包括以下几个方面：1．***府间的电子***务：电子公文系统、电子法规***策系统、电子财***管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．***府对企业的电子***务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．***府对公民的电子***务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。
由于公共档案馆不属于***务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子***务的概念范畴但是公共档案馆是***务系统档案的保管基地．而电子***务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术***这一原动力推动
2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展
公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。
2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子***务建设提供支持
公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。
2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。
2．2．2公共档案馆配合电子***务建设应做的支持性工作。在***府间电子***务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从***务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为***府决策服务
在***府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济***策、法律法规方面的档案．为企业服务
在***府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为***府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。
在***府对企业、***府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。
3从知识管理角度来看
知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化
3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能
经济全球化的发展以及我国成功加入wto．对我国***府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国***府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。
目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行***管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作
从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(knowledgebase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论
知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映***府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌
3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能
在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(expert system)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。
知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：
3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。
3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。
档案管理基本要求篇（8）
中***分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
医院档案管理虽然不是医院管理中最重要的部分，但是档案管理对医院的发展意义深远。基层公立医院档案管理中的问题较多，影响到了档案资源的有效利用，因此在基层公立医院实施现代化档案管理是当前医院持续发展的必然要求。
一、基层公立医院现代化档案管理的要求
现代化档案管理是当前各单位档案管理的普遍模式，与传统档案管理相比，现代化档案管理注重以下几点：（1）要及时收集各类档案。医院在发展的过程中，档案的数量也在不断增加，在以往很多档案都是后期不断补充的，但是在信息化社会中，如果不及时收集档案信息，那么可能会产生遗漏，从而影响档案的质量，所以现代化档案管理中必须要及时收集档案信息。（2）实施标准化管理。现代化档案管理中要求对档案管理中每一个环节制定相应的标准，按照规范程序进行。（3）数字化档案存储。在计算机技术和信息技术高速发展的时代，医院档案管理势必也要进行一定的转变，从纸质档案转化到电子档案，要尽量节省存储空间，降低档案管理成本。（4）实现档案资源共享。现代化档案管理的根本目的是为了提高档案的利用率，采用计算机进行档案资料存储和传输，能实现资源共享，满足各个群体的需求。
二、基层公立医院现代化档案管理中的问题
1对档案管理的重要性未有清楚认识
由于基层医院整体的管理水平不高，因此对档案管理的重要性认识有限。一方面，基层医院的领导对档案管理工作不重视，认为档案管理不能直接为医院创造经济效益，所以没有为档案管理工作创造良好的环境。另外一方面，医院工作人员对档案管理工作的认识度不高，甚至一些档案管理人员也认为自己的工作不重要，没有工作热情，积极性不高，最终导致档案资源不能得到很好的保管和利用。
2档案管理制度不完善
因为基层公立医院对档案管理工作的不重视，因此并未制定适合本院的档案管理制度，档案管理责任制度、档案管理考核制度均缺乏，必然导致医院档案管理过程中出现较多的漏洞。比较常见的问题有：因为没有对档案的借阅、复制等制定严格的规定，很多档案使用者忘记归还档案，造成档案丢失；因为没有严格的归档措施，很多档案归档不及时，后期收集不全面，给使用者带来麻烦。
3档案管理手段落后
虽然目前在一些基层医院中已经逐渐开始利用计算机技术和信息技术管理档案信息，但是在较为偏低的地方，依然以纸质档案为主。而在利用计算机进行档案管理的过程中，设备老化、管理软件不合适等情况也造成了一定的障碍，并未从根本上提高档案管理效率。
4档案管理人员素质不高
基层医院档案管理人员素质与医院档案管理水平直接挂钩，就我国基层医院目前的情况而言，档案管理人员整体素质偏低，具有专业档案管理知识的人较少，大多数人员学历低，知识结构不合理，与现代化档案的管理要求不符。同时基层医院档案管理人员的责任意识较低，工作不细致，出现管理失误的情况较多。
三、基层公立医院现代化档案管理的措施
1提高医院现代化档案管理意识
要提高基层医院整体现代化档案管理意识，首先必须要从医院领导入手，要促使医院领导站在促进医院发展的角度看问题，对现代化档案管理的作用深入认识，加强对现代化档案管理工作的支持。其次要提高档案管理人员的意识，档案管理人员要站在自身工作角度，从大局入手，支持医院推进现代化档案管理改革，积极对以往档案管理工作中的缺陷进行总结。最后，要加强医院其他部门对档案管理工作的支持，认识到档案与自身利益的关系，积极为现代化档案管理献计献策。
2制定现代化档案管理制度
制度是保证活动规范性的重要条件，基层医院要实施现代化档案管理必须要有一套完善的管理制度作为保障。要从档案的收集、归档、使用等各个环节制定具体的制度，对各环节的目标应该明确，做到条理清楚，确保档案信息的完整性。另外针对电子档案的保管，除了对于档案信息的检索、查阅等做出详细的规定之外，还需要制定安全管理制度，做好档案备份，防止重要档案丢失。
3做好保障设施
基层医院实施现代化档案管理就是要全面推进档案管理的信息化和数字化，因此必须从硬件、软件两方面做好准备工作。在硬件方面，基层医院要加大投资，以本院实际情况为依据，配备足够的计算机、硬盘作为档案的存储设备，同时配备打印机作为档案应用设备。在软件方面，由于目前市面上的管理软件较多，基层医院必须从自身情况出发，选择与本院档案管理工作相适应的软件系统，另外，在选择软件系统的过程中还需要考虑与其他医院的联系，尽量做到各医院间档案管理软件兼容，实现档案资源共享。
4提高档案资源的开发和利用
医院发展中形成的各种档案资源是对医院发展历程的真实反映，其价值不言而喻。档案管理的目标就是为了最大限度发挥档案信息的利用价值。因此在现代化档案管理中，管理人员必须具备高度的服务意识，加强对档案资源的开发，为档案使用者提供更有价值的信息。档案管理人员对收集到的信息进行分类，对部分信息进行加工。同时，要扩大医院档案信息的服务范围，除了部分涉及医院隐私和个人隐私的档案之外，医院应该要扩大档案资源的公开性，让更多的人应用档案资源。
5重视档案管理人才的培养
基层医院档案管理水平落后很大程度上与档案管理人员的素质有关，因此在现代化档案管理中要重视提高档案管理人员的素质。一方面要重视业务素质，档案管理人员必须要有专业的管理知识，同时要有一定的医学知识，对医院相关情况有清楚了解。另外要提高档案管理人员的职业道德，培养他们的责任意识，确保在档案管理过程中认真、仔细。
结语：
综上所述，当前基层公立医院档案管理水平较低，档案管理意识不强、制度不健全、档案管理人员素质不高是造成这种现状的最主要因素。实施现代化档案管理是基层医院发展的必然趋势，基层公立医院必须要从人员、设备、制度、思想等方面入手采取有效的措施。
参考文献：
[1]沈娜，李诗，李长庭.浅谈医院档案现代化管理与创新[J].企业导报，2012（2）
[2]谷奇.浅议基层医院档案现代化管理[J].科技信息，2013（2）
档案管理基本要求篇（9）
城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。
1 数字化档案管理技术应用分析
数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。
2 城市规划档案数字化管理的分析
2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求
城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。
2.2 科学选择数字化档案管理软件系统
为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在***纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。
2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现
为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。
2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量
在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。
2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量
针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。
3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高
我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。
结束语
当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。
档案管理基本要求篇（10）
1.1 档案管理工作与社会发展的要求不同步
随着档案管理受重视程度的逐步提高以及科学技术的快速推进，档案管理的设施不断得到完善和更新。但在实际的生产生活中，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在很大的问题。这主要表现在档案管理工作与所有制形式及生产力发展现状、知识经济时代的要求和国家创新体系作用的发挥等方面不相适应。改革开放之前我国的档案工作基本属于集中式的管理，这主要是因为生产资料公有制是我国经济成分的根本，是社会主义的本质所在。在公有制条件下进行的社会生产活动，其形成的档案也大都属于公共所有。集中式的统一管理作为当时档案管理工作的基本原则，它对档案工作实践固然有其积极作用，但集中统一的另一面，则使大众对档案产生神秘化，禁锢了人们的视野。
1.2 档案室条件差和少数领导对档案管理工作重视不够
档案管理需要专门的办公场所即档案室，但眼下的事实却是多数单位无法达到档案管理所需的“八防”要求，有的单位虽写有档案室的招牌，但却弃之不用将其变成杂物室。有的单位档案室狭窄潮湿而引起档案材料发生霉变或被虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。更有少数综合档案室设施设备不齐全，设备老化现象严重。个别单位综合档案室设防意识不强，管理体制不到位，使部分档案受到损坏。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看是有些单位办公用房比较紧张，设置的综合档案室整体上也不规范。究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。还有长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是誊抄笔录和保管方面的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，致使档案工作已无法适应现在的管理需求。
1.3 档案管理工作人员的专业素养不能与档案工作要求相适应
当前我国的档案管理工作，极度缺乏能系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才，这就使得先进的技能、枝术在档案管理工作中因个别档案管理人员素质低下而不能发挥其全部功效。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业和其他行业知识，随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案工作不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案。随着档案贴近社会，贴近群众实际学习和工作的需求，人们更需要档案馆提供有关***策性、法规性、公益性、服务性等与人民群众关系密切而又能够公开的现行文件。他们要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这就给我们档案部门和档案工作者提出了更高的要求。
2 档案管理工作的创新和发展对策
2.1 档案工作体制管理等方面要不断创新、科学发展
档案管理工作不仅是一项***策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。要完善制度，建立健全档案管理网络，坚持刚性管理和柔性管理相结合，营造一种宣传档案、关心档案的良好氛围。回顾历史我们可以看到，新中国成立至今我国的档案工作已风风雨雨走过六十多个年头。六十年弹指一挥间，六十年间形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系。这些理论、方法和工作经验对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基。要创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。档案管理工作是知识和技术创新的信息保障，是创新过程的前提条件和基础。因此，其务必根据当前社会、经济发展的实际状况，以国情特征作为重要依据，合理定位档案的所有制形式、档案工作的管理体制及服务模式，发挥档案工作对社会发展的促进作用。
2.2 档案工作人员要与时俱进、不断提高自身素质
档案管理基本要求篇（11）
随着信息技术不断的发展，信息化的管理也在各个行业得到了广泛的应用。档案管理和电子病历作为医院工作的一个重要组成部分，在医院的工作中发挥了重要的作用。对于医院本身的医学教育、科研管理等都有很重要的作用。随着医学的体制慢慢的改革，并且信息技术不断的进步，档案管理的信息化也成为了大势所趋。逐渐的向着科学化和规范化的方向发展。但是，档案管理的信息化管理本身的过程中也出现了很多的问题。这就导致了医院的档案管理信息化水平和效率都不高。对于如何提高档案管理信息化管理以及信息化进程，促进电子病历的规范化就成为了当前医院档案管理需要面对的一个问题。
一、医院档案信息化环境下档案管理工作人员的素质要求
（一）要有一定的专业基础。在当前信息化的管理环境下，档案的管理不仅仅是从工作的方式上有别于传统的管理手段，在管理的思维上也是需要进行改进的。这主要体现在，在结合传统的医院档案管理理论标准基础上，通过信息化的管理手段和技术，提高医院的档案管理水平。随着信息基础的不断发展，信息的更新速度也在不断的加快，对于医院本身来讲，立足于传统管理方式的档案管理工作已经不能够适合现代化的管理要求，这就需要我们立足于传统的管理方式与现代化的管理手段相结合。所以，相关的档案管理人员不仅仅需要有一定的档案管理经验，还需要有相对完善的医学方面知识，这对于档案的管理工作者来讲是必备的条件。
（二）扎实的信息技术知识。在信息化的环境下，医院的档案管理工作本身是需要相关的管理人员具备比较强的专业素质。这样的专业素质首先就是要求档案的管理人员具备一定的医学方面专业基础知识，同时，随着现代化的管理手段不断的被引入，医院的档案管理人员对于计算机的操作以及相关知识也需要不断完善，在计算机的工作环境下，不管是在医院本身档案的分类、管理方面还是在信息的收集和提供方面，都是要在计算机的基础上进行操作。网络在这样的背景下发挥了重要的作用。医院的档案管理人员不仅仅要掌握计算机的很多基础知识，还要具备比较强的计算机操作能力。所以，在医院的档案管理过程中，相关的管理人员就必须要具备一定的新观念和创新意识，在比较复杂的信息面前要通过不断的思考，勇敢的进行创新。这将有利于现有的资源进行加工和整合，实现信息化管理手段下的最大价值。
二、信息化环境下的医院档案管理策略
（一）改革管理体制，激发档案管理人员的工作积极性。对于档案的管理工作来讲，传统的档案管理工作本身不能够适应现代化的档案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，档案的管理工作就是要从制度的层面入手，以制度的创新带动档案管理工作本身的创新，从医院的角度来考虑，档案的管理工作本身是随着人事制度的改革而进行的。要不断的适应在信息化背景下的知识经济时代要求。改革传统的医院档案管理规定和体制，其最关键的就是要对人事管理制度进行改革。传统的医院档案管理中，人事制度仅仅重视物质的奖励等静态的激励制度，实际的效果却不是很好。所以，我们要营造出比较好的外部环境和外部环境，寻找比较有效的精神刺激，以此带动人事管理工作的效果。医院的档案管理制度要充分的体现出以人为本的思想来，满足人的最基本要求，实现人的价值，追求人的发展，体系出人文的关怀。
（二）创新管理手段，促进医院档案管理的信息化管理。现阶段，通过应用新的基础，实现医院信息管理的智能化要求。传统的检索系统本身只是通过一定的检索工具来实现检索所需求的信息。计算机的检索本身要比手工的检索更加的灵活和快速，所能够满足的功能也是比较多的。但是由于其检索的途径和方法有比较多的限制。这就为很多的工作带来了极大的不便。医院的档案管理工作本身作为医院的发展历史、成果等的方面一个重要的记载载体，已经成为了医院的事业发展过程中一个重要的环节，其有效的推动了医院的医疗制度改革和创新。随着现代化的技术以及信息技术不断的发展，在医院档案管理中的应用已经相对比较广泛。并且随着时间的发展，医院的档案数量也呈现出了几何数量的增长，在网络上的共享技术也支持了网络远程的资源共享。所以，我们结合了医院的实际情况，要针对医生、护士等的查阅要求和查阅习惯等，创新管理的手段，通过现代化技术的应用，实现基于各种习惯的检索，基于内容分析的多方面检索技术，可以有效的满足客户的要求。
（三）创新服务方式，提高服务的质量。服务的方式决定了被接受的程度，而服务的质量将是服务最终目的所在。所以，对于医院的档案管理工作本身来讲，实现服务方式的创新将是能够实现推动医院服务质量发展的重要举措。由于医院的档案管理工作本身的管理内容就是实现档案的查询和使用。在现代的网络环境下，以信息基础作为支撑的信息交互方式已经成为了实现信息查询和交换的主要方式。这就使得我们能够通过医院档案资源的有效整合，实现有序的查询，所以，在医院内部来讲，就要求能够通过档案本身的特点，结合使用者的服务要求，创新使用方式，同时也就为了推动医院本身档案化管理的信息化发展提供了重要的内容。
三、结语
随着信息化技术的发展，医院的档案管理工作效率和评价已经不是单纯的从收藏量以规模的角度出发，而是如何实现有效的信息处理加工以及信息的共享来判断。这就为我们提出了一个比较严峻课题，那就是如何利用现代化技术，开发信息化资源，这也成为了医院的档案管理发展的一个方向。所以，通过积极的探讨信息化在医院档案管理中的应用，推动医院档案管理的发展，提高医院档案管理工作的水平，是十分必要的。
参考文献
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