我优求知网协会专职秘书工作计划篇（1）
自上个世纪八十年代我国的秘书专业教育开展以来，秘书专业得到了不断地发展，取得了显著的成绩。根据全国高等院校秘书学学会统计资料显示，1984年，我国有67家高等院校开设秘书专业，到1999年则有近300所高校开设秘书专业，如成都大学、上海大学、安徽大学等均设置了秘书专业，而西安***治学院、四川省社科院甚至设立了秘书专业的研究生，我国高等院校的秘书专业为我国经济社会的发展输送了不同行业不同层次的秘书专业人才，有力地保障了我国经济社会的发展。
目前，我国高校的文秘专业主要还是集中于高职专科院校中开设，而我国的职业教育也处于探索之中，经济社会的快速发展使得我国的秘书专业存在着前所未有的发展机遇和巨大的市场前景，而经济社会的快速发展导致秘书更加具有专业性和层次性，同时，目前我国高等院校大规模扩招以后，职业教育越来越被市场忽视，这都制约了高校文秘专业的市场发展。
一、秘书专业的市场前景
秘书专业是一项涵盖面很广、综合性很强的管理型专业，秘书专业的开设主要是面向市场，将秘书专业人才推向市场，该专业具有极强的应用性。秘书专业由于其应用性，因此专业的开设与发展则需要重点考虑其市场前景，只有分析好市场前景，才能够明确秘书专业设立和发展的方向，使得专业学生经过三年或者四年的高等教育以后，能够顺应市场需求，适应市场竞争，具有较好的就业途径和发展渠道。
（一）市场大有可为
根据我国已经把企业经济在国民经济中的作用提高到一个新的高度，在如此背景下，已有企业不断发展壮大，新的企业不断产生并发展，各类型企业也都得到了长足的发展。国营企业在保持现有国内市场的前提下，也不断地将眼光瞄向海外市场；民营企业在国家***策和法律肯定的基础上，不断地受到国家***策的扶持，其数量、规模和影响力不断地提升；外资企业在中国市场这块巨大蛋糕的诱惑下，也不断地进***中国市场，众多知名外企在中国设立研发中心、分公司、办事处等。这些企业的存在和发展为秘书专业人才的输送铺垫了良好的基础和前景。不同的行业，不同的领域对秘书换页都有所要求，随着改革开放的继续推进，经济改革地继续深化，我国不同形式、不同类型地企业进行改组、发展、调整、整合等，企业结构多样化、产权形式多元化、决策管理科学化、企业管理现代化，企业的每一次调整、每一次发展都会对秘书专业人才提出新的需求，这为秘书专业人才提供了施展才华的机会。
（二）就业类别不断拓宽
秘书从事的是企业办公性工作的组织、协调和管理，并协助上司处理日常事务和办公行***事务，它的就业类别包含了从基础性的组织文员、专职秘书到高级行***助理、总裁助理等一系列完整的工作类别。在公司中，职业类别囊括了前台接待、办公室秘书、高级助理、行***总监等职位。随着经济社会的发展，秘书专业就业类别可以拓宽到行***类、助理类、人事类、公关类和业务类。行***类秘书的工作设计到公司计划的制定和执行，日常的工作管理，办公室管理制度的建立和执行管理、企业和单位工作的督办、落实、检查和反馈、企业和单位的对外对内联络、协调工作等；助理类秘书主要协助上司进行日常工作的安排，上司管理部门之间的沟通、协调，上司日常事务的办公支持、以及相关资料的管理等；人事类秘书主要是参与人力资源战略的制定和落实，公司发展的规划和结构，公司的招聘战略和实施，薪资体系的设计和实施，绩效管理的整合和设计以及企业文化和员工关系的管理；公关类秘书主要是进行公关方案的制定、实施和监督，客户服务的日常运作管理，与客户的沟通和关系的维护等；业务类秘书则主要对业务进行运作管理、产品供销计划的安排、市场信息的手机、市场方案的管理等。
（三）就业困境不断加大
首先，随着高等院校的秘书专业设置与扩招，市场上对于本科生的认可度普遍高于专业生认可度的背景下，高职院校毕业生就业受到比较大的冲击，而在目前全球金融危机的影响下，企业由于市场份额的下降，其市场战略不断收缩，对人才的需求放缓，导致高职院校秘书专业毕业生就业的数量和质量也受到影响。其次，高职教育目前还是注重于校内课程的教学，教师和学生对于校外实践重视的不够，没有体现出高职院校毕业生的特色，一方面，教师由于不注重在校外岗位的历练，对于市场上对于秘书专业人才需求的把握不够准确，依旧用陈旧的方式和教学目的进行教学，另一方面，学生简单地在校内学习，很多学生只在三年级时才会到校外进行实践，而这时候已经面临择业，在知识的充电方面显得有些晚了。再次，高校对于秘书专业的就业指导内容单一，流于形式，对于市场上的专业需求和就业层次的分析和预测较少，就业指导性不够。
二、秘书专业的发展对策
高职院校秘书专业的发展是一项系统工程，其发展对策需要考虑秘书专业学生学习的整个过程，首先，学校要注重招生，尽量能够优化安排招生计划，在源头上吸收比较优秀的生源。其次，学生进入学校以后，秘书专业要加强师资队伍的建设，提高教育水平，保证学生专业知识和技能的学习。再次，要为学生在学习主业的同时，注重辅修专业和第二专业的建设，注重第二课堂的建设，使得学生既掌握专业知识，也掌握使自己在职场中更有优势的知识和能力。最后，学校要注重就业创业指导，为学生最后迈向社会、走向职场提供指导和帮助。
（一）加大招生力度，合理安排招生计划
秘书专业尽管是具有不错的市场前景的专业，但是由于社会对秘书专业，尤其是高职秘书专业的认识还有待提高，高职院校的秘书专业要加强对本专业的宣传，利用宣传的招生策略有效地介绍自己，通过各种渠道、各种方式，宣传高职院校秘书专业良好的就业质量和就业数量，改变家长、学生、社会的观念，提升高职院校秘书专业的社会认可度。要做好招生数量和区域的投放分析，通过历年秘书专业的招生质量，合理安排不同生源地地招生计划，对发达地区和欠发达地区、认可度高的地区和认可度地的地区进行别分析和投放招生计划，并根据每年的实际情况进行调整。 （二）注重专业师资队伍的建设
根据调查，在大多数的高等院校中的秘书专业教师主要是由中文、历史、***治等人文类老师转过来进行教学的，而缺少管理类、经济类和理工科技术类的专业老师，尽管目前的老师对于培养学生的语言能力、写作能力具有很大的帮助，但是要培养能够充分适应社会需求的秘书人才，则需要加强教学实践，这就要求老师具有丰富的理论知识和实践经验，同时要具备经济类、管理类以及相关理工类专业知识，这就需要秘书教学队伍注重对专业教师的引进和培养。此外，目前高等院校中的秘书专业教师大部分是直接从院校毕业以后直接走向讲台的，缺乏从事秘书工作的实际经验，这也导致了教师向学生传授的仅仅是理论知识，而缺乏更广更深的教授。因此，院校中得秘书专业需要加大对具有实践经验的教师队伍的建设，一方面，要积极引进企业中的专业人才到院校中进行全职或者兼职性地教学，另一方面要鼓励教师深入到企业中进行实践学习。在此基础上，高等院校的秘书专业形成一支既有专业理论知识，又具有丰富实践经验的优秀师资队伍。
（三）推进辅修专业或第二专业的建设
秘书专业是一个实际应用性极强的专业，该专业培养的学生要具备多方面的技能，企业也复合型和多功能型秘书的需求越来越迫切，同时由于秘书企业对于秘书的要求是能够身兼多职，掌握多方面的知识，为上司很好地处理事务和提供建议。面对这样的情况，高校要积极推行辅修专业或第二专业的建设，根据社会不同的需求，将会计、行***管理、英语、国际贸易、计算机技术与应用等专业纳入秘书专业的辅修专业或第二专业，并高度重视辅修专业或第二专业的教学质量，做到和秘书专业一样的教学要求，并积极探索制定辅修专业或第二专业的教学评估策略和专业授予***策，为秘书专业人才培养提供最有益的***策和教育通道。
（四）加强第二课堂的建设
由于秘书专业人员以后的工作对象不仅仅是企业中的事务，还需要面对具有决策和指挥职能的管理者和领导者，这就要求秘书专业人才不仅仅能够学会做事，还要能够学会做人，通过教学和实践，秘书专业人才学会做事，通过第二课堂的建设，秘书专业人才则要学会做人。丰富的第二课堂能够很好地培养学生的人际沟通能力、组织能力和过强的心理素质。如加强学生的社团建设，让学生在自由、宽松的环境中，发展个性，巩固、深化和扩展理论知识，让学生在社团活动中丰富课余文化生活，并能够锻炼组织、协调和管理能力，将第二课堂建设成为培养学生素质的重要途径。同时通过第二课堂的建设，让学生在实训中找到自己的定位，并能够促进学生放弃秘书就是打杂的思想，让学生在实训中树立信心和对专业的肯定，为毕业工作取得成绩打下坚实基础。
（五）加强对秘书专业的就业创业指导
协会专职秘书工作计划篇（2）
中***分类号：C931.46 文献标识码：A
1研究背景
职业秘书是现代化企业保持正常运作的必要岗位，其岗位职能要求也随着现代企业的变革、产业结构的调整、涉外企业和机构的兴起而产生了显著变化。根据中国文秘教育网的统计，文秘专业的开设可谓是遍地开花，全国各类本科、职业高等院校、民办技校等均有涉及，其专业方向和种类多达60余种，常见的方向有：涉外事务、国际商务、商务英语、商务日语、对外贸易、新闻传播、公共关系、开发策划、财务管理、人力资源管理、电子商务、酒店商务中心管理、餐饮休闲、民***办事、会展、司法、医务、家***、铁道等等，涉及的领域遍布各行各业，人才市场细分的趋势日益突出。这都昭示着文秘人才的培养需要朝着行业化发展，单一的教学模式已经不能满足市场岗位的能力要求。
2对秘书职业能力要求的市场调查
文秘专业的课程内容素来以三大块为主：办文、办事、办会，至今依然是所有开设秘书专业的主干课程，如《秘书学》《秘书实务》《秘书写作》《办公室管理》等等。行业化的趋势也要求这类课程必须体现出行业特色、职业优势。高职人才培养目标即培养应用型、技能型、复合型人才，能够一出校园即刻上岗，专业课程的内容必须与岗位工作内容相衔接，行业及领域的专业技能需要在课程中有所体现，成为能力培养和技能训练的主要内容。为了探究目前企业对文秘人才的需求情况，针对高职生毕业就职的主要岗位群，我们面向接收文秘专业实习生以及向高校招聘秘书岗位的企事业单位进行了初步的意向调查。调查以广西区内的中小型企业为主，大体情况如下：
（1）接受调查的单位70%为民营企业，设有秘书、助理、文员、专员、顾问、接待、客服等文秘相关岗位，岗位用人在1-5人之内，不少小型公司（办事处）对文秘人员的需求1人足矣。
（2）小型民营企业对于文秘人员的要求还处在“办事员+打字员+客服”的程度，故学历水平要求也不高，“接地气”、能用、够用即可；专业性要求较强的机构，如法律办事机构、展会服务中心则表示技能专精型（如速录）人才相对稀缺，求职量大但能够胜任岗位工作的很少。
（3）在专业技能方面，企业普遍希望加强秘书人员人际沟通、组织协调、公文写作等方面技能；对于秘书人员的外语水平，要求能够达到交流的效果即可，对办公自动化能力则要求精通office软件，打字快捷，能够熟练操作各种办公设备，处理文档、电子表格、电子邮件等。
（4）企业普遍要求持证上岗，拥有职业资格证是高职学生专业能力的证明，文秘专业对应的秘书（涉外）资格证应是毕业生在完成学业之后的成果之一。除了秘书证之外，人力资源管理资格证、速录师资格证、会计从业资格证及外语方面的证书也是大部分企业所看重的。总的来讲，就是要一专多能，综合性业务秘书是中小型民营企业最为亟需的，除了文秘专业知识技能外，还需具备专业外相关领域的基础知识。
（5）在秘书的各项业务能力方面，除了行***办公、办文办会外，接待、活动策划、组织能力尤其受到重视，秘书人员面对的不仅仅是办公室内的事务，更多的单位希望秘书更应熟悉商务运作流程，加强和提高公关策划及管理能力。
（6）“境外秘书”稀缺，在就业调查当中，有不少境外企业希望能够从国内招聘文职人员，需要具备秘书职业能力和基本的外语听说能力，具有外事外务知识，还需要具备在境外工作和生活的心理准备。这类企业表示，这类岗位非常乐意从高职文秘学生当中挑选，但遗憾的是，极少能有人达到用人要求。
鉴于此，我们以《涉外秘书实务》及其实训课程为例，探讨在市场行业竞争环境下，如何在实践教学体系中进行课程建设，突出职业核心能力。
3《涉外秘书实务》课程建设理念和思路
《涉外秘书实务》是文秘（涉外秘书方向）专业的核心课程，属于专业必修课性质。课程包含理论教学和实践教学两部分，引导学生认识秘书的职业特性，掌握秘书礼仪、日常接待、涉外礼宾接待、电话事务、行***办公、会务工作、办公室管理、商务活动策划、商务差旅、信息工作等业务知识和相关技能。课程定位为培养学生职业意识和能力的专业核心课程，塑造学生对秘书角色的认识，加速对秘书角色的转变。目前高职院校秘书专业课程普遍存在大、泛、混的情况，即教学内容不贴切实际，且与实际工作情况有所偏差，且分类过散，导致课程重复。在此基础上，可对主干课程进行整合，调整课程结构，将秘书职业能力具体体现在各个模块的知识点上。《涉外秘书实务》其实就包含了《秘书学》《商务礼仪》《秘书写作》《办公室管理》《商务沟通与客户服务》《演讲与口才》等课程的相关内容，对秘书基础知识和专业能力的训练在这门课就足以体现。就高职教学而言，与其设置过多的主干课程，将知识点和技能点过度分散，不如将重点整合到一门课程当中来，以模块来划分其知识点，在进行技能训练的同时也能够对其环节在实际工作过程和结构中的所属地位和重要性有所了解，如“接待工作”这一模块，就是一个完整的秘书典型任务，其中包含接待原则、接待内容、接待中涉及到的商务礼仪、涉外礼仪、接待方案的撰写、接待活动的设计、接待进行当中的沟通和组织安排等等，把这些部分以整体任务来展示，更能切合实际。
因此，对该课程的建设重点即综合秘书专业能力要求，结合秘书职业资格证的考证内容，以工作过程为导向，教学内容体现工作内容，将各项技能训练用以模块化、任务化、情境化，融入基础知识点和专业知识点，在达到锻炼秘书专业能力的同时，拓展延伸其他职业能力（如公共关系、商务策划、办公自动化等）和社会能力素养（察言观色、吃苦耐劳、团结协作、人际协调、服务精神等），建设起“岗―证―课”一体的课程体系，使学生通过本课程的学习达到秘书职业能力资格的认可。
4《涉外秘书实务》课程建设内容
4.1对应各岗位群的职业能力要求进行课程内容设置
按照秘书等级划分，可以将秘书的职业能力与目前常见秘书岗位进行对应：
如***所示，主要业务的变化也体现出对秘书职业能力要求的提高。在大部分中小型企业当中，秘书更多时候既是前台客服，又是经理助理，所以需要对从小到大的业务都进行了解和掌握，这也可在课程内容当中体现为初级秘书到高级秘书循序渐进的过程。可以将秘书的重点职业能力归纳为：行***办事能力（行***办公、文件流转、日程管理、日常服务）、文书档案管理能力（各类文书写作和档案管理）、协调与组织能力（接待、会务、商务邀约、业务沟通），并将这三大基础能力细化为以下工作任务：日程管理、办公室管理、电话业务、接待工作、会务工作、差旅服务、商务活动策划等。
4.2以工作过程为导向，设计学习任务情境
任务式教学教学法对于训练技能类课程可以起到立竿见影的效果，通常与情景教学、情境教学相互配合，将学生的“学”和“做”结合在一起，把工作过程中的各个环节分解到任务当中，设置具体真实的工作情境，使学生自觉主动转变角色。课堂即是工作场所，教学内容即是工作任务，设计实训项目卡，学生通过执行任务到完成任务这一过程掌握必备的职业技能。
情境任务环节的设计要求是：综合多方面技能，要求说、写、做合一，写出来的东西要能够运用到实际中去，如商务接待模块，任务设计中就需要包含策划设计、拟写文案、协调沟通、信息采集、商务礼仪的内容。在主情境基础上，下分有一个个的子情境，对应不同能力的训练，如：
4.3制定和调整课程标准
课程“一体化”在高职教育研究中共同点就是能够将课程内容反映到工作内容上来，每个教学环节和课堂活动环节能够结合在一起，共同实现教学目标，体系化、结构化、标准化。这需要对课程标准进行调整和制定，打破书本章节的界定，将每个知识点技能点重新组建，对应职业能力要求，制定相应的能力目标和素质目标，课程标准与秘书岗位标准相对应，以企业用人的标准去衡量学生对技能和知识的掌握程度。学习情境的设计为实现校内实训提供了教学内容，要体现学习情境的真实性，必须建立相对完善的实训机构，拥有专业实训场地和设备等物质支持。虚拟公司是最好的实战场地，班级可通过部门划分将每个学生安插到具体的工作岗位上去，轮流扮演公司中的每个角色，学会换位思考，合理安排工作。
制定本课程的学习目标：使学生掌握涉外秘书工作的主要内容、秘书岗位的能力和要求、资质与条件；熟悉行***办公流程，能够合理安排各项工作，提高办公室工作效率；掌握交流与协调的基本技巧，了解人际关系对于秘书岗位工作的重要性和必要性；具备一定的商务礼仪和涉外礼仪知识，能够进行电话业务、接待工作、会务工作；合理、得当有效地为上司及部门服务；具备一定的商务知识，能够设计、组织相关的商务活动。素质目标：对秘书岗位有深刻的认识和认同感；理解并有志于秘书工作；具备良好的心理素质，能够承受一定的工作压力；具有敏捷的逻辑思维能力和较强的应变能力，有较强的责任心，对事物有一定的洞察力；能够正确看待和处理人际关系中的各种事务，掌握分寸，体贴、周到，恰到好处，善于与人交流；具备相当的社交礼仪和涵养；有服务企业、服务社会的实干精神；有企业归属感和认同感，能够为单位树立良好的对外形象，能够对本职工作制定系统的职业生涯规划。
4.4多轨并行――实践环节的渠道
课程实践可通过多种方式开展和进行，校内和校外并行、第一课堂和第二课堂并行、模拟办公与真实办公并行。校内实训主要依靠实训基地进行，通过制定实训任务书，下达实训教学任务，学生可在虚拟公司中通过完成情境任务来达到学习实践的目的。除了校内课堂教学，户外教学也是高职实践教学当中经常采用的办法，学校通过组织学生参观企业，邀请企业一线工作人员介绍业务、传授工作技巧来达到学生亲历工作过程的目的。第二课堂活动也为实践环节的实施提供了多种方式，商务精英大赛、速录比赛、文案设计大赛这类技能型较强的赛事都是锻炼学生的秘书综合能力的途径。此外，还可与社团活动相结合，成立秘书协会、速录协会等，与社会行业机构和组织保持联系，不定期举办讲座等各种活动，选派学生到行业机构进行岗位实习、考察，提供服务服务，如东盟博览局会速录工作、企业临时会务服务、大型团体接待工作等。校内虚拟公司在条件成熟且许可情况下，可转为真实的小型企业办事机构，以公司名义对外承担相关的秘书业务，如速录、礼仪、会务、赛务等，在锻炼学生职业技能的同时，达到高校服务社会的目的。
4.5改革课业考核形式
为了更加符合高职教育培养应用型、复合型、技能型人才的培养目标，专业课程的考核形式也应当更为灵活实用。取代单一的考试方式，可根据以下方面来全面考核学生：
（1）以证代考：硬件条件是学生职业能力和素养的直接证明，本课程内容对应秘书考证内容，为了提高学生毕业后的就业竞争力，考取职业资格证也应当成为学生是否达到课业要求的标准之一。
（2）商务活动设计：该项主要体现在毕业设计方面，这要求对毕业考核也进行相应改革，除了考核本专业学生的综合能力外，也将考虑利用学生的毕业设计服务于市场。具体的操作办法是：学生根据某个特定的商务活动要求，通过实地调查、搜集材料、任务分工、项目安排等，进行方案策划，为企业单位提供参考；毕业实习同毕业设计相结合；学生在实习期间，接受单位的具体任务，形成书面设计，并投入实施，由所在企业单位进行实施评价。
（3）制定素质学分考核制度：即通过学生在课业之外以本专业技能为社会企业服务的情况来对学生进行考核，由企业来对学生进行评分，不仅能够对学生达到考评的目的，还可借此采集到企业的用人标准，以此对课程设置进行应时调整，不断适应市场变化。
4.6与第二专业相结合
根据市场调查，秘书需要行业化发展，但文秘专业要包揽所有领域方向的知识技能显然是不太可行的，而在就业调查当中，又发现其他非文秘专业的学生应聘秘书、助理等文职岗位的也相当多，但是企业在用人时又会觉得非文秘专业毕业生的秘书职业能力达不到要求，而文秘专业毕业生在相关专业领域内（如外贸、财会、旅游等）知识缺乏。那么如何来解决这一问题呢？外语学习有第二外语、第三外语，那么职业技能也应当可与第二专业相结合，如在其它专业当中开设秘书方向、秘书模块，或是在选修课当中加入秘书实务类课程，鼓励有从事文秘类工作的其他专业学生选修，从而满足企业对秘书人员一专多能的用人要求。
参考资料
[1] 马杰，孙翠霞.文秘专业实习改革探究[J].科教纵横，2011（4）.
[2] 陈蕴贤.走向岗课证融合的课程建设――高职文秘专业课程体系建设的探索与实践[J].广州番禺职业技术学院学报，2010（4）.
协会专职秘书工作计划篇（3）
一、沟通作用
由于自身的工作性质，决定了行***秘书具有沟通上下级、反馈教学情况和各专业教学情况的桥梁，必须做好全面的沟通协调作用。
作为行***秘书，能第一时间通晓学校的各项规章制度，因此行***秘书能将学校的规章制度，教学管理文件精神有效传达给师生。行***秘书可以利用工作之便主动和学校领导部门联系，扩展教学工作，特别是行***秘书能积极和其他系部沟通，取其精华去其糟粕，并能耐心听取师生对学校的教学管理工作的意见，及时回馈给学校主管部门。
行***秘书还要协同教学秘书做好教学管理工作，具体包括：（1）做好各专业的开课计划，核实沟通任课教师教学情况，保证教学工作的正常开展。（2）制定课程安排中，同教材征订部门沟通定制教材，发放教材。（3）建立同实习实训单位的沟通，落实工科专业的实训实习安排，达到共同协作。（4）同学生建立畅通的沟通渠道，做好教学辅助作用，收集学生对教学情况的反馈意见。（5）同学院领导沟通完成各学年年初、年终的教学工作计划、总结，做好相关教学文件的撰写工作。（6）做好任课教师考勤工作，沟通考务工作、各种纸质档案的管理工作，保存有价值的材料，做好整理工作。
高校行***秘书在院系教务工作中处于基层位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外,这就决定了高校行***秘书在教学管理工作必然起到沟通作用。
二、协调作用
高校行***秘书在教学管理工作中主要体现同上级主管部门之间的协调。主要是高校二级院系与校办、工会、人事处、学生处等职能部门之间的协调。当上级主管部门的决定、决议、计划等有关活动与院系在教学、行***工作中会发生重叠及冲突，高校行***秘书能第一时间了解各项工作任务的安排落实，这时行***秘书发挥其协调作用按照实际情况和面临的困难或制订的计划与设想主动地向上级部门汇报,本着体谅学校和各职能部门的困难,又能从本院系的实际情况出发的原则,保持上下各部门工作的协调、统一和实施，确保了各项教学工作的顺利开展。另一方面，高校行***秘书在教学工作中在领导之间也有协调作用。学院的院长、书记、副书记、各专业教研室主任间, 由于主管工作方向不同,工作中有交叉，又分工不同,因而造成各自的决策有所不同,作为高校秘书,要在领导之间互相调节,相互协调教学的方方面面信息认真做好计划,掌握有价值的信息及时的汇报给领导,在沟通思想、协调工作时,必须做有利于工作、有利于团结的事情,促进教学管理工作，营造和谐氛围,这样才能使学院工作整体水平得到提升。
三、信息传递作用
随着时代信息化发展步伐的加快和信息化工作模式逐渐完善,高校行***秘书工作需要提供的信息越来越多,使得在教学管理工作中高校行***秘书成为传递信息的主体。一是传递院系领导之间、相关处室之间的教学管理文件、教学共享资源，及时传递信息避免教学安排上的冲突；及时向领导提供教学管理信息，使得领导合理安排日常教学工作；及时传递教务处、科研处和学生处等职能处室的信息,便于院系落实教学管理各项规章制度。在教学管理工作当中,行***秘书信息传递使得各个职能处室保持紧密的联系,密切配合教务处安排教学计划,配合各类统考工作的安排，并将学院的教学工作计划与活动安排同院系的工作合理布置安排积极协调,保持教学工作的执行。二是传递师之间、学生之间的教学管理信息。高校教师通常不坐班，教师在授课过程当中的***性很强,所以他们不可能与院系领导有及时的交流,行***秘书要做好教师与领导之间的传递员,平时要多了解教师的思想动态,并且把有用的信息反映给领导,营造信任和理解的氛围。同时行***秘书掌握着院系的信息权限，学院的课程安排、考试安排等通知要通过行***秘书传递到网络上，这样才能保证信息的畅通，服务于教师，服务于学生，营造良好的教学氛围。
协会专职秘书工作计划篇（4）
5月25日-6月17日。
二、步骤方法
认真做好以村级为重点的协会换届工作，并抓好以下三个重要阶段。
1、宣传发动阶段（5月25日-5月31日）。
各村要在***、***府的统一领导下，成立村协会换届领导小组，研究部署，制定议程，等额推荐会长、秘书长、理事候选人，筹备会议。采取召开会员大会、骨干培训、开课活动、广播喇叭、宣传标语、发放宣传品等多种形式，广泛发动，最大限度地组织动员会员群众踊跃参与，营造浓厚的工作氛围。
2、换届选举阶段（6月7日-6月10日）。
镇协会设会长、常务副会长（也可设专职副会长）、秘书长各1人，理事若干人。按照上级要求，会长一般由镇领导担任，常务副会长或专职副会长一般由分管领导或计生办主任担任，秘书长从计生办人员中产生，设协会办公室，至少配备一名专职协会工作人员。理事会成员主要由齐抓共管单位和计生办工作人员组成，可吸收社区、责任区、村、企业协会的骨干任理事。村协会设会长、秘书长、理事、小组长。按照精干、务实、高效的原则，选好配强协会领导班子和工作网络，一般600人以下的村，理事会为3人；600人以上的村为5人。可推选村支部书记或村主任任会长，也可推选“五老”（老***员、老干部、老模范、老职工、老长辈）及有威信、有能力、热心协会工作的计生骨干和优秀人才任会长，要切实解决只挂名不起作用的问题。秘书长一般由村计生主任担任，小组长一般由会长提名，理事会任命。按照居住相近，便于活动的原则划分会员小组，每小组一般人数在15人为宜。调整强化“四个服务小组”，整顿优化会员队伍，发展新会员，确定联系户，会员人数达到村总人口的10%以上。
3、职责落实阶段（6月11日-6月17日）。
新一届理事会应及时召开会议，进行岗位分工，明确职责，建立健全协会工作制度，开展协会知识培训，按照上级协会部署，研究制定下一步协会工作计划，组织开展富有特色的服务活动。
三、协会换届选举的基本程序
（一）成立村协会换届工作领导小组(5月25—5月31日)
1、按村人口的10%确定本村会员人数，按每组15人划分会员小组，将名单张榜公布。
2、等额推荐会长、副会长、秘书长及理事人选。会长一般由书记、主任担任；副会长兼秘书长一般由村计生主任担任；理事会职数一般600人以下的村3人，600人以上村5人组成。
3、制定议程，筹备选举会议。
4、张贴标语，利用各种形势广泛宣传发动。
（二）正式选举(6月7日—6月10日)
1、领导小组主持选举大会。
2、召开会员大会选举的村，参会人数应达到会员总数的三分之二以上。采取投票选举的方法，得票过半数始得当选。
3、采取流动票箱选举的村，投票人数须达到会员总数的三分之二以上，得票过半数始得当选。
（三）召开第七届理事会第一次会议（6月11日—6月17日）
1、由会长提名、理事会任命各协会小组组长。
2、确定会员联系户名单，指定由小组长负责分别通知会员及其联系户。（会员与联系户相互知晓）
3、由专干负责，将选举所有资料（包括会议记录、选票、理事人员名单、会员及联系户名单等），全部存档并妥善保管，以备检查。（四）上报资料（6月24日）
1、会长、副会长、秘书长、理事成员名单；
2、会员及联系户名单；
3、会员及联系户总数。镇协会换届选举时间另行安排
四、工作要求
1、切实加强领导。协会换届工作是一项群众性、***策性很强的工作，各村要高度重视。
协会专职秘书工作计划篇（5）
一、二级管理体制下高职院校教学秘书的新的角色定位及职能
（一）管理服务员
在二级管理的体制下，高职院校教学秘书的角色应从一个简单的***策任务执行者转变为一个制定各种教学文件和制度的管理者。教学秘书应能以教务处的文件规范为基础，从系部实际情况出发，制定出切实有效的、科学规范的系部教学管理流程。在系部常规管理中，作为教学管理活动各个环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者，教学秘书应协助领导管理好教学方面的常规事务。例如：对专业人才培养方案、专业发展规划等文件的整理、分类、存档;教师调课、补课等手续的办理、教学资源的调配以及相关的考务安排;教师工作量、年终工作量的计算及上报以及毕业生相关事宜的安排等等。另外，在二级管理的体制下，作为系部教学管理工作窗口岗位的教学秘书，应逐渐转变观念，从单纯管理向服务角色转变，为院（系、部）领导、全系教职员工、学生、教学科研服好务，具体来讲，就是要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结;对教师教学成果、科研成果、教材征订、教师进修计划进行整理、上报;对授课记录、授课计划、期末资料等的发送、收集等等。
（二）联络协调员
实施二级管理体制后，教学秘书的协调工作不再是单一地接受教务处的指令，而是成为与教务处和各教学单位之间的桥梁（比如下达教学任务会涉及各专业之间的协调，排课又涉及与教务处、其他行***部门和兄弟系部之间的协调），要在本系教研室之间、教师之间、学生之间进行沟通协调（比如教学活动、考试安排的协调等），且要在及时准确地为师生传达学院的方针***策之余将师生对学院教学管理意见和建议反馈给院系领导，形成有效反馈机制。必要时教学秘书还需要主动联络企业、兄弟院校参与到专业建设、教学管理等工作中来，搜集有用的建议和意见，促进系部教学管理工作的健康良性发展。
（三）助手参谋员
在二级管理体制下，教学秘书除了要处理日常教学事务、执行教学计划、院系领导的指示外，还应兼职做好有关科研、人事、信息、档案、会务、兼职外聘教师管理等行***事务，推进教学改革的进一步深化，起草有关方案或文件，提供合理的建议与意见，以供领导作决策时参考。因为实行二级管理体制以后，各分院系部的领导和各教研室主任的责任加大了、担子更重了。这就需要教学秘书除了要担任助手参谋员的角色之外，还要发挥好督办职能，及时督促相关教研室、专业教师，积极完成各项教学事务，把好审核关，必要时请示分管领导，以便及时完成上级部门布置的各项任务，提高工作效率。
在二级管理体制下，教学秘书的工作繁杂而琐碎，但是不可或缺的。要发挥好其基层管理、服务、协调、参谋等职能，需要教学秘书具备极大的耐心、细心和责任心。通过教学秘书新的角色定位和基本职能，可看出教学秘书工作责任之重大，因此关注教学秘书的工作现状，加强教学秘书队伍建设，全面提升教学秘书队伍工作水平具有重要的现实意义。
二、高职院校教学秘书的工作现状
高职院校教学管理工作要科学高效、规范有序，就必然需要有一支高素质的、专业化的教学秘书队伍。而传统体制下的教学秘书在工作中却存在一些问题。
（一）重视程度不够，专业化程度不高，人员流动性大
在一些高职院校，由于思想观念陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，有的人仍认为教务管理仅是一些简单的事务性工作。因此在教学秘书的配备上，大多都是专业教师临时顶替的，或者是某些高级人才的家属等。其所学专业往往与从事的工作不相符合，也没有经过专门的培训进修，所以要熟练、高效地完成好教学秘书的工作，往往要经过一个较长的适应时期，而教学秘书在职称职务晋升、学习培训、考核评优、津贴待遇等问题上，比同等学力的教师机会少，这在某种程度上也挫伤了其工作积极性，从而造成人心浮动、队伍不稳，一些高学历、能力强的教学秘书便转岗或跳岗，人员流动性较大。
（二）工作强度大，职责范围不明确
教学管理应该是***于行***事务的一项工作。然而，多数高职院校对教学秘书工作职责范围在其内容上都没有明确规定，除了日常教学管理和督办工作外，系部办公用品管理、后勤服务、会务服务、接待、对外联络以及财务报销等工作都是由教学秘书承担。而院系领导及教师无论大事小情、职责范围内外的事务（哪怕是教学场地或教学设备出现问题）都会第一时间找到教学秘书，所以处于学院各部门和各类人员的交叉点位置的教学秘书时常充当着“救火员”“话务员”或“跑腿”的角色，岗位职责很不明晰。
（三）职业倦怠表现明显，创新意识欠缺
近年来，由于就业的压力，越来越多高学历的人才“被迫”加入了教学秘书的队伍。而教学秘书工作的特殊性――辅助领导完成好教学相关工作，又使高学历的人才心里感到一种很大的落差，在处理完成果不明显又繁重复杂的常规性工作后，对其他工作几乎是心有余而力不足，这往往会阻碍教学秘书的发展。比如职称的评定要求必须要有科研成果，但很多教学秘书在处理完本职工作之余几乎没有足够时间和精力认真做科研，所以渐渐开始感到前途渺茫。因此久而久之会使越来越多的教学秘书缺少对岗位的自豪感和成就感，身体和情绪上都产生疲惫感，有时甚至会导致自我忽视和怀疑，从而工作态度开始消极，对待工作没有热情，缺乏责任心，人际关系日益紧张，职业倦怠表现得十分明显，更不可能有动力思考如何提高工作效率和创新工作方式了。
三、加强二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设的措施
（一）增强服务意识，充分发挥主观能动性
首先，对于教学秘书本身而言，应该树立积极乐观的工作态度，提高自我调适能力。学会在工作中找“乐趣”，享受在“服务”过程中得到的认同感和成就感。并制定一份适合自己的个人职业规划，明确自己的职业目标。不能因为长期从事重复乏味的教学工作就失去奋斗方向。工作中要变“被动”为“主动”，主动与专业教师、学生沟通，了解他们的想法，搜集和反馈他们的建议和意见;尤其对不熟悉日常教学规范的外聘教师主动提供帮助，提前为他们讲解学院的相关教学规范，或制定一份“致**院（系）外聘教师的一封信”，说明本系教师工作注意事项，再附上系上所有教学档案模板，以确保外聘教师在日常教学中有据可依，降低教学环节出错的可能性。“主动服务”意识树立了，工作做起来就会更得心应手了。
（二）加强学习，提高专业化水平
二级管理体制对教学秘书的工作提出了新的挑战，教学秘书只有努力加强自身的心理素质、道德品质以及文化素质等方面的修养，自觉学习管理学、秘书学等方面的知识，不断提高写作和口语表达能力、组织安排和协调沟通能力、人际交往能力、办公软件处理能力以及信息化管理能力，努力提升专业化知识和管理水平;创新工作观念、工作方法，科学管理教学工作，才能对新形势下的教学秘书工作游刃有余。此外，教学秘书在工作中还要善于总结和思考，比如有很多常规工作都具有周期性和重复性，是可以找到规律并提前准备好的。有计划、按部就班地管理教学工作，不仅能增强教学秘书的主动性和工作热情，还可以提高教学秘书的工作效率，促进院系工作顺利开展。
（三）提高对教学秘书队伍重要性的认识，建立健全机制
学院应多提供培训机会，搭建交流平台。各级领导应给予教学秘书足够重视，充分认识到教学秘书岗位在二级管理体制中的重要性，在条件允许的情况下，可根据系部的专业数量、学生规模等情况按比例增加教学秘书的编制。一方面，可以将繁杂的教学管理工作进行合理的分工，缓解部分压力，另一方面也有利于人员流动时的顺利交接。老师和学生应该全力配合、支持教学秘书的工作。同时，院系应将教学秘书队伍建设纳入“教师队伍”或“管理队伍”建设规划，提高他们在管理体系中的地位;提供教学秘书论坛、专题讨论以及工作经验交流会等平台，让教学秘书对工作过程中发现的小问题进行交流讨论，找到问题的解决步骤和办法，总结出一套科学有效的教学管理工作办法。
协会专职秘书工作计划篇（6）
项目教学是教师和学生通过共同实施一个完整的“项目”工作而进行的教学活动。它体现了工学结合的特点，具有很强的实践性，能够适应高职院校基于工作过程的课程改革的需要。项目教学法的核心理念是设计一项工作任务，学生在教师的引导下***完成任务，并在完成任务的过程中熟悉职业情境，培养职业素养，提高学生解决实际问题的综合能力。在我校文秘专业教学中，就尝试了这一教学方法。
一、文秘专业项目教学的特点
1.学习项目的事务性。在职业教育中，项目常指以生产一件具体的、具有实际应用价值的产品为目的的任务，而在文秘专业教学中，项目则由具体产品的生产任务引申为秘书工作中某一方案的设计、某一事务的处理、某一活动的策划，如日常办公事务处理、文书收发处理、会议组织与管理、商务活动的组织策划，等等。
2.学习任务的典型性。选取典型的秘书工作任务设计学习内容，学生在完成工作任务的过程中获得真切的体验和感悟，进而内化知识、形成技能、提高能力，形成行业意识和职业观念，符合职业秘书成长的规律。
3.学习情境的职场化。在企业或职业活动的背景中，借助文秘实验室、实训中心等真实的或者仿真的工作环境对学生进行项目实训，让学生置身于典型的秘书职业情境中学习专业知识和技能，实现从学习到实际工作、从学校到职场的过渡，真正达到为就业作准备的教育目标。
4.学习形式的模拟性。鉴于文秘专业教学项目具有事务性的特点，采用小组情景模拟的学习形式更有利于项目的实施。小组成员分工合作，分别扮演不同角色，共同模拟完成相应的秘书工作任务，在体验秘书工作的过程中树立角色意识。小组合作的形式能够促进组员之间的交流沟通以便更有效地学习，也有利于学生合作意识、沟通协调能力以及解决问题能力的培养。
二、文秘专业教学项目的设计
项目教学要靠任务来引领，但任务引领的教学活动并不一定是项目教学，如单纯的打字技能训练是任务教学而不是项目教学，因为它缺乏综合性，不能展现完整的工作过程。一般来说，一个学习项目就是一个相应的工作任务。在项目教学的实施中，任务是整个教学活动设计的核心，任务设计是否适当，将直接影响教学实施的效果。学习项目的设计，要求通过项目的实施能让学生掌握完成工作任务相关的专业知识和操作技能，体验岗位工作过程和职场环境，提升职业感悟能力。
文秘专业教学学习项目的设计要求主要有：其一，学习项目应能展现秘书工作的过程。要根据秘书职业活动的实际需要设计学习项目，如有可能的话引进企业秘书实际工作任务如办文、办会、办事等具体任务作为学习项目，让学生在实施项目的过程中体验企业秘书工作过程和职业氛围。其二，学习项目要适合小组分工学习的组织形式。项目的设计要有较强的操作性，如工作步骤清楚，角色分工明确等。要让学生在实施项目的过程中训练操作技能，构建与巩固理论知识，培养团队合作与沟通能力，提高秘书职业综合素养。其三，学习项目的成果应具有可展示性。设计项目时要考虑成果形式的多样性和可展示性，例如，可以是各种实物、文件、采访录音、幻灯片、模拟表演等。其四，学习项目应有明确的评价标准。要围绕项目的组织实施过程、工作态度、职业礼仪和成果质量等方面制定学习评价的标准，由师生共同来完成对学习的评价，以增强学生的学习成就感。其五，学习项目应与国家秘书职业资格鉴定接轨。学习项目的设计要与相应等级的国家秘书职业资格鉴定要求相适应，要有利于学生秘书职业资格证书的获取。
三、文秘专业项目教学的实施步骤
1.明确任务。任务是项目教学的载体，对于文秘专业来说，会议的筹备与组织、文书的收发处理、商务活动的安排、沟通协调工作等都可以设计成综合的教学项目，这些项目又可分别设计出多个相对单一的工作任务。与生产具体产品的工作任务不同，文秘专业项目教学的工作任务表现为各种办公事务的具体处理，虽然它也可以以工作中形成的方案、文件等形式来体现，但重点必须落在完整的工作过程的展示上，这一点必须让学生明确。
2.制定计划。小组讨论是这一过程中最主要的教学策略，围绕所要研究的学习项目（或任务），学生分别组成学习小组，讨论研究完成工作任务的步骤与要求，并进行明确分工。经过查阅资料、共同探讨，各小组最终制定出详细的工作计划。
3.实施计划。计划的实施是项目教学的核心，学生大部分技能的学习都是在此过程中完成的。结合文秘专业教学特点，计划的实施环节需要情景模拟教学的配合来实现。分组模拟演示完整的工作过程，学生通过对秘书工作任务、过程和环境进行整体化的感悟和反思，实现知识与技能、过程与方法、情感态度与价值观学习的统一。
4.交流成果。任务完成之后，要分组进行成果交流。成果交流是项目教学的总结和提高，其形式可以是情景模拟演示，也可以是实物展示等。通过展示和交流，学生可以进一步巩固完善秘书工作相关的知识和技能，交流学习过程中的经验和体会，发掘项目实施过程中的创新点，反思自己工作过程中有待改进的不足之处。
5.评定反馈。学习评价是项目教学的一个重要环节，也是一个互相学习提高的过程。评价内容要体现多元化和过程化，包括时间安排、学习策略、实施手段、情感态度、工作习惯、知识技能、创新能力和存在不足等，特别要对工作过程中表现出的秘书职业态度、职业道德、礼仪规范、沟通协调能力等基本素质与能力加以评定。评价活动由教师和学生来共同完成，学生自评、互评和教师点评相结合，学生本人也可以就小组合作的感受进行交流。
四、文秘专业项目教学实施案例
发文处理与收文处理是针对秘书文书处理工作设计的两个学习任务，下面以“收文处理”教学为例加以说明：
先由教师把事先设计好的的背景材料交给学生，然后引导学生分组***完成工作任务。第一步，由教师提供特定秘书职业活动中“收文处理”这项任务给学生，以提问或讨论等形式掌握“收文处理事务”所需的收发文处理、秘书针对来文要办理的事务等专业知识。第二步，学生以小组为单位拟定工作计划，进行具体收文处理工作的设计。在这一过程中，教师引导学生进行创造性的设计，指导学生对小组计划进行讨论，逐步改进计划，最后确定最佳方案，如以会议或发文的形式设计来文办理的方案。第三步，各小组根据拟定的计划在文秘实训室进行模拟实训，利用仿真的办公环境，分角色扮演人物，按计划完成来文办理任务，此环节分组同时进行。第四步，小组交流成果。各组在第四步的基础上进行完善，并逐一进行情景模拟表演，其他组认真观看并准备评价。第五步，工作任务评价。先由学生自评、互评模拟办文过程的完整性、准确性以及收文处理工作中体现的秘书职业态度、职业道德、职业技能、秘书礼仪等。然后教师点评，根据评分标准逐项打分，评定出成绩。事实证明，通过模拟秘书工作过程来完成项目的实施，不仅能够培养学生的职业素养及能力，而且能够极大调动学生学习的积极性，激发学生的学习兴趣，有助于学生语言表达能力、思维能力、人际交往能力、应变能力等综合能力的提高。
五、文秘专业项目教学的思考
项目教学法作为一种新的教学模式，应用于文秘专业教学还只是一种尝试，无论是师生理念的转变，还是项目的计划与实施等方面，都还有许多值得探讨的地方。
1.教师需要转变观念。项目教学要求教师由“讲授者”转变为“指导者”，要引导学生改变传统的学习方式，开展自主讨论与探究的学习活动。教师的职责更多是为学生的学习活动提供帮助，如激发学生的学习兴趣，指导学生形成良好的学习习惯与职业行为规范，为学生创设丰富的教学情境等。此外，项目教学法注重实践，但并不否定理论，而是要求理论和实践有机地结合起来。因此，教师应坚持理论知识“必需、够用、实用”的教学理念。
2.让学生真正成为教学的主体。项目的结果不是唯一的，解决问题的途径也是开放的，这就要求学生敢于大胆创新，寻找一切可能的、合适的解决问题的方法和途径。要让学生真正成为教学的主体，又有赖于教师的恰当引导。因此，教师要善于创设宽松、民主、自由的教学氛围来激发学生的学习兴趣和开拓创新能力，使学生变“被动接受”为“主动探究”，充分发挥自身的主观能动性，积极主动地参与到教学活动中去。
3.以任务为中心开展教学。项目教学的最终目的是完成工作任务，要让学生理解完成工作任务的过程就是学习知识和提高能力的过程。提醒学生将注意力放在工作过程上，而不仅仅是在知识的掌握上，因为只有在工作过程中才能展示学生处理具体事务的实际工作能力和职业综合素养。
4.要重视项目的评定反馈。项目完成后，教师要及时进行评定。项目成果是小组成员共同努力的结果，教师要以鼓励和赞扬为主，中肯地对项目成果给予评价。项目教学注重学生的学习过程而非学习结果，因此，对学生的参与程度、所起作用，学生的团结协作精神、创新精神，学生实践能力的提高都要给予充分的肯定。
5.要有实施项目的教学保障。教学上需要一定的实验实训场所和设备作为项目教学的基本保障，如文秘仿真办公实验室、办公自动化实训室、秘书礼仪实训室等可以使模拟的仿真度提升，以便更加贴近秘书实际工作场景。同时，还可以利用现代多媒体来提高项目教学的效果。
总之，项目教学法是“以教师为主导，学生为主体”的实践教学模式，真正突出了教学中教师的主导地位和学生的主体地位。高职文秘专业项目教学的实践与探索冲击着传统的教育教学观念，给我们带来了更深层次的思考，也必将推动教学改革与研究的不断发展。
参考文献：
[1]姜大源.职业教育教学新论[M].北京：教育科学出版社，2007.
[2]姜大源.工作过程导向的高职课程开发探索与实践[M].北京：高等教育出版社，2008.
协会专职秘书工作计划篇（7）
中***分类号：G647 文献标识码：A
Explore the Faculty Teaching Secretarial Work
under Second Management System
――Take Xi'an Jiaotong University City College as an example
HOU Li
（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）
Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.
Key words second management； teaching secretary； working knowledge
随着高校教育教学改革的不断推进，三本院校一枝独秀，越来越受到社会的认可。与此同时，***学院的教学管理不断适应发展要求，向着科学化、制度化、规范化方向迈进。系教学秘书参与学院、各系的教学管理工作，需要协调各个部门，为更好地服务于学院的教学工作，需要从正确认识二级管理体制下的系教学秘书工作入手，针对存在的问题不断改进，确保教学工作顺利运行。
1 对二级管理体制下教学秘书工作的认识
（1）教务管理工作。协助系主任制定与实施各专业教学计划，严格按照各专业人才培养计划科学合理的制定各学期各年级各专业的教学环节以保证教学秩序的正常运转直至作为最终检查学生是否合格毕业。在编排课表时要协调任课教师的时间安排，避免冲突，要协助院系领导协调并及时解决教学过程中出现的问题，保证教学秩序正常进行避免教学事故的发生。制定落实教师调停课制度，保证上课质量。配合好教学中心统一组织的期中、期末、英语四、六级及其他全国性考试，同时，组织安排本系所开课程的考务工作。对毕业班的学生要协助系主任做好论文工作，严格控制时间流程，督促检查毕业论文各环节的完成情况，组织协调毕业生的毕业论文答辩的时间地点及成绩评定等相关环节的工作。
（2）教学研究与质量管理。总结吸取经验，配合系主任做好专业人才培养方案的制定，改进教学环节和课程规划。编制课程教学大纲，规划新专业的建设及教材与精品课程建设。提高应用型人才的培养质量，加强实验室的建设与管理。同时，按照院期中检查的要求，制定实施系教学检查计划，检查教学进度执行情况，教师授课、作业情况等，深入各专业教研室各班级收集各方面有关教学工作的第一手资料，并及时反馈给院系领导供他们决策以保证教学质量和提高教学效果。
（3）实践教学。配合系主任做好实验室规划及实践、实习基地建设。结合人才培养方案，安排好学生的教学实习、生产实习、科技竞赛和社会实践活动等等。提高学生的技能，及时收集与本系相关的各项技能认证、科技竞赛等信息。与学生做好沟通，为领导布置实践教学提供信息。
（4）学籍与外联。负责全系在校生、往届生、出国留学生学籍管理。及时统计学生学籍异动情况，对学生进行编班，按类统计学生的信息，上报学院及系主任学生的情况。审核毕业生资格、授予学士学位资格，学位证书及毕业证书，做好毕业生、新生的信息统计。
（5）科研管理。及时学术交流及科研信息，协助配合做好科研项目立项，科研项目管理，科研档案管理等，加强教师科研工作的建设，提高全系教师的科研水平。
2 教学秘书工作存在的一些问题及对策
（1）二级管理体制下系教学秘书工作职责的规范化、制度化缺失。在实际的工作中，虽然学院对教学管理工作有明确的制度要求，但是各系教学秘书只能根据学院的宏观杠杆进行工作。没有明确的系教学秘书工作制度，这会造成系教学秘书被动的去开展工作，去提供服务，如果监管环节缺失很容易造成工作的失误。针对这一问题，建议院教学中心与各系进行相关工作会议，明确和规范各系教学秘书的工作职责，以提高工作效率。
（2）院教学管理、系教学管理之间沟通不足。院教学管理和系教学管理之间、系与系教学管理之间缺乏沟通与交流，主要体现在学生转专业、课程免修、补修、重修、选修等问题中，课程是否能替换，学分是否等同等问题。同时，各系工作之间有交叉时如开课系与上课学生分属不同系时工作如何处理，以上问题均缺乏明确的规定。针对上述问题建议由院教学管理中心统一协调，组织各系进行协商，将日常工作中经常出现的问题统一要求，统一规范，以避免工作中的盲区。
（3）缺乏对教学秘书的培训与学习机会。教学秘书岗位虽然重要，但无权力，职业发展前景不明朗，不能引起大多数人的重视，因此，人员流动性也较大。为保证教学秘书队伍的稳定发展，建议给教学秘书建立一个公正、具有激励机制的制度环境，让其能够享有与其他岗位相同的发展空间、竞争平台。同时，给予教学秘书相关业务培训和经验交流的机会，多走出校园交流学习，不断提高自身业务能力和业务水平。
（4）教务管理信息系统需不断进行智能升级。教务管理信息系统是教学秘书的主要工作战场，要实现全方位、高效率的管理，必须有完善的硬件设备。一方面要不断更新教学管理信息系统，另一方面不断加强教学秘书的工作技能。及时掌握教师、学生、教学设备等的信息，加强各部门之间的信息交流与沟通，实现方便快捷的资源共享，传递，无纸化办公等。
3 二级管理体制下教学秘书工作能力的要求
（1）职业道德。教学秘书作为高校教学管理一线人员，要热爱本职工作，甘于奉献，服务好广大的教师和学生。同时，教学秘书与学生、教师、学校管理者都有接触，其工作态度的影响范围广泛，必须要严于律己，树立正确的人生观、价值观，在完成本职工作的同时，还要潜移默化地影响广大学生，起到榜样育人的效果。
（2）工作技能。教学秘书工作涉及面广，事务繁杂，在坚持原则性的同时要灵活应用，抓住教学管理工作的特点，妥善安排工作顺序，统筹兼顾各项事务。不断提高分析问题、解决问题的能力，要从常规性工作中走出来，跟踪调查，深入教学一线，了解教师的教学状态、学生的学习情况、教学环境的情况，进行教学信息的采集、统计、分析，发现问题，及时给领导反馈和调整，以保证教学质量和教学效果的提高。
（3）自我发展。各系教学秘书应当积极学习与本系相关的专业知识，了解课程的设置，不断调整、更新自己的知识结构，提升自身的素质，以便更好地完成系内部的工作。在日常工作中不断提高自己的沟通协调能力，在做到基本信息传递无误的情况下，提高调研分析、文件撰写能力，为领导决策提供高质量的信息和建议；积极思考、创新思维，结合自身的工作不断改进工作方式方法。
参考文献
[1] 潘立，赵颖娣，鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位[J].高教与经济，20l0（1）：24-29.
协会专职秘书工作计划篇（8）
一）主任、副主任
副主任两名。委员会设主任一名。
二）秘书长
副秘书长两名。委员会设秘书长一名。
负责协调项目所涉及相关部门的意见，秘书长由市***府分管规划工作的领导担任。主持专家技术审查和项目评审。
副秘书长协助秘书长工作，副秘书长分别由市***府协调规划工作的副秘书长和市规划建设局局长担任。副秘书长受秘书长委托，主持专家技术审查和项目评审。
三）委员
委员由市委、市***府有关领导和市***府相关职能部门的主要负责人担任。
四）办公室
负责委员会的日常事务工作。办公室设在市规划建设局。委员会设办公室。
二、工作职责
委员会主要职责是
一)负责制定《城乡规划委员会工作规程》
二)审议年度城乡规划编制、修编计划；
三)审议各类法定城乡规划及规划调整。涉及容积率调整原则只讨论以下两类：①国有土地尚未出让、***府和行***事业单位非营利性项目以及公共设施和公益事业建设项目②容积率与现行土地招拍挂***策不一致须调整的
四)审议投资3000万元以上建设项目、划拨用地项目及划拨用地转为经营性用地项目的选址；
五)审议投资3000万元以上建设项目设计方案；
六)审议市委、市***府交办的其他有关议题。
三、会议议事程序
一）申请召开或召集会议
向委员会主任提出申请，委员会会议原则上每月召开一次。一般由秘书长根据议题准备情况。经主任批准同意后召开；会议由主任或委托副主任召集。
审议议题，会议申请内容包括召开会议的时间、地点、会期。参加会议的委员名单，列席会议人员名单。会议通知由委员会办公室发出。
二）议题准备
提出办公室初审意见，拟提交委员会审议的议题材料由委员会办公室汇总和审查。并撰写议题说明。秘书长负责审核。凡提交委员会审议的议题，必须经过以下处理程序：
1议题申报部门与议题涉及的单位已经进行了充分的协商。
2提交委员会审议的城乡规划和重要建筑设计方案必须经过专家评审会进行评审。
3项目进入类议题初审意见由项目联合审批机构负责提出。委员会办公室负责上述两类项目的程序审查。
4委员会办公室对相关单位或部门的反馈意见采纳或不采纳要进行说明。
三）议题通知
委员会办公室提前三天发出会议通知。确定会期后。
四）与会人员规定和要求
经召集人同意，参加会议的委员数必须达到委员总数的三分之二以上。因故不能参加会议的应提前向会议召集人请假并说明原因。可以授权他人参加会议。
与议题有关的部门、单位经批准可列席会议。
五）议题汇报
也可由其他部门或规划设计单位负责人汇报。议题汇报人为委员会办公室、项目联合审批机构、海棠湾管委会负责人。因技术需要。
六）会议纪要和督办
报秘书长审核后，委员会办公室负责在会议结束后5个工作日内拟写会议纪要。呈报委员会主任审签。
由秘书长责成有关部门督促检查办理。会议决定督办的事项。
七）会议信息的咨询、和议题公示
任何人不得以任何方式透露会议的详情和内容。对于有关项目和公众意见的审议结果，办公室负责会议资料的查询和信息。办公室负责将审议结果书面通知提议人。涉及规划调整的议题，办公室在纪要签发后报请***府批复前按相关法规的要求向社会公告。
协会专职秘书工作计划篇（9）
教学管理是一个复杂的系统，包括教学计划的制定与实施、教学过程的动态管理、教学质量监控管理、教学基础设施建设管理等方面。教学管理是学校实现最终管理目标的关键。随着高等教育体制改革的深入，高校教学管理体制和教学管理模式也随之发生变化，作为教学管理队伍中最基层的人员——教学秘书，其角色定位与服务能力要求也在发生着变化，已由应对单项事务性工作的行***人员转变为具备行***和业务综合能力的管理人员，其“高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，对维护高校教学秩序起到至关重要的作用。”[1]因此，从教学秘书岗位职能的客观要求来看，高校教学秘书须适应多种角色，具备多种能力。
一、教学秘书的岗位职能
教学秘书是一个特殊的职能岗位，作为教学秘书，并不是***完成各项工作的，而是需要与多个职能部门之间进行相互沟通、支持、协作，才能完成其工作职责。教学秘书的岗位职能，我们可以通过下***反映出来：
从***中，我们可以看出，各二级学院的教学办公室实际上是一个学校各方面教学信息的中转站，而工作于其中的教学秘书，则在这个中转站中承担着教学信息的发送、接收和反馈等功能，是教学管理工作的枢纽。教学信息的流动、教学秩序的保持、教学***策的执行都离不开教学秘书。可以说，教学秘书在教学管理中承担着不可替代的作用，是教学管理环节的直接而重要的参与者。
二、教学秘书的角色定位
教学秘书的岗位职能，要求其必须适应多种角色：
1、教学秘书是服务者
***的十六届六中全会提出了“以人为本”的社会主义和谐社会建设原则，“服务型教学管理模式”这一理念也逐渐运用到教学管理改革中，“大学服务型教学管理范式倡导人本主义价值观，秉持‘顾客至上’原则，要求管理者不断增强服务意识，将实现广大师生的共同利益作为管理活动的出发点和归宿，将为教学工作及师生员工提供优质服务作为根本职能。”[2]服务型的教学管理模式是教学改革管理的趋势与归宿，教学秘书应该从自身做起，做好服务管理工作。
随着高等教育的发展，“一切为了学生，为了学生的一切”的服务理念已深入人心，教学秘书更要树立“服务也是一种管理”的意识，以端正的态度为学校、师生做好服务。当教学秘书要以坚定的服务信念、良好的服务态度、优质的服务水平、高超的服务质量，为教学管理部门和广大师生提供保障，保证科学化管理得以顺利实施，为学校教学管理的可持续发展、学生在校的高效学习创设有利条件。
2、教学秘书是沟通者
教学秘书是学校教学管理的最基层人员，同时处于教学管理的最前沿，要认清自己的角色地位。学校各级教学管理部门的决策需要教学秘书的传达和执行，教学计划的具体实施及其过程中出现的一切事务需要教学秘书的安排和协调。教学秘书从中起到上联下达的作用，人本主义心理学家马斯洛曾指出：“管理更多的是一种对生活的人文看法，而不仅仅是对技术的掌握。”[3]因而，对上，要积极主动完成上级管理部门布置的任务；对本院系的师生，需充分考虑其特点和需要，加强沟通，善于协调，艺术地处理与师生的关系，营造同事之间、师生之间良好的相处氛围。
此外，当前高校管理中，因对教学管理和学生管理尚未建立统一的制度体系，教学管理工作与学生管理工作还有待于进一步紧密结合，教学管理部门和学生管理部门之间的沟通显得尤为重要。在教学管理方面，需要教学秘书与学生管理部门加强沟通与交流，以便在相对统一的工作平台和管理模式下，实现工作规程的完善和管理效能的提高。
3、教学秘书是管理者
著名物理学家奥本海默说：“使科学技术充分发挥威力的是科学的组织管理。”[4]教学管理工作繁琐而复杂，教学秘书不但要谨小慎微，努力处理好教学过程中突发的各项事务，还要有统筹安排工作的方法，善于挖掘教学管理规律性的意识。只有这样，才能更好的驾驭教学管理工作。
教学管理首先是规律性工作。如：学期初的教学任务的安排、教材发放、学生补考、重修、选修课的落实、学生注册、教师教学质量考核、外聘教师的申报、酬金发放表的制作等，学期中的毕业生资格审核、期中检查、学生考试类别划分等，期末安排考试、成绩录入、教材征订、毕业班相关事务等。此外，贯穿于整个学期的常规性工作还有各项教学文件的传达与实施、教学档案的整理与归档、教学进程的变动与调整等日常性工作。这些工作看起来无章可循，实质上只要教学秘书掌握其中规律，便可有秩有序完成，提高工作效率。
值得强调的是，教学质量是衡量一个学校教学管理水平高低的重要指标。“教学质量管理是按照教学计划要求对安排的整个教学规定的质量要求和实现培养目标的一种管理。”[5]提高教学质量是教学管理的核心任务。提高教学管理效能，其出发点和最终目的都是为了提高学校的教学质量。作为教学秘书在日常教学管理工作中，要对整个教学环节，如教学任务的实施过程、实践环节的确定与调整、考试阶段的安排与巡查等方面，树立正确的质量管理观念，不断提高质量管理意识，不断提升自己的管理质量标准，搞好质量管理的全过程。只有这样，才能使教学质量评价体系成为改进教学过程、提高教学效果促进学生发展的助推器。
4、教学秘书是协助者
教学秘书首先是院系分管教学领导助手。明确工作要求是教学秘书处理好与领导的关系、做好助手的基础，也是提高教学管理效能的重要因素。教学秘书的工作要求主要表现在：能够保证本院系日常教学管理工作稳定，在此基础上，协助院系领教务部门采取一定的原则、方法、制度，提高教师的教学水平，保持学生的学习热情。
认清自己的角色是教学秘书做好协助工作的重要前提。教学秘书是学校各项教学工作的具体执行者和传达者，同时又是本教学单位与其他部门、本部门领导与教师、教师与教师、教师与学生之间的桥梁。教学秘书在处理这些诸多关系中，要以恰当的方式、全心全意为教学工作服务的态度协助领导进行教学管理。
提高执行力是教学秘书做好协助工作的关键。教学秘书在执行上级部门及领导决策时，应做到：传达工作要求清晰、明确，执行工作任务细致、耐心，在有多个工作头绪时，要分清主次、抓住重点、有的放矢。教学工作千头万绪，作为二级学院的教学秘书，必须将每一项工作都落实到实处，才能确保教学秩序的正常展开。
三、教学秘书专业素养的提升
随着高等教育事业的改革与发展，教学秘书处理要具备适应其多种角色的能力要求，还应具备更高层次的专业精神与专业素养。教学工作事无巨细，教学秘书除了每天要面对重复的日常工作和突发事件的处理，还需不断提高自己的业务水平。“教学管理是一门学问，教学管理这门学问也需要人们去研究。”[6]教学秘书只有了解所在院系的学科知识，关注专业动态，才能更好地完成工作。因此，教学秘书在教学管理过程中，应该从如何提升自己工作效能出发，以专业精神与要求完成自己的工作。根据教学秘书的工作职责和岗位角色，教学秘书应从以下几点提升自己的专业素质：
1、研究教学管理规律，制定计划
教学管理工作有其自身的周期性和规律性，教学秘书掌握了这种特性，就能为自己的日常工作提供便利。在期初，教学秘书可针对本学期的教学管理任务制定完善合理的计划，如：学期初准备好课表的安排、期初检查、教师考核等，并能根据计划做到什么时段做什么工作，认真严格按照教学管理进度工作，使教学工作有条不紊的进行，提高教学管理效能。
2、把握教学管理方向，树立目标
学校教学管理的目标是提高教学质量，培养出社会需要的人才。教学秘书要学会将学校的教学管理工作计划、任务转化为自己的工作目标，提高自己的工作积极性、创造性。
3、精通教学管理内容，执行程序
制定工作计划和目标，还要有严格的执行程序。教学秘书应按照学院的教学管理工作，精通教学管理内容，从而科学地制订自己的执行程序，程序内容应具体，可操作性强。
总之，随着高等教育改革的深入、高校教学体制的变化，教学秘书在教学管理过程中，肩负着多种岗位职能，这些岗位职能要求教学秘书必须适应多种岗位角色，不断提高自己的专业素养，使自己具备合理的能力结构，才能适应不断发展的教学管理事业。
【注 释】
[1] 田萍.从高校教学秘书的工作现状看教学秘书队伍建设[J].知识经济，2009（8）.
[2] 丁福兴，李源岫.大学服务型教学管理范式构建的内动力障碍分析—人性假设、身份区分及心理契约[J].黑龙江高教研究，2012（11）.
[3] （美）马斯洛.人本管理模式[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2003.3.
[4] 邓元时等.管理学概论[M].贵州：贵州人民出版社，2004.6.
[5] 吴琴等.高校教学秘书工作的特点、作用和职能[J].产业与科技论坛，2012（5）.
协会专职秘书工作计划篇（10）
高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行***机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行***秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。
一、高职院校行***秘书队伍建设的现状
1．高职院校行***秘书角色定位不明确
一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显著特征，但是关于高职院校行***秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。
2．高职院校行***秘书队伍整体素质偏低
从整体上讲，高职院校行***秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行***秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行***秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行***秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行***秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。
二、高职院校行***秘书的岗位职责
行***秘书是院（系）行***工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行***秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风；具备真才实学及良好的心理素质；具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行***秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。
1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。
3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。
4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。
三、强化行***秘书综合素质，完善队伍建设
完善行***秘书队伍建设，首要是强化行***秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义，在新的时代背景下，还应提升以下几个方面的提升：
1．加强学习，提高个人的基本业务能力
行***秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，在起草各类文件时，既要简洁明白的传达领导的意***又要文字表述准确，还要注意各类文件的编排，这就要求秘书人员具有扎实的文字功底；其次要具备良好的表达能力，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。
2．开拓创新，完善知识体系
高职院校是人才荟萃，知识密集之地。如果行***秘书自身专业知识贫乏，对相关知识一无所知，在具体实践中就会有障碍。因此，高职院校行***秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面，对于行***管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。
3．加强管理执行能力
行***秘书主要负责二级学院行***事务的管理，如教师的行***管理、设备管理、档案管理等等，所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令，坚决果断的执行，并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。
4．提高信息的收集和处理能力
21世纪是信息的时代，高职院校行***秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来，就能更有效地履行自己的职能，发挥信息应有的作用与潜在的作用。行***秘书的信息能力包括以下三个方面：一是计算机操作能力，要熟练地运用OFFIC操作系统；二是信息处理能力，也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工；三是信息开发能力，包括就管理活动中的信息处理流程进行设计，结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善，对原始信息进行分析和相关处理，根据信息处理结果进行决策和评价等等。
5．强化服务意识
对于高职院校行***秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务，积极主动地给领导当好助手和参谋外，更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对广大师生的管理服务工作，还要加强预见性，增强主动性，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持，提高服务的质量和效率。
行***秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度，服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为学院服务。
6．最大限度地发挥个人协调能力
在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，所以协调关系是行***秘书工作的一项重要职能和长期任务，是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，高职院校行***秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助领导处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成有序的工作局面。 转贴于
三、结语
总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作，就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。高职院校行***秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视，并为行***秘书提供培训与继续教育的机会，行***秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行***秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。
参考文献
协会专职秘书工作计划篇（11）
高校本科教学评估是国家对教育宏观管理的一种手段,是对学校以教学工作为核心的学校办学情况的整体性评估,是加强学校基本建设、强化教学管理、深化教学改革、全面提高教学质量的主要手段。教学秘书作为教学基层管理人员,是提高高校教学管理水平,严格按照评估标准执行教学管理的重要人物。教学秘书工作的质量、自身的素质和工作能力将直接影响学校的教学管理水平和管理效率。教学秘书工作质量高在客观上对学校的教学起到了积极的推动与促进作用,使参加评估的学校的教学工作规范有序,教学水平提高。因此,在各高校扩大招生规模,迎接教学评估的形势下,系部的教学秘书工作面临着新的挑战。
1.从评估中看教学秘书在教学管理工作中的地位和作用
1.1教学管理的参与者。
教学秘书岗位是高校迎评促建的关键所在。教学秘书在上级领导下,根据专业要求特点,按照教学规律组织制定教学计划,根据专业自身发展的需要,适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学文件,在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性,防止他人随意改变教学计划。根据教学计划特点,教学秘书通过执行教学计划行***管理,协调各个教学环节,使教学工作有条不紊地运作,为完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织的重要作用。教学秘书协助系主任处理系里的具体事务,起到参谋作用。因此,教学秘书岗位是教学信息管理上传下达的桥梁,是学校教务部门联系院、系和学生的纽带,是学校各项教学计划和指令最基层的执行者。
1.2档案管理者。
教学秘书应全面掌握教学及教学管理的文件和资料,并且分类存储,立卷归档,以供院系教学管理的需要。这些教学档案都是多年积累下来的智慧结晶,对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值。教学计划、授课计划、教学大纲等档案的保存为院系领导搞好教学管理提供依据;教学日志,进度表反映日常教学情况;考试试卷、毕业设计、科研论文等教学原始资料真实地反映教学运行状况,也是评估中一项重要的检查内容。教学秘书应该增强收集与整理档案的责任心,积极地做好各项材料的立卷和归档工作,使档案最大限度地发挥作用。而这些方面又是迎评促建的重要检查点所在。要达到***规定的优秀水平,切实提高高校教学与管理水平,教学秘书必须达到专业化水平。
1.3学籍成绩的记录者。
学籍成绩是一项平凡而又重要的工作:从老师处收成绩册;登记补考学生名单及学生人数;将成绩册、补考名单报送教务处,根据教务处安排,通知学生补考时间和地点;在教务网输入学生成绩。在试卷的规范管理方面,从命题审核到试卷分析,从教师对试卷的精批细改,到规范整齐的归档,都需要教学秘书严格把关,认真细查,及时纠正教师的错漏之处。而这些琐碎的工作,都需要教学秘书耐心细致地做,反反复复地核查,确保不出任何差错,这些也都是评估专家组必须检查的,是一个系部教学秩序正常运转的重要保证。
2.从评估中看教学秘书在教学管理工作中的若干缺失
2.1随着高校教学改革的进一步深化,专业方向拓宽,办学层次改变,学生人数扩张,教学秘书的工作量急剧增大。
在信息瞬息万变的新时期,传统的工作模式已不再适应新时代的岗位要求,很多教学秘书都是刚参加工作的本科生,专业不对口、高层次人才的随掉人员,他们对教学的发展缺乏教学管理经验和专业知识、技能的训练,在进行教学研究和教学管理研究存在一定的困难。
2.2在评估工作中,院系两级负责保管的教学档案资料存在的问题比较多。
原因是各高校在建设规划中,往往将重点放在院系及专业的建设中,忽略了档案资料的建设与保存。另外,各院系负责保存教学档案的教学秘书更换频繁,使教学档案材料收集、保管等经常出现断档现象。
3.从评估中看高校教学秘书的可持续发展
3.1明确工作职责。
根据本科教学的需要,为进一步规范教学管理,教学秘书分为教务秘书和考务秘书,进行职责分工,协作管理。系部教学秘书只有充分明白自己的职责,系统地掌握教学管理知识,熟悉学校关于教学管理的各项规章制度,熟悉掌握本系部的教学特点,组织行***人员做好教学、科研、行***、后勤等日常服务工作,协调各方面的关系,搞好分工与协作,才能更准确、更快捷地做好本职工作,为教学工作打好基础。
3.2科学文化素质。
随着改革开放的社会主义市场经济的不断深入,社会发展和科技进步推动了教学事业的发展,教学秘书的整体素质有待提高。由于现代技术已经广泛渗透到教学领域,教学管理的业务信息也愈来愈多,如学籍管理、教学计划修订等工作都需要用计算机来完成,计算机已经成为其中重要的沟通工具,与日常的工作联系密切。传统的管理方式不再适应时代的发展,这就对教学秘书提出了更高的科学文化要求。这就要求教务秘书具有较宽的知识面和一定的组织协调能力,赋予富于创新精神,熟悉教学规律,掌握现代计算机科学技能,把社会过程中出现的新理论、新技能运用到教学管理工作的具体实践中去,使教学工作科学化、现代化、技术化,为师生提供快捷优质的服务。通过自己的工作实践,有机会要积极进修研究生班教学管理知识,进修计算机知识,不断提高业务水平和计算机技能,能得心应手地使用现代化管理手段,充分利用校园网,使之成为教学管理的重要途径,提高工作效率,完成教学管理各项任务,增强“管理育人、服务到位”的效果。
3.3良好的业务知识素质。
高校的根本任务是培养人才,教学是学校工作的重心,教学秘书是教学工作的参与者,处在教学管理工作的第一线,教学工作是高等学校发展的基础,对学校的教学质量起着巨大的影响工作。因此教学秘书必须具备良好的专业素质。专业教学计划是保证教学质量和实现人才培养目标的主要载体,是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。写作和语言表达能力是教学秘书完成工作的基础,无论是教学计划的实施还是各科成绩分析、考试总结、实施工作的反馈信息,都离不开文稿的撰写。准确简洁的文字表达,分别分类,完整地表达思想,能够更好地为系领导做出高效高率的决策提供依据。教学秘书应该在工作中严格要求自己,通过业务学习,提高知识结构、管理能力、应变能力,以适应新形势下高校教学工作日益多样化的新要求。
3.4和谐的沟通合作能力。
在很多本科院校,四个年级才配备一个教学秘书。教学秘书的工作是一项繁琐的工作,工作量大,事情琐碎,业务繁忙,教学秘书不仅要协助系主任搞好教学日常工作,而且要协调好与教师、学生之间的关系。教学秘书要明确自己的职责,提高自身的协调力和亲和力,最大限度地发辉潜能,将教学管理工作制度和人文关怀相结合,创造和谐的环境,营造平等、团结互助的氛围,极具耐心,通过一定的组织形式、管理手段,使教学活动达到预期的效果。随着学院的大发展和院系两级管理的制度不断完善,教学秘书需要与学院外部的相关单位进行联系洽谈,这都需要教学秘书具备足够的组织能力和沟通能力。教学秘书要虚心了解岗位职责和有关教学管理的规章制度,了解各年级的教学计划,课程设置情况,征求学生对开设专业课程的意见和建议,为老师和学生做好服务工作,及时把教师及学生对教学工作方面的建议反馈到上级部门。
教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分,在教学管理系统中发挥着重要作用。在迎接***高校本科评估工作中,教学秘书承担的工作将成倍增加,专业性也将进一步加强。通过高校教学评估,对促进学校教学质量、提高教学管理水平有着重要意义,从而推动高等教育健康发展。
参考文献:
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