我优求知网档案保管利用股例1
一、讨论股份制企业档案的含义与价值
伴着企业管理制度的革新，一般的档案资源已经不可以全部揭露企业档案在建设当今企业制度中的地位和作用，要重新看待它，建立新理念于股份制企业档案信息。公司制企业档案工作的法律环境原理上适合股份制企业。尤其是国有企业改组为股份制企业的，国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四个部门1998年3月5日制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作过显著详细规定。所以档案工作的一套标准规范也适合股份制企业。自身就是一种无形资产的企业档案，拥有无形资产的特点和效果，为企业资产的构成局部，在一般档案概论里从来没有明确过。股份制企业档案是企业各自股东一齐享有的资产和产权真实可靠的原始凭证。为保护股东资产和权利利益的主要保障，针对维护企业商业机密、知识产权和国家机密都是非常主要的。
二、完善法律法规体系，为实现于制度管理创新
颁布《档案法》之后，我国档案工作逐渐步入了“依法治档”的正轨，日渐成为一个以《档案法》为根本，由部分档案行***法规、规章构成的互相联系、互相调和的有机体系。即时，针对档案法规的研究也逐步深入。仔细施行《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等，经过***策和立法逐步踏入“依法治档“的正轨，逐步构成档案管理有机体系。依照法律管理股份制企业档案为保护股东资产和权益的主要保护伞，针对保护企业商业机密、知识产权及国家秘密全是非常主要的。档案管理部门应根据档案工作的法律、法规，主动探究和探索对企业档案事业本身进步有利及为各项事业有效服务的新机制、新方法，致力搞好每一方面的工作，逐渐树立起依法治档的新秩序，更好地为市场经济效力。于***治、经济体制革新逐步深入的过程里，真个社会的档案法制理念还较薄弱，尤其是企业高级管理层、监督管理企业工作的***府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制理念和企业改革进展的需求还有着一定的距离。依据股份制企业工作实际，按照企业档案“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作根本，于档案工作加入企业发展策划和工作规划，定制档案工作规章体制。档案的交接都要进行严格的交接手续，做到传递准确、办理速度快、存档按时、保管安全，追求全面制度化管理，来保证企业档案工作的正常发展。
三、加强股份制企业的档案建设与管理
1. 完善股份制企业的档案全宗
全宗的含义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”。绝大部分股份制企业并无***或者明确的档案管理机构和体系，无明确的档案工作分管领导。但是股份制企业建立规则的档案全宗，更有利于股份制企业档案的治理、保管、统计和提供利用等其他工作。
2. 加大股份制企业的管理建设力度
（1）股份制企业尤其是国有控股企业的档案是国家档案的主要构成部分，档案部门应提供档案材料针对资产评估档案的建设企业。企业档案法制建设需要加大及完善。针对部分合同、协议等经营管理方面的文件同样需要特别注意，主动和证券监管部门加大交流合作，一齐开展年度档案工作认可及***检查。特别为一类触及债权、债务，没有完成经营活动的文件，于转换机制的时候，于有关领导和部门必需提供和利用，让其能接着完成它们并将其可能引起的经营结果顾及到建设现代企业体制中股权计算中去。
（2）完善管理体制，由大股东档案机构代之收集大部分企业的行***管理档案，独自实行整理、保管、统计和提供利用的工作，因此在构建现代企业体制中要注意抓好档案资料的收集整理和归档工作。档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构需要加大发展和规范。监管部门和中介机构要确定企业档案信息来源的合法渠道。于产权体制革新中，要为改革服务提供多数档案。又要留意收集、管理好改革途中构成的档案。
（3）提高整体的素质，档案工作人员的素质直接联系至档案工作的质量及水平。为针对形势的进展，更好加大和完善企业档案法制建设，必需要转换机制、转变职能，打破原有管理模式，推进档案工作的现代化管理于股份制企业的档案工作。因此需积极发挥档案管理交流各类信息主渠道的优势，将科技资料、信息情报及库存档案全部统一管理，设立多功能、信息量大、信息类型多的拥有综合管理职能的档案信息中心，一部分股份制企业的档案在无约束机制时候移交接收非常困难，档案种类不完整、收集不齐全、程序不标准。所以要加快档案工作的现代化建设，加大档案工作标准化和规范化的推行力度。不仅需不断更新管理方法，让其逐渐实现现代化，过去的单一手工检索已经不适合市场经济的快速节奏，要逐步完成计算机联网；而且需跨企业建设档案信息开发运用网络，为了适应市场经济的需求，可跨企业、跨地区建设信息开发网络，可依据情形，建设目录中心，形成信息开发体系，发挥体系的整体功能。
股份制企业管理基础工作的构成结构为股份制企业档案工作，为保护股份制企业经济利益，合法权益及历史真正面目的一项主要工作，认真实行《档案法》，完善股份制企业档案工作，对于增进国民经济，科学技术和档案事业的进展，保护企业的合法权利与利益，减少企业经营风险的发生，维护投资者的合法利益。都有非常重要的意义。
参考文献:
[1]安雪红 孙晶: 浅谈股份制企业的档案管理[J].一重技术,2003(04)
[2]冯丽霞: 对股份制企业档案工作的初探[J].上海档案,1995(01)
[3]吴采明: 对股份制企业档案工作的几点思考[J].秘书之友,2001(09)
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1.建立健全档案管理制度
档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，建立层层把关的档案管理体系，规划好档案管理的总体要求，制定好各类档案的管理办法和实施细则，并指定专业人员进行管理。另外，还要规范档案借阅手续，防止档案的损坏和流失。健全的档案管理制度规范包括：(1)立卷归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求等；(2)档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施等；(3)档案保密制度，包括档案的保密措施及对档案人员的保密要求等；(4)档案利用制度，包括利用范围、方式、要求、批准手续等；(5)档案人员岗位责任制，包括档案人员的具体职责、权限、任务、考核和奖惩措施等。建立完善的管理体制，由大股东档案机构代之收集大部分企业的行***管理档案，进行整理、保管、统计和提供利用工作，因此在构建现代企业体制中要注意抓好档案文件材料的收集整理和归档工作。档案事务所、档案保管中心等档案中介服务机构需要扩充发展和加以规范监督。监管部门和中介机构要确定企业档案信息来源的合法渠道，在产权体制改革中提供档案利用服务。还要注意收集、管理好改革过程中形成的档案。与此同时，要提高档案管理人员的整体素质，档案管理人员的素质直接关系到档案工作的质量及水平。总之，根据形势的发展，逐步建立和完善企业档案法规制度，必须转换机制、转变职能，打破原有的管理模式，推进股份制企业档案工作实现科学化、规范化、法制化。因此要积极发挥档案信息交流主渠道的优势，将科技资料、信息情报及库存档案实行统一管理，设立多功能、海量信息存储和信息类型多样的拥有综合管理职能的档案信息中心。
2.加快档案信息化建设
部分股份制企业在无约束机制时档案的移交接收非常困难，档案种类不齐全、收集不完善、程序不标准。因此要加快档案工作的现代化建设，加大档案工作标准化和规范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐渐实现现代化，改变单一的手工检索和服务方式，逐步实现计算机联网，适应市场经济的需要，建立跨企业、跨地区的档案信息开发应用网络，建设目录中心，形成信息开发体系，发挥体系的整体功能。档案管理工作的技术手段和条件是提高档案管理工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件，是档案管理工作创新的硬件基础。首先要对档案目录进行数据录入、打印装订，实现纸质目录与电子目录配套保存使用。由于历史原因，档案目录的传统装订方法采用的是手工填写、账本式装订，经过长时间的翻阅，容易造成档案目录字迹模糊、纸张破损。另外，因手工填写字迹潦草、难以辨认，给档案的开发和利用造成很大不便，给档案资料的查找带来很大困难。针对此种状况，应在档案信息系统建设中加以改进，组织人员对所有档案目录进行数据录入、校对、打印和装订工作。重新装订后的档案目录实现了纸质目录与电子目录相配套，查阅方便、准确、快捷，提高了档案利用效率，给档案的开发和利用创造了便利条件，为档案数字化管理奠定了基础。
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1.目前称为“上海石油化工股份有限公司档案馆”，若无特殊规定，其管理职能最多只能是管理和监督股份公司各机关及下属二级单位的档案和档案工作，无权管理和监督上海金山实业公司和地区的档案和档案工作.
2.从历史和现实来看，原总厂档案馆已经收藏了上海石化所有大、中型项目的基本建设档案和技术措施项目的档案材料以及原总厂机关各处室建厂以来文书档案和会计档案材料。从一个地区、一个立档单位保存档案的完整性和系统性的要求来看，今后股份公司和实业公司机关各处室的文书档案和会计档案也应统一归到档案馆为妥。
3.从发展的观点看，石化地区有发展成为上海市一个区或二级市的可能.现在已经有这么一个初具规模、具有一定保管条件的档案馆，如果仅仅保管股份公司的企业档案，不充分发挥其作用，而再去造第二个档案馆来保存其他档案，这是不大可能和不现实的，对国家和企业来说也是一种莫大的浪费.鉴于以上几方面的原因，档案馆的名称应称“上海石化档案馆”为好，可以行使其对上海石化两公司和地区所有档案和档案工作的管理和督导的职能.
二、关于档案两级节理体制问题
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就我市而言，企业共有517家，其中民营企业经营形式在九十年代中后期开始出现，当时仅寥寥几家；近两年，随着国有企业的改制和破产，国营和集体企业在我市已所剩无几，而民营企业则达到481家；占全市企业的93%。目前其进展状况大致可分为以下三种情况：第一类，发展较早，已初具规模，比较成熟的民营企业有南城盛隆联合公司、北城西园盛康实业公司、市金银首饰厂等；第二类，制定了章程，准备发行股票的有琚湾粮油加工厂、太平草柳编制工艺厂等；第三类，正在考察学习，准备制定章程发行股票的有环城灯具厂、南城塑料厂、兴隆预制厂、鹿头轻机厂等。其中金银首饰厂属中外合资的股份制企业，仅占全市股份制企业的4.3%；由此可见，股份制企业在内地尚属起步阶段，有广阔的发展前景。目前主要形式是当地的小企业走向联合，成立较大的股份制厂家、公司等以发行股票来扩大企业的生产经营；中外合资企业在内地所占比例不大，但有发展的趋势。
2 民营企业档案管理存在的问题
从对民营企业的调查情况来看，民营企业档案管理普遍存在着许多问题。其中最为突出的是集中统一管理问题。我市481家股份制企业中建立综合档案室、设专职档案员的只有家，只占21.7%，民营企业的组成形式比较松散，例如：枣阳市北城西园盛康实业公司就是北城西园村将村办的花木公司、纸箱厂、房产开发公司、电镀厂、西城宾馆等5个企业协调起来组成的；这种松散的形式给企业档案的集中统一管理带来了诸多不便；同时企业管理者在企业成立之初急功近利，对档案工作重要性认识不够，舍不得投入人力，物力，档案东一堆，西一堆，分散在各处，无专人保管，亦无专库保存；档案“散、乱、缺、损”现象严重，档案工作难以正常开展。
其次，是档案收集不全。一个民营企业从其发起到成立，要形成大量的文件材料；包括企业的设立方案、章程、提交申请报告、企业发起人情况、招股说明书、营业执照、成立董事会、理事会、监事会、股东大会等所形成的文件材料以及其成立后在生产经营、科研、基建等一切活动中形成的文件材料都属其档案收集的范围；但股份制企业的监督机构是股东大会或监事会而不是***府，企业合资者们档案意识又比较薄弱，再加上档案工作与其它工作相比属于长远利益的事业，这样就不容易得到企业领导人和管理人员的重视；致使许多重要材料不能及时收集归档，时间一长也就散失，无处寻找，严重影响了股份制企业的进一步发展。比如：有一台商欲与北城塑料厂合资开发一个新项目，但由于厂方的档案资料残缺不全，拿不出令人信服的证据，台商迟迟难以决策，终使项目告吹。
第三，就是股份制企业的专兼职档案人员业务素质较差，不熟悉档案业务，承担不了企业董事会交给的档案管理职责，主要表现在：阅卷跨年度，组卷不分问题和类别；有的则干脆将每年的档案资料往角落里一塞了事，档案管理处于混乱状态；这些都不能适应股份制企业生产、经营和发展的需要。
3 加强民营企业档案管理的措施
3.1 大力宣传贯彻《档案法》，提高民营企业经营者和管理者的档案意识
民营企业的主要特点是企业私营、自负盈亏和自担风险。因此企业的投资者希望把企业办好，提高企业的经济效益；而档案管理的好坏，直接影响着企业的经营水平和发展后劲。我们档案部门要利用各种方式和方法大力宣传《档案法》及档案工作的意义。比如可以利用广泛散发《档案法》小册子、收集编发《档案利用效果选》等来引导他们重视档案工作。只有企业经营者的档案意识提高了，才有可能在民营企业成立之初，就把档案工作纳入民营企业管理层的议事日程；在企业中建立健全档案管理的各项规章制度，设立机构，配备人员，为企业档案的集中统一管理创造必备的条件，为企业档案工作创造良好的氛围。
3.2 多途径引导，不断推动民营企业档案工作的深入发展
一是，舆论宣传引导；二是，***策规范引导；三是，工作典型引导。《档案法》是开展各项档案工作的法律依据，面对股份制企业这一新的事物，我们要用好、用足、用活《档案法》。在实际工作中可依照其有关条款，建立档案***监督检查通知书制度，联合股份制企业的监事会，对其档案管理工作进行督查，发现有不足之处和违法现象，比如有人将重要档案资料占为已有而不交出归档或私自销毁、更改档案等，就给违法者寄一档案***监督检查通知书，限期改正，到期不改的，将依法追究其责任。档案法制观念的增强，对于维护历史面貌和档案资料的齐全完整等都有重要的作用。
3.3 调整业务指导方式，搞好对民营企业的业务指导工作
县级市的业务指导科一般只有三、五个人，却要担负全市众多单位以及机关档案管理、大型工程、专题活动、文书立卷等的档案业务指导任务，所以业务工作往往处于被动指导地位；面对民营企业档案，我们应调整业务指导方式，改被动指导为主动指导，采取电话咨询、主动登门、亲自动手等方式强化其业务指导，使其档案员能尽快地掌握档案业务知识，以适应工作需要；在此基础上，还要引导他们从事编研利用工作，以开发企业档案信息资源，服务企业生产经营。
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会计信息档案是人们在经济活动过程中运用会计理论和方法，通过会计实践获得反映会计主体价值运行状况的经济信息。真实的会计信息档案可以如实、客观地反映企业在过去一定时期内发生的经济业务以及企业的财务状况和经营成果;可以帮助投资者和贷款人进行合理决策;帮助***府部门进行宏观调控;帮助企业加强和改善经营管理、评估和预测未来的资金流动。所胃的会计信息档案失真，简单的说就是企业对外提供的会计信息档案严重偏离企业会计准则的规定，不能真实地反映企业实际的财务状况和经营成果的一种现象。因此，真实的会计信息档案对于企业本身，甚至对于整个国民经济都有着不可估量的作用。找出会计信息档案失真的原因，研究行之有效的防范措施，是当前会计改革的一项重要内容。造成会扛十信息档案失真的原因很多很复杂，下面列举几个主要方面的原因:
一 会计信息档案失真的原因
对这个问题的研究我们应该从会计行业所处的社会经济大环境和会计行业自身特点方面来进行分析。
(一)会计信息档案失真的外部原因
1.社会道德秩序失衡
任何经济活动和经济模式里面总是渗透着某种道德文化观念。在逐利原则的驱动下，人们忽视了对道德的修养，出现了见利忘义等行为，侵蚀着会计领地，恶化会计环境，“真账假做，假账真做”，会计信息档案严重失真，会计诚信面临危机。
2.上市公司制度存在严重缺陷
我国大多数上市公司都是由国企改制而来的，由于改制不彻底，上市公司未能建立有效的制约机制，因此，在公司治理方面存在较为突出的问题。具体表现为:①股权结构不合理，.‘一股独大”现象普遍。在股东大会上，其他股东不可能在真正意义上对大股东形成约束。②董事会、监事会存在缺陷。表现为缺乏必要机制来保障全体董事严格遵守义务，维护股东和其他相关者的利益;董事不履行诚信义务、不勤勉尽责的现象时有发生;***的非执行董事缺乏保护中小股东权益的能力与动力;董事长的地位与作用过分突出。③上市公司与控股股东在人员、财务、资产、机构、业务上没有实现真正分开，与控股股东之间的关联交易不规范，导致上市公司被大股东操纵，从而造成控股股东损害上市公司其他股东利益。加之我国目前缺乏一套有效机制来保证信息的公开、公正和有效传递，而信息量又空前增大，且瞬息万变，这就为市场交易主体的不诚信和欺诈提供了可能。④失信成本低且处罚不妥。导致会计信息档案失真的重要外部原因是直接的利益驱动。虽然提供虚假的会计信息有风险，但会计造假带来的收益却是呈几何级数放大。因此，在利益的驱使下，企业通过提供虚假会计信息骗取投资者、债权人及国家有关管理机关的信任，并因此获得投资、贷款或减少税金支出等经济利益，企业会计人员通过制造虚假会计信息档案迎合企业负责人，骗取投资人的信任，并因此获得职务、薪金、股票升值等方面的利益。
(二)会计信息档案失真的内部原因
1.缺乏内部控制制度
制定严格的内部控制制度，能在很大程度上防范错误和舞弊，提高会计信息档案资料的可靠性。而目前我国企业的内部控制从总体上看多属于事后控制为主，这必然导致内控成本较高而收效甚微，无法有效防止会计造假事件的发生。
2.信息不对称
信息不对称是指市场经济活动主体具有不相同的信息，表现为会计信息档案的制造者与会计信息档案的使用者的信息不对称。由于会计信息档案的制造者一般是直接参与公司的运作管理，控制着企业经营活动全过程，拥有企业内部的各种信息，而会计信息档案使用者由于不直接参与企业的生产经营，只能靠会计信息档案制造者提供信息来了解企业的经营状况，这就使得会计信息档案制造者有可能为着自己机会主义的动机和欲望冒着“道德风险”进行逆向选择，违反诚信原则，提供虚假会计信息档案。
3.会计自身的特点及局限性
由于会计原则或会计标准的选择余地较大，而不同的选择又会生成不同的会计信息，这就为会计造假提供了条件，具体表现为:①业绩评价体系中会计指标设计的局限性为会计信息档案失真提供了可能。所谓会计信息档案失真在很大程度上是指会计所提供的财务报告及相关的业绩评价指标不真实，虚报了企业实际情况。而我们的业绩评价指标大多数是针对特定目标完成状况的考核与衡量，如过去用的总产值、企业利润，现在用的利润率、企业价值等指标，无一不是侧重于对企业一定期间经营成果的考核，而不问产生这种结果的程序或过程是否合理。这种过分强调结果而忽视产生过程的指导思想，诱发了会计造假行为的不断产生。②会计原则为会计信息档案失真提供了操作空间。现代财务会计以权责发生制为确认基础，从而产生了大量的应计、预提和待摊费用，会计信息档案制造者可以通过操纵应计项目确认时间来制造虚假业绩，如提前确认收人，推迟确认费用等。③会计***策为企业提供了越来越宽的选择范围。会计信息档案制造者总是在规定的范围内选择有利于自身绩效或其他会计目的的会计***策，给会计信息档案使用者提供虚假的会计信息。
二 会计信息档案失真的防范:实施五项“工程”
(一)建设会计信息档案的“龙头示范工程”:***府诚信
***府诚信，主要指***府在行***过程的诚信，包括***策的权威性、连续性和执行***策的公平、公正、公开性，特别是行***官员的言行一致性和诚心的人格的魅力fzl。就会计师行业来讲，注册会计师在审计中离不开***府提供的各种法律文件，如果这些不真实，会计师又奈何?因此，从这个意义上讲，打造会计诚信信息档案，需要加强***府诚信建设，大力弘扬实事求是的优良作风，坚持依法行***，把诚实守信贯穿于一切工作之中。***门是会计的主管部门，它是执行国家财经***策及财经法律的组织者，指挥者和监督者，是会计界的龙头。打造会计诚信信息档案无疑首先要建设好这一“龙头示范工程”。①加强行风建设，进一步提高***门对自己诚信信息重要性的认识。②采取切实措施，解决存在的某些不诚信信息档案问题。③严格把握会计从业资格证书的发放、注册登记和年检制度，定期对批准设立的会计人员继续教育培训单位的培训工作进行检查、考核和评估。④切实监督检查各个单位会计情况。
(二)建设会计信息档案的“主体工程”:企业诚信
会计信息档案在很大程度上取决于单位负责人的道德水准，主导会计行为的是单位负责人，会计信息档案的主体应是单位负责人。单位负责人个人道德修养的好坏，直接关系到单位的整体信息诚信水平。事实证明:绝大多数会计信息档案造假，虽经会计人员之手，但却是长官意志所为。因此，领导要带头开展“讲诚信”。为此，企业及企业负责人在经营理念上，须牢牢坚持诚信信息原则，在经营活动中，加大对单位员工的诚信教育力度。
(三)建设会计信息档案的“环境工程”:社会诚信
从会计信息与社会信息关联性看，构筑社会诚信信息这一“会计工程”最重要的是加强社会各行业人员规则意识的培养。要建立起一套与社会主义市场经济相适应的、以诚信信息为基础的社会主义道德规范体系;并在全社会范围内全方位、多形式地对会计人员开展持久、有效的职业道德教育，强化法律意识。会计职业道德即“敬业爱岗，熟悉法规，依法办事，客观公正，搞好服务，保守秘密”。具体包括:①正直客观立场;②公正平等意识;③***自主人格;④会计职业判断与责任能力;⑤廉洁奉公作风。
(四)建设会计信息档案的“防御工程”:制度建设
1.建立内部控制制度
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（一）收文及阅文
1、收文。
（1）各级各类文件的收发归档，均由办公室办理，其他部门应予密切配合。各股室收到来文，应先交办公室，办公室严格履行收文登记手续。
（2）、办公室接到文件后，要及时送领导或有关股室，不得延压，应在收文的当天登记阅文完毕。
2、阅文。
（1）、领导或有关股室对送阅的文件，应及时处理，并在处理单上签字和写明处理意见。一般文件阅后要及时退回办公室，“三密”文件阅后应在当天下午下班前送到办公室交给保密员收藏，如需续阅应在次日上班时办理续借手续。
（2）、阅文时严禁使用“三色笔”（即铅笔、圆珠笔和彩色笔）在文件和处理单上签名或勾画。
（二）发文、复印及办理
1、发文。办公室严格履行发文登记。起草签发文件必须按规定格式书写，字迹要清晰，拟稿人签名，经办公室把关后交领导签发，由收发员登记编号，打印校对无误后按时下发。
2、复印。复印“三密”文件必须经领导批准，复印一般性文件必须经分管领导批准，打印、复印一般资料、表格经办公室主任签字后办理。未经签批一律不打印、复印。
3、办理。上级有关业务文件，办理期间由办理股室留存，办毕后交办公室，办公室每年清收一次。清收本着谁签字谁负责，遗失的重要文件要追究签收人的责任。
二、立卷归档
（一）立卷
1、立卷原则
文书立卷必须遵循“保文件之间的历史联系，保证齐全、完整，反映机关工作历史的面貌，便于保管和查找利用”的原则。
2、立卷归档范围。
机关在工作中形成和使用的公文及其他有关资料（印模、照片、录音、录像等），凡能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属立卷归档范围，留存的文件材料必须正文和底稿成套，另留一份作资料，其范围主要有：
（1）、上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议文件，材料及领导讲话。
（2）、本级机关的文件、报告、请示及上级的批复等。
（3）、下级机关的报告、请示及本级机关的批复等。
（4）、本级机关的工作计划、总结、典型经验、专题材料等。
（5）、本级机关***、团、工会活动形成的文件材料。
（6）、本级机关干部、职工的任免、调动、奖惩、招干、招聘及***团干部职工名册等。
（7）、本级机关职工的工资报表、职工年度定期报表等。
（8）、本级机关所属机构的设立、撤并、年检、换证等。
（9）、本级机关及系统内的财产、物资登记及转移凭证。
（10）、国家机关颁发的必须执行的法规文件。
三、文书档案时限
根据《机关档案工作条例》中关于机关文件归档时限的要求局机关各股（室）的文件、资料，除会计档案在本股室留存一年外，其余均在当年底整理收齐后交给档案室，综合档案应在次年第一季度完成上年度的文书归档工作。
四、归档质量
1、应归档的文件材料必须齐全、完整。
2、文件材料按其内容的内在联系，合并整理、立卷。
3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。
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北京市房山区档案局从2002年开始抓小城镇建设档案和管理档案集中管理工作，经历了课题研究、抓试点、全面推开三个阶段，取得了较好效果。
一是确定管理模式。小城镇档案管理工作，必须坚持“统一领导，分级管理”的原则，在业务上接受区县档案行***管理部门的监督和指导；小城镇档案管理工作要纳入镇***统一领导，镇机关综合档案室作为收集和集中保管并提供利用小城镇档案的主要职能部门，同时负责对镇机关各职能部门以及参与小城镇建设的有关单位（开发企业）和部门的档案业务进行监督和指导；镇所属基层有关公司单位，以及不相隶属的建设开发公司等单位形成的小城镇档案，坚持“谁形成、谁收集、谁归档”的原则，均建立档案室或档案专柜。凡一个镇由一个开发公司负责建设的，其工程竣工档案可以自己保管；凡一个镇由多个开发公司负责建设的，其工程竣工档案除向镇机关档案室移交以外，自己也要保管。
二是明确归档范围和责任。⑴镇机关或有关科室形成和留存的有关档案材料，由镇综合档案室集中保管，分类存放；⑵在一个小城镇建设中，房地产开发建设档案管理应做到，凡只有一个建设开发公司负责住宅小区建设的，其工程竣工档案由建设开发公司统一集中保管；⑶凡有多个建设开发公司负责住宅小区开发建设的，工程竣工后，除向区城建档案馆移交以外，还要向镇机关综合档案室移交一套完整的竣工档案，由镇机关档案室集中保管；⑷凡是在中心区（住宅小区以外）的市***和公共设施建设中形成的材料，工程竣工后，除向区城建档案馆移交以外，都要向镇机关综合档案室移交一套完整的竣工档案。为了确保档案移交完整，特别是要求开发公司与镇***府签订档案移交责任书。
三是制发业务标准。在反复调研的基础上，制定了《房山区小城镇档案管理办法》和《房山区小城镇档案归档范围及保管期限表》，使小城镇档案工作有了依据性、指导性的业务标准。
四是以点带面。2003年房山区正式以窦店镇为小城镇档案管理工作的试点单位，在取得经验后，两次召开现场会，全面展开小城镇档案管理工作。
五是争取领导的重视和支持。
河北省唐山市：涉农档案信息下乡、在乡
自2004年初开始，唐山市、县（市）区、镇（乡）三级档案部门统一协调，在全市开展了“涉农档案信息下乡、在乡”活动?熏深受广大农民群众的欢迎。
“涉农档案信息下乡、在乡活动”得到了各级***、***府的高度重视和支持，各县（市）区均成立了此项工作领导小组，明确了主管领导。很多县区专门召开会议、下发档案信息下乡、在乡工作专门文件、拨专款予以支持?熏协调相关部门调拨设施设备予以帮助。
为扩大宣传，唐山市各级档案部门开辟了五条宣传渠道。即：媒体传递、上街宣传、橱窗展示、网上查询、送档上门。市及各县（市）区组织了由主管领导、相关部门和档案工作者参加的多路宣传小分队，小分队装饰车辆、携带音响、身披绶带、悬挂条幅，走向农村大集、走向贸易货栈、走向农村人员聚集场所，将印有农业和农村工作的方针***策、法律法规、农业科技知识、农产品管理销售信息的小册子、单行本、“明白纸”直接向农民发放。市和各县档案部门还根据农村种植、养殖业的不同特点，编辑整理了服务“三农”的档案资料，直接送到田间地头、暖棚土屋，为农民群众提供面对面的档案服务。
唐山市各级档案部门采取多种措施，创建了长效服务机制。以镇档案室室藏档案资料为依托，以市县“现行文件查阅中心”文件为补充，以法律、法规、***策规定为主体，以生产科技、文化知识信息资料为辅助，在镇档案室建立了为“三农”服务的涉农专题档案。编印下发《农业农村工作***策文件选编》、《涉农档案文件目录》以及《农业专家科技人员资料》，下发至全市194个基层乡镇档案室，供档案利用者查阅利用。同时，将涉农档案目录和已公开涉农文件到网上，通过网络将档案信息传播基层农户。各乡镇建立的乡镇现行文件查阅服务中心，将各级***、***府制发的事关农民群众生产、生活以及反映本县、本乡镇特点的文化、教育、科技、旅游、名人、名产、风土人情等方面的文件资料，统一收集存放在乡镇档案室，与涉农专题档案融为一体。
河北省赵县：
探索服务农村民主***治建设的新路子
赵县是省***府命名的“农村基层民主***治建设先进单位”和国家民***部命名的“全国村民自治模范县”。在农村民主***治建设的过程中，赵县着力抓好村务公开档案，在干群之间架起一座“连心桥”。
针对围绕农村热点问题农民上访告状事件时有发生的情况，1995年，县委、县***府决定在全县实行村务公开。为确保此项工作的进行，档案工作者积极介入，采取了多种措施：一是制定《赵县村务公开标准》等文件，对公开时间、公开内容、公开阵地、公开程序以及建立村务公开档案等每项内容、每个环节都做出明确细致的规定，依据档案为公开内容把关。二是设计印制了全县统一的村务公开档案盒、“村民会议、村民代表会记录本”、“民主议***日、民主评议干部活动记录本”，并同村务公开档案归档范围、归档时间及整理标准一起发放到村，并规定每次公开后10日内各村将公开的内容、地点、时间、承办人、***员大会和村民代表会对公开内容的意见以及答复处理结果收集归档，一式三份，分别由县档案局、乡（镇）、村分别专人、专柜保管。三是强化督促检查。每次村务公开活动结束后，县档案局会同有关部门对全县281个行***村逐村进行检查，发现问题，当场指出，责令其改正，检查结束后将检查情况通报全县。
1996年，赵县规定，每年的1月10日和7月10日为村民民主自治日。每次活动档案部门都及时将群众提出的意见、建议、反映的问题及要求、活动中通过的决定、决议及村班子的承诺进行归档，提供县委、县***府两个督察室及县人大共同对落实情况进行督导检查，有效防止了村干部当场拍胸脯，事后不认账，活动日走过场。
为真正落实村民民主选举权利，在全县村委会选举工作中，利用建立选举档案来规范村委会选举程序，使每一步的选举程序都能依法进行、记录在案。在选举工作结束后，及时将选举的记录、选票、决议、布告、选举结果等建立选举档案，并且以文件的形式规范了各级选举档案的归档范围，做到了县、乡、村选举档案规范管理，为判定选举过程是否合法提供依据。
内蒙古和胜乡：创新农户建档新模式
位于内蒙古自治区五原县和胜乡地处河套平原腹地。20世纪90年代后期，为做到知民情、知地情、知乡情，全面掌握和了解农户生产、生活的真实状况，乡***、***府1998年进行了入户摸底调查，陆续在2643户农户建档的基础上，形成一套规范的建档程序和严格的管理办法。
一是狠抓组织领导，保障农户建档工作有序开展。乡***、***府多次召开******联席会议，成立了由书记挂帅的建档领导小组，建立了“一个干部一个社，谁出偏差谁负责”的工作原则。全乡40名行***干部全部下派，以村定片，以人定社，层层把关，整体推开了农户建档工作。
二是狠抓宣传引导，保障农户建档的良好舆论氛围。乡***、***府编印了农户建档宣传材料和农户档案基本常识问答，发放到每一个农户家庭；在村社公共场所、主要路段两侧醒目位置，刷写农户建档宣传标语；召开***员会、社员会，集中学习农户建档知识；对三级干部和农户户主进行系统培训；结合科技培训、普法宣传，宣讲农户建档的有关内容。
三是狠抓农户建档的项目设置，保障农户档案的齐全完整。乡***、***府与有关部门一起设计了6套表格，分设26个大项、132个小项，将全乡劳力资源、土地条件、种养结构、经营收益、生活消费、生产投入、农户主要成员等情况纳入其中。
四是狠抓入户登记，保障农户档案资料的翔实性和数据的准确性。在表格填写、资料考证、数据审核等方面，实行专人把关，做到户主不签字不入表，包社干部不签字不汇总，包片领导不签字不立卷的举措。
五是狠抓档案内容的充实，保障农户档案的时代特征。2005年，乡***、***府结合农村***策的调整，在原有6个表格的基础上增加了普法和依法治理情况统计表，并增减了部分统计内容，进一步丰富和充实了农户档案的内涵，体现了农户档案与时俱进的特点。
六是狠抓农户档案信息的汇集整理，保障农户档案的有效利用。根据农户档案记载的资料和数据，将全乡历年种植业、养殖业以及其他产业的农民收入、负担等汇制成分析对比表，作为***决策和农户安排生产的重要依据。同时印发了产业安排征求意见表，征询农户意见。编印了《农户档案大事记》，汇集了《典型示范户、名人录》和《农户档案利用实例选编》，建立了以农户档案为主线的综合展览室，供广大农民学习和借鉴。
黑龙江省克山县：加强农村劳动力档案建设
新世纪开始后，克山县农村劳动力流动加速，转移频繁。为加强对农村劳动力转移工作的引导和管理，克山县从2003年起陆续在全县15个乡镇、134个村建立起农村劳动力档案。他们的做法：
一是加强领导，建立农村劳动力档案管理网络。克山县档案局建立农村劳动力档案的想法得到了领导的高度重视，县里成立了县委、县***府主要领导任组长，县档案局、农委、土地局和各乡镇主要领导为成员的农村劳动力档案工作领导小组，下发了《关于建立农村劳动力档案的通知》等有关文件，并把农村劳动力建档工作纳入乡、镇、村目标管理体系，实行一票否决。
二是广泛宣传，营造宽松的舆论氛围。针对开展农村劳动力档案工作点多、面广、难度大的情况，克山县档案局采取下发文件、召开会议、媒体宣传等多种形式进行广泛宣传和组织发动，全县上下形成了统一的共识。
三是典型引导，整体推进建档工作。
四是强化培训，提高档案干部队伍素质。采取集中培训、分别培训与巡回指导相结合的办法，利用农闲时间，对涉农部门领导、乡镇主管领导、农经站长、村支部书记和村会计等进行全方位、多层次的业务培训。三年来，累计培训人员3500多人次。
根据克山县档案局的要求，各乡镇建立了四种类别的未转移和已转移的劳动力档案。在每一类档案中都要求建立“四表”和“四册”，即劳动力资源表、劳动力转移表、劳动力技能表、农村经济人表、劳动力转移登记册、劳动技能登记册、农村经济人登记册和外出务工返乡人员登记册，对劳动力的姓名、年龄、身份证号码、家庭住址、婚姻状况、文化程度、技能特长、品德表现和健康状况进行了详细记载。全县15个乡镇都建立了农村劳动力档案网站，把劳动力技能表、劳动力转移表、劳动力资源表、农村经纪人表等内容通过网站向外公布。
江苏省无锡市北塘区：
开展农村股份经济合作制改革档案工作
北塘区是无锡市三个中心城区之一。2002年全区进行了村级经济股份制改革。区档案局及时进行研究、部署，加强对此次改革中档案工作的监督和指导。
北塘区22个行***村全部完成村级股份经济合作制改革后，区档案局制定了《北塘区各村组建股份经济合作社所形成的材料清单》，并对村档案员进行培训。
按照“规范管理、方便利用、简化高效”的原则，区档案局将这次村改的材料依据改革的阶段相应地分为类：①筹备和人口调查汇总材料；②清产核资材料；③股份量化材料；④“三会”（股东代表大会、董事会、监事会）候选人推选材料；⑤股份合作社章程和股民股权签署材料；⑥股份合作社成立预备会议，“三会”召开会议材料、选举材料；⑦农村股份合作社分红材料；⑧农村股份合作社日常工作材料。其他门类材料的分类根据有关档案业务规范进行。对于这些材料的整理，区档案局反复研究，决定打破传统模式，统一划定保管期限。
此次改制中，各村档案室将村民个人工作简历、户口迁移、婚嫁情况等详细资料收集、整理、归档，形成了完整的股民档案，使北塘区村民拥有了完全意义的个人档案，填补了村级档案空白，开拓了村级建档新领域。
山东省章丘市：村档乡管
章丘市档案局近年来倡导和推行的行***村档案由乡镇代为保管工作，受到了市、乡镇和农村广大干部群众的支持和好评，也得到了上级业务部门的肯定。这项工作的开展主要从以下几个方面着手：
1． 建好乡镇档案馆，做好代管准备。章丘市档案局将原乡镇综合档案室改建为乡镇档案馆，配备1～2名专职档案人员，行使对内保管利用档案，对外监督指导所属单位、行***村档案工作的职责。在各行***村同意的前提下，由乡镇档案馆代管其档案，乡镇记账中心产生的村级会计档案纳入代管范围。
2． 抓好试点，稳步推进。章丘市档案局首先在建立小城镇档案馆较早的普集、埠村等镇进行了“村档乡（镇）管”的试点，一方面进行广泛宣传，组织力量对各村档案进行集中整理；另一方面，调整扩大了档案库房，添置了部分必要设备，为保管好村级档案创造条件。在试点的基础上全面推开。目前，全市22个乡镇全部建立了档案馆，共代管700多个行***村的档案1．5万卷，占全部行***村总数的80％。
3． 制定规范，明确要求。章丘市档案局制定了《关于进一步完善“村档乡（镇）管”工作的意见》，对“村档乡（镇）管”工作进行了完善和规范。一是明确了村级档案属行***村所有，在行***村同意的前提下由乡镇档案馆代管，其所有权不变，各村可随时查阅本村的档案。二是明确了“村档乡（镇）管”的代管范围。乡镇档案馆主要代管各村的重要文书档案和会计档案。三是明确了移交代管档案的时间。一般在行***村保管3年后移交?穴原则上在每届村委会换届之前?雪；经济实力强、保管条件好的村，可延期代管或不实行代管；人员不稳定、保管条件差、档案安全无保障的一般在每年集中立卷后直接交乡镇档案馆代管。四是明确了村级档案查阅利用的具体手续。村民持身份证或村委会证明信可在乡镇档案馆查阅本村文书档案；查阅会计档案须2人以上持村委会证明信方可。五是明确了乡镇档案馆及其工作人员、村级档案室及村档案人员的职责，在档案的移交代管、安全保管、查阅利用、管理统计等方面提出了具体要求。
山东省寿光市：发挥农业科技档案作用
山东省寿光市是全国著名的“蔬菜之乡”。近几年来，寿光市档案局的同志走出机关，到农村、到基地宣传建立蔬菜产业档案的好处，动员菜农留下发展绿色蔬菜的第一手资料，制作了多种简便实用的表格、目录，引导基地、协会、蔬菜种植户就果菜生产管理过程中土壤消毒、施肥、浇水、杀虫、检测、销售等诸环节如实填写，并制定了蔬菜产业化档案资料的收集范围，在蔬菜基地和协会开展了蔬菜产业化档案的建档工作。
寿光市档案局成立的农业和农村档案工作小分队，常年活跃在全市975个行***村，对农业和农村档案工作进行指导。在各镇（街道）农技推广站建立了农业科技档案信息中心，技术人员利用这些档案资料定期到农村进行技术推广和业务辅导。寿光市档案局及早动手，建立和规范了蔬菜批发市场、高科技蔬菜示范园、中国寿光国际蔬菜科技博览会的档案，引导推动中北部乡镇建立了冬枣、胡萝卜、无土栽培西红柿等果菜种植技术档案。
寿光市档案局把多年来蔬菜价格档案数据，绘制成各种蔬菜的价格走势***，并到网上。开发利用高科技蔬菜示范园和基地、协会的蔬菜产业档案，对市场需求、蔬菜价格走势进行预测，对进入试验区的果菜品种进行淘汰遴选，帮助农民选择了优质品种。在省农业专家的指导下，研制了果菜条形码追溯系统，使寿光的无公害蔬菜有了专门的“身份证”。最近，档案局馆与有关基地联合对条形码进行了改进，制作了蔬菜随身档案。
寿光市档案局不断拓展档案工作的新领域。自2000年以来寿光市档案局积极参与中国寿光国际蔬菜科技博览会，配合组委会收集、整理各种门类、载体的档案资料。注册成立了寿光市蔬菜协会，局领导兼任副会长，发展会员16000多户。协会通过开发利用蔬菜产业档案信息，与大众日报农村版合作出版了“蔬菜周刊”。
湖南省双峰县：乡乡镇镇建立档案馆
20世纪90年代初撤区并乡之后，双峰县的16个区公所、64个乡镇被合并为16个乡镇。近年来，16个乡镇都建立了乡镇档案馆。
乡镇建馆主要基于以下几点考虑：一是农村机构改革为乡镇建馆提供了现实可能性。乡镇机构改革之后，乡镇干部编制增多了，管理范围扩大了，同时，作为乡镇机构改革试点县，县里有权设立乡镇档案管理机构。二是随着农村经济专业化、产业化经营规模不断扩大，农村经济大户开始注重生产经营过程中所形成的各类文件资料的积累和保存。另外，村务公开和民主管理工作的开展，对农村档案工作也提出了更高要求。三是农村社会经济形势发展，使农村档案工作面临着两个无法回避的矛盾：一个是乡镇档案工作的任务大大增加与乡镇档案工作指导力量不够的矛盾日益尖锐；另一个是群众查阅利用档案的需要增多、效率求快与查阅利用条件限制的矛盾也日益突出。
1997年双峰县档案局向县委、县***府提出了乡镇建馆可行性报告后，得到了县委、县***府的高度重视，很快作出了三年时间实现乡镇个个建馆的决定。
建馆初期，县里成立了有县委、县***府和有关部门领导参加的农村档案工作领导小组，并以县委、县***府的名义联合行文，明确了“由乡镇***、***府批准，经县档案局验收合格，报县编委审批”的建馆程序。建立乡镇档案馆后，档案人员列入公务员编制，专职专责。档案馆的工作经费列入了乡级财***预算。档案馆的保管条件基本上都能做到办公、阅览、库房三分开，建筑面积一般在100平方米以上，还配有空调、去湿、电脑等先进设备。
在双峰县，乡镇档案工作列入了全县“两个文明建设”目标责任制，在百分制考核中占基本分2分，由县档案局组织考核评定。由县人大牵头组成有关部门参加的《档案法》行******检查组，对乡镇档案***情况进行检查，发现问题，及时纠正。
西北农林科技大学：发挥农业科技档案优势
西北农林科技大学是1999年9月由7所教学与科研单位合并组建的。学校合并后组建了新的档案馆，完善、重新修订了科技档案管理办法，确保了农业科技档案收集更加齐全完整。
（一）建立提前介入制度。研究项目开题后，在课题组中设专职或兼职档案员，明确责任。同时配备资料档案柜和档案积累袋（盒），使每一个科研人员及时地把科研进程中形成的各类原始材料收集入袋。
档案保管利用股例8
根据市档案局《关于开展全市档案安全检查的通知》精神，结合检查内容及本馆的实际，开展了一次全面的档案安全检查自查活动。现将自查情况汇报如下：
一、加强领导，落实责任
档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。一是局领导高度重视档案安全工作，不仅成立了xx县档案安全工作领导小组，而且每年都将档案馆安全工作作为综治维稳工作的重要内容，实行了一把手负总责、分管领导负直接责任的管理体制。二是局领导分别与各股室负责人签订了防火防盗工作责任书，将档案安全落实到每个股室、每个人。做到了责任到人、措施到位。三是建立健全了各种档案管理制度和责任追究制度，使档案馆安全工作有章可循、有法可依。四是坚持做好每月的安全隐患排查和档案安全年终考核评估工作，对考核不合格的股室和个人，实行“一票否决”，年终不得评先评优。
二、库房设备设施符合要求，档案安全管理到位
xx县档案馆虽为1996年建设，但选址和设计基本符合要求。通过近年来的努力，库房设施设备日趋完善，档案安全管理工作也十分到位。
1、库房与办公区相对***，功能严格区分，不存在相互交织的现象。
2、配备了数量足够和符合要求的干粉灭火器，新安装了火灾自动报警系统；档案保管人员和义务消防员均接受了消防安全知识培训。
3、筹集5万余元，为档案库房配备了温湿度测量仪器、空调、去湿机等设备；库房照明坚持采用白炽灯，所有窗户配备了窗帘。档案保管环境得到了极大地改善。
4、为了切实做好库房安全管理工作，单位在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。坚持实行档案库房专人保管，专人查阅，非库房管理人员进出库房必须经过局长批准。
5、坚持实行定期保洁制度。做到了每季对库房吸尘一次，每半年雇人彻底搞一次大的卫生。档案库房及消防通道干净、整洁，无堆放杂物和易燃易爆物品的现象。
6、每天由办公室人员检查安全情况，下班前检查门窗是否关好，电源是否关闭。每月及节假日前，局领导还要会同相关股室人员进行全局（馆）范围内的安全大检查，对档案库房、用电线路、电器运转等进行重点检查，排查隐患。
7、每年拿出专项补助资金，严格实行24小时值班。
三、重视档案保管保护设施的安全管理，确保档案安全
1、重视库房配备和设备维护。使用了符合国家标准和规范要求的档案装具；改造了老化的电路，安装了专门的档案库房设备供电线路。坚持做到了对档案保管保护设备进行定期维护，确保各种设备的完好率达到100％。
2、定期请县消防大队技术员对灭火器材进行检查，对过期、报废的灭火器进行了更换。
四、强化对档案实体的安全管理，确保档案完整
1、外勤人员在加强档案业务指导的同时，还帮助各单位做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、在档案的收集、整理、归档、移交、签定、销毁过程中，严格按有关规定执行，发现问题及时解决，确保了档案材料的安全。
3、新接收的档案按要求进行消毒、杀虫、杀菌、除尘后，方可进库房上架排列。
4、认真做好档案巡查。对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，并做好相关记录，发现问题及时处理。
5、加强梅雨季节档案的管理力度，勤去湿，勤巡视库房是否有漏雨情况，确保档案安全渡过梅雨期。
6、坚持每个季度对库房档案进行一次检查，每年对馆藏档案进行一次系统化、规范化整理，以确保无丢失、霉变、退色、虫蛀、污损等现象；认真做好《档案检查记录》、《档案交接记录》等统计台帐。
五、注重计算机及信息载体的管理，确保档案信息安全
1、严格执行档案信息公开的有关规定，查阅未公开的档案必须持有相关手续，并经局长批准。
2、我局信息化建设虽然起步较晚，信息安全工作却十分到位。一是制定了《档案网站管理制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定和销毁制度》和《档案利用制度》；二是确定了专人负责计算机系统的管理工作；三是严格禁止电脑中的文件实行资源共享；四是设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了防病毒软件，建立了备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理措施；五是作为永久保存的电子文件，均制作了纸质文件以备不时之需。
档案保管利用股例9
1、库房与办公区相对***，功能严格区分，不存在相互交织的现象。
2、配备了数量足够和符合要求的干粉灭火器，新安装了火灾自动报警系统；档案保管人员和义务消防员均接受了消防安全知识培训。
3、筹集5万余元，为档案库房配备了温湿度测量仪器、空调、去湿机等设备；库房照明坚持采用白炽灯，所有窗户配备了窗帘。档案保管环境得到了极大地改善。
4、为了切实做好库房安全管理工作，单位在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。坚持实行档案库房专人保管，专人查阅，非库房管理人员进出库房必须经过局长批准。
5、坚持实行定期保洁制度。做到了每季对库房吸尘一次，每半年雇人彻底搞一次大的卫生。档案库房及消防通道干净、整洁，无堆放杂物和易燃易爆物品的现象。
6、每天由办公室人员检查安全情况，下班前检查门窗是否关好，电源是否关闭。每月及节假日前，局领导还要会同相关股室人员进行全局（馆）范围内的安全大检查，对档案库房、用电线路、电器运转等进行重点检查，排查隐患。
7、每年拿出专项补助资金，严格实行24小时值班。
二、加强领导，落实责任
档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。一是局领导高度重视档案安全工作，不仅成立了*县档案安全工作领导小组，而且每年都将档案馆安全工作作为综治维稳工作的重要内容，实行了一把手负总责、分管领导负直接责任的管理体制。二是局领导分别与各股室负责人签订了防火防盗工作责任书，将档案安全落实到每个股室、每个人。做到了责任到人、措施到位。三是建立健全了各种档案管理制度和责任追究制度，使档案馆安全工作有章可循、有法可依。四是坚持做好每月的安全隐患排查和档案安全年终考核评估工作，对考核不合格的股室和个人，实行“一票否决”，年终不得评先评优。
三、重视档案保管保护设施的安全管理，确保档案安全
1、重视库房配备和设备维护。使用了符合国家标准和规范要求的档案装具；改造了老化的电路，安装了专门的档案库房设备供电线路。坚持做到了对档案保管保护设备进行定期维护，确保各种设备的完好率达到100％。
2、定期请县消防大队技术员对灭火器材进行检查，对过期、报废的灭火器进行了更换。
四、强化对档案实体的安全管理，确保档案完整
1、外勤人员在加强档案业务指导的同时，还帮助各单位做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、在档案的收集、整理、归档、移交、签定、销毁过程中，严格按有关规定执行，发现问题及时解决，确保了档案材料的安全。
3、新接收的档案按要求进行消毒、杀虫、杀菌、除尘后，方可进库房上架排列。
4、认真做好档案巡查。对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，并做好相关记录，发现问题及时处理。
5、加强梅雨季节档案的管理力度，勤去湿，勤巡视库房是否有漏雨情况，确保档案安全渡过梅雨期。
6、坚持每个季度对库房档案进行一次检查，每年对馆藏档案进行一次系统化、规范化整理，以确保无丢失、霉变、退色、虫蛀、污损等现象；认真做好《档案检查记录》、《档案交接记录》等统计台帐。
五、注重计算机及信息载体的管理，确保档案信息安全
档案保管利用股例10
影响基层档案管理的特点包括积极的和消极的两个方面。积极的方面：
（
一）组建时间不长，一些材料仍可以搜集并补充归档。也就是收集材料的时间跨度不大，如笔者所在的**县药监局于2002年7月29日挂牌成立，增加食品综合监管职能后，于2004年12月8日，挂**县食品药品监督管理局牌子。现在离组建之初不满6年，利于搜集未及时归档的相关材料。
（二）垂直管理的行***管理模式，缩短了机构组建时间，包括档案管理在内的各项工作快速高效地开展起来。在省市局的直接领导下，根据三定方案很快配齐了班子、较快地选调、招收了工作人员，作为档案管理的业务股室──办公室，在最早的时间开展起了工作,这对最初的档案管理起到了关键的作用。
（三）档案管理得到了重视。历届局领导都对档案管理非常重视，投入资金购置了一些档案管理设备及工具，如档案柜、档案盒及切纸刀等。在前几年人手缺乏时，还临时聘请了档案管理专业人才对以前的档案进行了归档。特别是近年来，更是从源头开始，注重档案管理工作。为便于收集保存有关材料，特为办公室配备了摄影机、照相机、可刻录光盘计算机等一些设备。
事物都有两面性，正因为是新成立的机构，要将档案管理这样的单项工作开展好需要一段过程。在机构成立之初，面临着事情多、人手不够、经费少、无档案库房、无档案管理人员的问题，往往档案管理工作落入了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地，必然给档案管理带来了消极的影响。
二、基层食品药品监管档案管理易忽视的几点
随着机构几年来的发展，档案管理也投入了大量的人力、物力、财力，档案管理水平显著提高。一些基层局也专门设置了档案库房、办公室、阅览室，购置了档案装订机、先进档案柜，制定了档案管理相关制度，建立了档案检索工具，药监档案管理工作得到了较快发展。现根据档案管理的要求，结合食品药品监管的特点，列举一些在档案管理具体业务中容易忽视的一些问题，与大家共同探讨。
1、行***处罚案卷未及时按序移交档案室
行***处罚决定书等文书都是具有法律效力的材料，有较强的强制力和约束力，具有特定的法律效力。行***处罚档案是行***检查及处罚的原始记录，如现场检查笔录、调查笔录、重大案件合议笔录等一般都是手抄孤本。要求档案安全保护措施严密，稍一疏忽，造成材料丢失，就是难以弥补的损失。档案室相对于办案业务股室，保管条件和防范措施要好。另外，业务股室管理档案人员大多是兼职、人员变化快，加上交接难以规范，容易出现档案管理链的脱节，影响档案安全。所以行***处罚档案不能长时期存放于业务股室，最好是在案卷办结一年内，及时归档移交到档案室，并做好细致的交接手续。档案室将按年度-类别-案号，一案一号归档。
2、机关成立、名称变化、职能改变时要注意收集档案
机关成立之初、增加食品综合监管职能更名为食品药品监督管理局之际，将产生许多诸如“三定”方案、挂牌仪式、人员调整、职能变化、经费上划等重要档案。这些档案记录着组织机构的演变发展过程，极其重要。特别是挂牌仪式等重大活动的声像资料，若当时没收集，以后将无法补充。
3、机关领导更替、职工花名册，要定期和随时收集
档案管理也要坚持“以人为本”，机关领导的变更，关键时期的职工岗位情况，职工变动情况要及时收集归档。职工花名册要按年度制表、盖章归档。这些档案在编制单位大事记和作为职工个人档案的补充将起到重要作用。如这次省局编制食品药品监管志时，就需要基层局提供此方面相关材料。
4、年度统计报表、总结需按要求归档
各类统计报表、总结在按要求报送外，同时留存一份存档。对于人、财、物方面重要的报表，还需单位负责人签字、盖章后存档。
5、领导检查指导工作、市场监管等重要活动时的声像档案
各级领导来单位检查指导工作、参加重要活动，单位组织开展的专项整治检查、市场秩序整顿等重要***活动时，尽可能做好摄像工作，同时要配备相关的文字材料。声像档案以形象性、直观性的特点，真实地反映历史，再现许多活动的场面和细节，有着文书档案难以替代的作用，是目前档案资料中及其珍贵的资料。
6、固定资产管理档案
办公房建设招投标、***纸、承包合同、租赁合同，设备验收单、资产交接单，固定资产报废申请单、资产处置审批表等。此类档案记录着固定资产管理的全过程，利于明晰责任，促进资产管理工作。
7、机关工作亮点、特色及被有关媒体报道的相关资料要归档
如我局分片监管模式的探索、农村药品“两网”建设成果及经验介绍。以及被市级以上媒体报道过的好的作法。要按类分不同载体归档。
8、荣誉档案
集体被上级部门评为先进单位，单项工作和个人获有关部门表彰的，要将审批表、通报表彰文件及相关材料归档。
9、会议档案
***组、局长办公会议记录，县***府召开的有关食品药品监管
的重要会议记录、领导发言稿、会议简报、会议通知等要分年度类别归档。
10、大事记
按年度将机关重要的事情编写机关大事记，一并存入当年档案。
三、需要加强的几个方面。
（一）强化领导，健全管理制度。
要成立档案管理领导小组，各股室要指定具体负责所在股室档案工作的人员，利于各类档案资料的收集。制定档案员职责，档案保密、查阅、库房管理等相关制度，同时档案室要设立案卷借阅登记簿、档案收进移出登记簿、室内档案统计台账等，并完善检索工具和专题参考资料的编制工作。
（二）加强培训，提升管理水平。
组织干部职工认真学习《档案法》、《档案法实施办法》，提高干部职工对档案
管理工作的认识。全体人员积极参与档案管理工作，营造良好的档案管理环境。在工作实践中加强对专兼职档案员的培训，定期组织管理人员到相关部门学习档案管理专业知识。
（三）加大投入，加强基础建设。