我优求知网办公室工作指南之公文流转
公文流转工作是我们项目办公室人员最基础的一项业务，也是占用我们时间和精力较多的一项工作。今天，给大家整理了6条办公室人员在公文流转过程中的注意事项，希望可以对办公室的各位小伙伴有所帮助和借鉴。
1、公文流转是指项目部外部收文处理和内部发文拟稿、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
2、综合办公室为公文流转的主管部门，负责建立网上公文流转系统。
3、项目部网上公文流转系统实现对项目部管理人员和各工区综合办公室的全覆盖，各工区网上公文流转系统实现对本工区管理人员的全覆盖。
4、发文按照拟稿、会签、核稿、签发、登记编号、用印、发送、归档等流程及时办理。办理完成后凡是能通过即时通、电子邮件等方式发送的不再印发纸质文件。
5、收文按照登记、批办、承办、归档等程序办理，确保信息及时传递到位。所有正式文件由综合办公室按程序处理，日常专业类文件由各部门按程序自行处理，并报综合办公室备案，确保文件可追溯。
6、公文流转过程中，每个节点处理时限为4小时，因公耽误暂时不能处理的，最晚当天24点前必须处理完结。坚决做到文件“不过夜”，当天文件当天处理完结。紧急公文要即来即办。文件发起人要对流程的所有节点进行督办、催办，通过电话、短信等方式提醒各节点上的处理人及时处理相关文件；当超过节点时限要求时，发起人要再次提醒处理人，并详细记录处理过程、统计延误情况，由综合办公室备案作为考核依据。
7、身份验证技术
由于***府机关公文处理工作具有保密性、严肃性的特点，因而公文流转系统必须使用与之相适应的身份验证技术，并基于此形成完备的用户权限体系。目前的公文流转系统多采用直接的用户名和密码的身份控制机制，少量系统也使用智能卡的身份验证体系。目前的身份验证技术主要有简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡等硬件识别、生物识别等，它们的安全程度不同，开发和应用成本也有很大差别。
8、数字签名与传输加密技术
***府公文流转过程中严格的保密性是公文流转系统基本的要求之一，也是***务类应用软件验收的硬性指标，所以一个成熟的公文流转系统必须使用数字签名技术，并在其基础上对数据传输进行加密，数字签名技术也是识别用户身份，确定公文责任的主要技术。在一些公文流转系统中以应用了小型的CA数字签名认证系统。
9、公文流定义技术
***府机关公文流转的一个重要特征就是流程复杂，难以用标准的程序化语言解释，因而公文流转系统必须有与之相适应的工作流程定义系统，使操作人员能够自主地设定公文流转流程。目前一些基于LotusNotes的公文流转系统借助于Notes系统强大的工作流设置引擎实现了一般的流程设定，但整体效果与实际工作仍存在一定的差距。有无灵活的工作流定义体系成为了影响公文流转系统成功与否的关键要素。
10、审批应用技术
在公文处理过程中，发生着大量的审批修改行为，而且大部分操作者是***府机关中的领导人员，所以在公文流转系统中的审批技术是否适合领导的办公习惯就显得尤为重要。目前流行的审批技术是利用手写板对公文进行全文批注，再以矢量***形的形式保存，接下来由具体的文书人员对审批后的公文进行处理。根据目前的发展趋势，这一类型的审批技术将仍在公文流转系统中占主导地位，但具体的应用形式可能产生变化，如引入手写识别、采用新型的硬件设备等。
11、电子签章技术
传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种红头+公章的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中，由于没有具体规定的出台，因而对于电子签章的合法性问题还存在很大的争议。在一些公文系统中，使用模拟化的电子签章，在公文上直接加盖，再由高精度打印设备打印，或作为二次加盖传统公章的凭据。在***府机关未形成大范围的无纸化办公的前提下，电子签章技术的发展趋势呈现以数字化的虚拟签章使公文在系统中生效，一旦需要出现纸介质公文时，在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证，并加盖传统的公章。
12、痕迹跟踪技术
公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，需要对各种修改行为进行跟踪，并形成附属公文的流程跟踪报表。目前的公文流转系统大多实现了这一功能，或在数据库中、或在文档上保留公文处理的痕迹，以备审核。
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